Οικονομική μοντελοποίηση στο Excel: Τι πρέπει να κάνετε εάν το μέγεθος του αρχείου είναι εκτός ελέγχου

Όταν αρχίζετε να λαμβάνετε επαρκή όγκο δεδομένων στο οικονομικό σας μοντέλο, είναι πολύ εύκολο να καταλήξετε σε ένα τεράστιο αρχείο Excel που χρειάζεται πολύ χρόνο για να υπολογιστεί, καθιστώντας δύσκολη την αναθεώρηση ή την κοινή χρήση με άλλους.

Εάν το μεγάλο μέγεθος αρχείου οφείλεται σε μεγάλο αριθμό σειρών (για παράδειγμα, περισσότερες από 100.000), σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε το Power Pivot για να αποθηκεύσετε τα δεδομένα.

Εάν διαπιστώσετε ότι το μοντέλο σας ξεφεύγει από τον έλεγχο (και χρησιμοποιείτε το τυπικό Excel, χωρίς τη βοήθεια του Power Pivot ή άλλων πρόσθετων), ακολουθούν μερικές δοκιμασμένες συμβουλές που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διατηρήσετε αυτό το μέγεθος αρχείου κάτω:

• Αφαιρέστε κάθε περιττή μορφοποίηση. Τα χρώματα και η μορφοποίηση θα πρέπει να ισχύουν μόνο για το απαραίτητο εύρος, όχι για μια ολόκληρη σειρά ή στήλη. Αποφύγετε τη μη αυτόματη μορφοποίηση και χρησιμοποιήστε τα Στυλ.

  Όταν διαγράφετε κελιά που δεν χρησιμοποιείτε πλέον, πιθανώς να το κάνετε επιλέγοντας το κελί και πατώντας το πλήκτρο Διαγραφή. Αυτή η ενέργεια διαγράφει τα περιεχόμενα και τους τύπους, αλλά δεν διαγράφει τη μορφοποίηση. Εάν υποπτεύεστε ότι πρόκειται για πρόβλημα, μπορείτε να πατήσετε Ctrl+A για να επιλέξετε όλα τα κελιά. Στη συνέχεια, στην καρτέλα Αρχική της Κορδέλας, στην ενότητα Επεξεργασία, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού Εκκαθάριση και επιλέξτε Εκκαθάριση μορφών.

