Μορφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook 2007: HTML, απλό κείμενο και εμπλουτισμένο κείμενο

Το Microsoft Outlook 2007 προσφέρει τρεις μορφές για την αποστολή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: HTML, απλό κείμενο και εμπλουτισμένο κείμενο. Ακολουθεί μια ματιά στα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα των διαφορετικών μορφών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook και μερικούς εύκολους τρόπους για να τα αλλάξετε.

Οι μορφές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Microsoft Outlook 2007 διατίθενται σε τρεις τύπους:

• Μορφή HTML: Σήμερα, σχεδόν όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταδίδονται σε μορφή HTML, την ίδια μορφή με την οποία κατασκευάζονται οι ιστοσελίδες. Εάν η HTML είναι η προεπιλεγμένη μορφή που χρησιμοποιείτε για τη δημιουργία μηνυμάτων στο Outlook — και είναι, εκτός αν έχετε πειράξει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις — τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνετε είναι, στην πραγματικότητα, μικρές ιστοσελίδες. Η HTML σάς δίνει τις περισσότερες ευκαιρίες για μορφοποίηση κειμένου και γραφικών. Σε μορφή HTML, μπορείτε να τοποθετήσετε εικόνες στο σώμα ενός μηνύματος e-mail, να χρησιμοποιήσετε ένα θέμα φόντου και να κάνετε οποιοδήποτε σύνθετο κόλπο μορφοποίησης.

• Ωστόσο, η μορφή HTML έχει μερίδιο αρνητικών. Πρώτον, τα μηνύματα είναι μεγαλύτερα επειδή περιλαμβάνουν εξελιγμένες οδηγίες μορφοποίησης και, επειδή είναι μεγαλύτερα, χρειάζονται περισσότερο χρόνο για να μεταδοθούν μέσω του Διαδικτύου. Ορισμένοι λογαριασμοί e-mail εκχωρούν ένα σταθερό χώρο στο δίσκο για τα εισερχόμενα μηνύματα e-mail και απορρίπτουν μηνύματα όταν γεμίσει η κατανομή χώρου στο δίσκο. Επειδή είναι μεγαλύτερα από άλλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα μηνύματα HTML γεμίζουν το χώρο του δίσκου πιο γρήγορα. Τέλος, κάποιο λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορεί να χειριστεί μηνύματα HTML. Σε αυτό το λογισμικό, τα μηνύματα μετατρέπονται σε μορφή απλού κειμένου.

• Μορφή απλού κειμένου: Σε μορφή απλού κειμένου, μεταδίδονται μόνο γράμματα και αριθμοί. Η μορφή δεν σας επιτρέπει να μορφοποιήσετε κείμενο ή να στοιχίσετε παραγράφους με οποιονδήποτε τρόπο, αλλά μπορείτε να είστε σίγουροι ότι το άτομο που λαμβάνει το μήνυμα μπορεί να το διαβάσει ακριβώς όπως το γράψατε.

• Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου: Η μορφή εμπλουτισμένου κειμένου είναι αποκλειστική ιδιοκτησία του λογισμικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της Microsoft. Σημειώστε ότι μόνο τα άτομα που χρησιμοποιούν το Outlook και το Outlook Express μπορούν να δουν μορφές εμπλουτισμένου κειμένου. Εάν η μορφοποίηση κειμένου στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντική για εσάς, επιλέξτε τη μορφή HTML επειδή περισσότεροι άνθρωποι μπορούν να διαβάσουν τα μηνύματά σας.

Όταν κάποιος σάς στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να καταλάβετε σε ποια μορφή μεταδόθηκε κοιτάζοντας τη γραμμή τίτλου, όπου το HTML, το Απλό κείμενο ή το Εμπλουτισμένο κείμενο εμφανίζονται σε παρένθεση μετά το θέμα του μηνύματος. Το Outlook είναι αρκετά έξυπνο ώστε να μεταδίδει μηνύματα σε μορφή HTML, απλού κειμένου ή εμπλουτισμένου κειμένου όταν απαντάτε σε ένα μήνυμα που σας έχει σταλεί σε αυτήν τη μορφή.

Ακολουθήστε αυτές τις οδηγίες εάν πρέπει να αλλάξετε τη μορφή με την οποία μεταδίδονται τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας:

• Αλλαγή της προεπιλεγμένης μορφής: Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές και στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές, επιλέξτε την καρτέλα Μορφή αλληλογραφίας. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Σύνταξη σε αυτήν τη μορφή μηνύματος, επιλέξτε HTML, Απλό κείμενο ή Εμπλουτισμένο κείμενο.

• Αλλαγή της μορφής για ένα μεμονωμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Στο παράθυρο Μήνυμα, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Απλό κείμενο, HTML ή Εμπλουτισμένο κείμενο.

• Χρησιμοποιώντας πάντα τη μορφή απλού κειμένου ή εμπλουτισμένου κειμένου με μια επαφή: Για να αποφύγετε τη μετάδοση σε HTML με μια επαφή, ξεκινήστε από το φάκελο Επαφές, κάντε διπλό κλικ στο όνομα της επαφής και στη φόρμα επικοινωνίας, κάντε διπλό κλικ στη διεύθυνση e-mail της επαφής . Βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Στην αναπτυσσόμενη λίστα Μορφή Internet, επιλέξτε Αποστολή μόνο απλού κειμένου ή Αποστολή με χρήση μορφής εμπλουτισμένου κειμένου του Outlook.