Μια επισκόπηση των λειτουργιών της βάσης δεδομένων του Excel 2007

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις συναρτήσεις βάσης δεδομένων του Excel 2007 για να υπολογίσετε στατιστικά στοιχεία, όπως το σύνολο, ο μέσος όρος, το μέγιστο, το ελάχιστο και η καταμέτρηση σε ένα συγκεκριμένο πεδίο της βάσης δεδομένων ή του πίνακα, όταν πληρούνται τα κριτήρια που καθορίζετε. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DSUM σε μια βάση δεδομένων Employee για να υπολογίσετε το άθροισμα όλων των μισθών για υπαλλήλους που προσλήφθηκαν μετά την 1η Ιανουαρίου 2000 ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συνάρτηση DCOUNT για να υπολογίσετε τον αριθμό των εγγραφών στη βάση δεδομένων για Τμήμα Ανθρώπινου Δυναμικού.

Όλες οι συναρτήσεις της βάσης δεδομένων λαμβάνουν τα ίδια τρία ορίσματα, όπως φαίνεται από τη συνάρτηση DAVERAGE:

=DAVERAGE (βάση δεδομένων, πεδίο, κριτήρια)

Τα ορίσματα για τις συναρτήσεις της βάσης δεδομένων απαιτούν τις ακόλουθες πληροφορίες:

• Η βάση δεδομένων καθορίζει το εύρος που περιέχει τη βάση δεδομένων. Πρέπει να περιλαμβάνει τα ονόματα των πεδίων στην επάνω σειρά.

• Πεδίο είναι το όρισμα που καθορίζει το πεδίο του οποίου οι τιμές πρέπει να υπολογιστούν από τη συνάρτηση βάσης δεδομένων (με μέσο όρο στην περίπτωση της συνάρτησης DAVERAGE). Μπορείτε να καθορίσετε αυτό το όρισμα περικλείοντας το όνομα του πεδίου σε διπλά εισαγωγικά (όπως στο "Μισθός" ή "Ημερομηνία πρόσληψης"), ή μπορείτε να το κάνετε εισάγοντας τον αριθμό της στήλης στη βάση δεδομένων (μετρώντας από αριστερά προς τα δεξιά με το πρώτο πεδίο μετρήθηκε ως 1).

• Κριτήρια είναι το όρισμα που καθορίζει τη διεύθυνση του εύρους που περιέχει τα κριτήρια που χρησιμοποιείτε για να προσδιορίσετε ποιες τιμές υπολογίζονται. Αυτή η περιοχή πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον ένα όνομα πεδίου που υποδεικνύει το πεδίο του οποίου οι τιμές πρόκειται να αξιολογηθούν και ένα κελί με τις τιμές ή την έκφραση που θα χρησιμοποιηθούν στην αξιολόγηση.

Ο παρακάτω πίνακας παραθέτει τις λειτουργίες βάσης δεδομένων που είναι διαθέσιμες στο Excel μαζί με μια εξήγηση του τι υπολογίζει η καθεμία.

Οι λειτουργίες της βάσης δεδομένων στο Excel 2007

Το παράδειγμα που φαίνεται στο παρακάτω σχήμα δείχνει τη χρήση της συνάρτησης βάσης δεδομένων DSUM. Το κελί B2 στο φύλλο εργασίας που φαίνεται σε αυτό το σχήμα περιέχει τον ακόλουθο τύπο:

Χρησιμοποιώντας το DSUM για το σύνολο των μισθών άνω των 55.000 $ σε μια βάση δεδομένων υπαλλήλων.

=DSUM(A3:J35,"Μισθός",F1:F2)

Αυτή η συνάρτηση DSUM υπολογίζει το σύνολο όλων των μισθών στη βάση δεδομένων που υπερβαίνουν τα 55.000 $. Αυτό το σύνολο είναι 468.500 $, όπως φαίνεται στο κελί B2, το οποίο περιέχει τον τύπο.

Το όρισμα βάσης δεδομένων είναι το εύρος A3:J35, το οποίο περιέχει ολόκληρη τη βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της επάνω σειράς των ονομάτων πεδίων. Το όρισμα πεδίου είναι "Μισθός" επειδή αυτό είναι το όνομα του πεδίου που περιέχει τις τιμές στο σύνολο. Τέλος, το εύρος F1:F2 είναι το όρισμα κριτηρίων επειδή αυτά τα δύο κελιά περιέχουν το εύρος κριτηρίων που δηλώνει ότι πρέπει να αθροιστούν μόνο οι τιμές που υπερβαίνουν το 55000 στο πεδίο Μισθός.