• Βεβαιωθείτε ότι οι τύποι αναφέρονται μόνο στο εύρος που χρειάζονται (όχι επιλέγοντας ολόκληρη τη γραμμή ή τη στήλη). Εάν οι τύποι σας αναφέρονται σε περισσότερα κελιά από όσα χρειάζονται, αυτό θα χρησιμοποιήσει περισσότερη μνήμη. Για παράδειγμα, χρησιμοποιήστε τον τύπο =SUM(A1:A1000) για να επιτρέψετε πρόσθετες σειρές αντί για =SUM(A:A). Εναλλακτικά, μπορείτε να μορφοποιήσετε τα δεδομένα ως πίνακα και να ανατρέξετε στα αυτόματα επεκτεινόμενα εύρη πινάκων στον τύπο σας.
• Αφαιρέστε (ή τουλάχιστον ελέγξτε το μέγεθος) τυχόν λογότυπων ή εικόνων που χρησιμοποιείτε. Ένα μόνο αρχείο JPG που εισάγεται σε ένα μοντέλο μπορεί εύκολα να προσθέσει 10 MB σε ένα μέγεθος αρχείου Excel.
• Αποφύγετε Συγκεντρωτικούς Πίνακες. Οι Συγκεντρωτικοί Πίνακες μασούν πραγματικά τη μνήμη. Εάν έχετε πολλούς Συγκεντρωτικούς Πίνακες, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιούν την ίδια πηγή δεδομένων και δεν δημιουργούν μια εντελώς νέα.
• Καταργήστε εξωτερικούς συνδέσμους σε άλλα αρχεία. Για να ελέγξετε εάν υπάρχουν εξωτερικοί σύνδεσμοι στο μοντέλο σας, μεταβείτε στην καρτέλα Δεδομένα στην Κορδέλα και κάντε κλικ στην Επεξεργασία συνδέσμων στην ενότητα Συνδέσεις. Εάν το κουμπί Επεξεργασία συνδέσμων είναι γκριζαρισμένο, αυτό σημαίνει ότι δεν υπάρχουν εξωτερικοί σύνδεσμοι. Εάν υπάρχουν, κάντε κλικ στο κουμπί και όταν εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία συνδέσμου, κάντε κλικ στην επιλογή Διακοπή συνδέσμων για να επικολλήσετε τα δεδομένα από όλους τους εξωτερικούς συνδέσμους ως τιμές και οι εξωτερικοί σύνδεσμοι θα αφαιρεθούν. Εάν πρέπει οπωσδήποτε να χρησιμοποιήσετε εξωτερικούς συνδέσμους, ανοίξτε το αρχείο προέλευσης ταυτόχρονα. αυτό θα επιταχύνει τα πράγματα.
• Ελέγξτε για απολύσεις σε εισροές και υπολογισμούς. Μερικές φορές ένα μοντέλο εξελίσσεται και μπορεί να υπάρχουν μέρη που δεν χρησιμοποιούνται πλέον ή μέρη στα οποία έχουν αλλάξει οι πληροφορίες.
• Αποφύγετε τις πτητικές λειτουργίες. Μερικές από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες πτητικές συναρτήσεις είναι OFFSET, INDIRECT, RAND, NOW, TODAY, ROW και COLUMN. Η υπερβολική χρήση αυτών των συγκεκριμένων λειτουργιών στο μοντέλο σας μπορεί πραγματικά να επιβραδύνει τους υπολογισμούς σας. Εάν πρέπει να τα χρησιμοποιήσετε, προσπαθήστε να περιορίσετε την εμφάνισή τους στο μοντέλο. Για παράδειγμα, το =TODAY() είναι πολύ χρήσιμο για να δίνετε τη σημερινή ημερομηνία, αλλά αντί να το χρησιμοποιείτε πολλές φορές σε έναν τύπο, να το έχετε σε ένα μόνο κελί και να ανατρέχετε συνεχώς σε αυτό το ένα κελί για τη σημερινή ημερομηνία.
• Βεβαιωθείτε ότι δεν χρησιμοποιείτε τον τύπο αρχείου XLS. Το XLSX είναι ένας πολύ πιο συμπαγής τύπος αρχείου και θα δείτε τεράστια διαφορά στην ταχύτητα και το μέγεθος του αρχείου αν το χρησιμοποιήσετε. Το XLSB είναι ένας τύπος αρχείου δυαδικού βιβλίου εργασίας του Excel που είναι ακόμη πιο συμπαγής από το XLSX.

Εάν έχετε δοκιμάσει όλες αυτές τις συμβουλές και εξακολουθείτε να αντιμετωπίζετε προβλήματα, εξετάστε το ενδεχόμενο να αλλάξετε τον υπολογισμό σε μη αυτόματο (μπορείτε να το κάνετε κάνοντας κλικ στην καρτέλα Τύποι στην Κορδέλα, μεταβαίνοντας στην ενότητα Υπολογισμός και επιλέγοντας την επιλογή μη αυτόματος υπολογισμός). Στη συνέχεια, πατήστε το F9 μόνο όταν πρέπει να υπολογίσετε ξανά. Θα ξέρετε αν κάτι πρέπει να υπολογιστεί, γιατί θα δείτε το Υπολογισμός στη γραμμή κατάστασης.

Τέλος, ως έσχατη λύση, ένα μικρό κόλπο είναι να αφήσετε ένα κελί στην κορυφή της στήλης με τον ζωντανό σύνδεσμο και να επικολλήσετε όλα τα άλλα κελιά ως τιμές. Αντιγράψτε το κελί και υπολογίστε ξανά όταν χρειάζεται να κάνετε ανανέωση. Αυτή σίγουρα δεν είναι η προτιμώμενη επιλογή, γιατί είναι χρονοβόρα και επιρρεπής σε σφάλματα, αλλά γι' αυτό είναι η τελευταία λύση.