Μην μετατρέπετε το μοντέλο δεδομένων του Excel σε βάση δεδομένων

Ίσως έχετε διαβάσει ότι τα μέτρα που χρησιμοποιούνται σε έναν πίνακα εργαλείων του Excel πρέπει οπωσδήποτε να υποστηρίζουν τον αρχικό σκοπό αυτού του πίνακα εργαλείων. Η ίδια ιδέα ισχύει για το μοντέλο δεδομένων back-end. Θα πρέπει να εισάγετε μόνο δεδομένα που είναι απαραίτητα για την εκπλήρωση του σκοπού του πίνακα ελέγχου ή της αναφοράς σας.

Σε μια προσπάθεια να έχουν όσο το δυνατόν περισσότερα δεδομένα στα χέρια τους, πολλοί χρήστες του Excel φέρνουν στα υπολογιστικά φύλλα τους κάθε κομμάτι δεδομένων που μπορούν να πάρουν στα χέρια τους. Μπορείτε να εντοπίσετε αυτούς τους ανθρώπους από τα αρχεία των 40 megabyte που στέλνουν μέσω email. Έχετε δει αυτά τα υπολογιστικά φύλλα — δύο καρτέλες που περιέχουν κάποια διεπαφή αναφορών ή πίνακα εργαλείων και, στη συνέχεια, έξι κρυφές καρτέλες που περιέχουν χιλιάδες γραμμές δεδομένων (οι περισσότερες από τις οποίες δεν χρησιμοποιούνται). Ουσιαστικά δημιουργούν μια βάση δεδομένων στο υπολογιστικό φύλλο τους.

Τι συμβαίνει με τη χρήση όσο το δυνατόν περισσότερων δεδομένων; Λοιπόν, εδώ είναι μερικά ζητήματα:

• Η συγκέντρωση δεδομένων στο Excel αυξάνει τον αριθμό των τύπων. Εάν εισάγετε όλα τα ανεπεξέργαστα δεδομένα, πρέπει να συγκεντρώσετε αυτά τα δεδομένα στο Excel. Αυτό αναπόφευκτα σας αναγκάζει να αυξήσετε εκθετικά τον αριθμό των τύπων που πρέπει να χρησιμοποιήσετε και να διατηρήσετε.

  Να θυμάστε ότι το μοντέλο δεδομένων σας είναι ένα όχημα για την παρουσίαση αναλύσεων και όχι την επεξεργασία ακατέργαστων δεδομένων. Τα δεδομένα που λειτουργούν καλύτερα στους μηχανισμούς αναφοράς είναι αυτά που έχουν ήδη συγκεντρωθεί και συνοψιστεί σε χρήσιμες προβολές που μπορούν να πλοηγηθούν και να τροφοδοτηθούν σε στοιχεία του πίνακα εργαλείων. Η εισαγωγή δεδομένων που έχουν ήδη συγκεντρωθεί όσο το δυνατόν περισσότερο είναι πολύ καλύτερη.

  Για παράδειγμα, εάν πρέπει να αναφέρετε τα έσοδα ανά περιοχή και μήνα, δεν χρειάζεται να εισάγετε συναλλαγές πωλήσεων στο μοντέλο δεδομένων σας. Αντίθετα, χρησιμοποιήστε έναν συγκεντρωτικό πίνακα που αποτελείται από Περιοχή, Μήνα και Άθροισμα εσόδων.

• Το μοντέλο δεδομένων σας θα διανεμηθεί μαζί με τον πίνακα ελέγχου σας. Με άλλα λόγια, επειδή ο πίνακας εργαλείων σας τροφοδοτείται από το μοντέλο δεδομένων σας, πρέπει να διατηρείτε το μοντέλο στα παρασκήνια (πιθανότατα σε κρυφές καρτέλες) κατά τη διανομή του πίνακα εργαλείων. Εκτός από το γεγονός ότι το μέγεθος του αρχείου είναι δυσκίνητο, η συμπερίληψη υπερβολικών δεδομένων στο μοντέλο δεδομένων σας μπορεί στην πραγματικότητα να υποβαθμίσει την απόδοση του πίνακα εργαλείων σας. Γιατί;

  Όταν ανοίγετε ένα αρχείο Excel, ολόκληρο το αρχείο φορτώνεται στη μνήμη για να διασφαλιστεί η γρήγορη επεξεργασία δεδομένων και η πρόσβαση. Το μειονέκτημα αυτής της συμπεριφοράς είναι ότι το Excel απαιτεί μεγάλη μνήμη RAM για να επεξεργαστεί ακόμη και την παραμικρή αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο σας. Μπορεί να έχετε παρατηρήσει ότι όταν προσπαθείτε να εκτελέσετε μια ενέργεια σε ένα μεγάλο σύνολο δεδομένων με ένταση τύπου, το Excel αργεί να ανταποκριθεί, δίνοντάς σας μια ένδειξη Υπολογισμός στη γραμμή κατάστασης. Όσο μεγαλύτερο είναι το σύνολο δεδομένων σας, τόσο λιγότερο αποτελεσματική είναι η σύνθλιψη δεδομένων στο Excel.

• Τα μεγάλα σύνολα δεδομένων μπορεί να προκαλέσουν δυσκολία στην επεκτασιμότητα. Φανταστείτε ότι εργάζεστε σε μια μικρή εταιρεία και χρησιμοποιείτε μηνιαίες συναλλαγές στο μοντέλο δεδομένων σας. Κάθε μήνας περιέχει 80.000 γραμμές δεδομένων. Καθώς περνά ο καιρός, δημιουργείτε μια στιβαρή διαδικασία με όλους τους τύπους, τους συγκεντρωτικούς πίνακες και τις μακροεντολές που χρειάζεστε για να αναλύσετε τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στην καρτέλα σας που συντηρείται καλά.

  Τώρα τι γίνεται μετά από ένα χρόνο; Ξεκινάτε μια νέα καρτέλα; Πώς αναλύετε δύο σύνολα δεδομένων σε δύο διαφορετικές καρτέλες ως μία οντότητα; Οι φόρμουλες σας είναι ακόμα καλές; Πρέπει να γράψετε νέες μακροεντολές;

Όλα αυτά είναι ζητήματα που μπορούν να αποφευχθούν εισάγοντας μόνο συγκεντρωτικά και συνοπτικά δεδομένα που είναι χρήσιμα για τον βασικό σκοπό των αναφορών σας.