Μεταφορά των λειψάνων σας στην αρχειοθέτηση στο Outlook 2003

Δεν χρειάζεται πολύς χρόνος για να συγκεντρώσετε περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από όσα μπορείτε να αντιμετωπίσετε. Μερικοί άνθρωποι απλώς διαγράφουν μηνύματα καθώς τα διαβάζουν. Άλλοι κρατούν παλιά μηνύματα για λόγους αναφοράς.

Το πρόβλημα είναι ότι το Outlook επιβραδύνεται όταν αποθηκεύετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επιπλέον, μια τεράστια συλλογή μηνυμάτων είναι δυσκίνητη στη διαχείριση. Επίσης, εάν βρίσκεστε σε εταιρικό σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι διαχειριστές του συστήματός σας ενδέχεται να μην σας επιτρέψουν να αποθηκεύσετε περισσότερο από ένα συγκεκριμένο ποσό e-mail επειδή φράζει το σύστημα.

Η αρχειοθέτηση είναι μια δυνατότητα ενσωματωμένη απευθείας στο Outlook για να σας βοηθήσει να αποθηκεύσετε μηνύματα και άλλα στοιχεία του Outlook που δεν χρειάζεται να κοιτάξετε αυτήν τη στιγμή, αλλά ίσως να θέλετε να ανατρέξετε στο μέλλον. Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook σε ένα δίκτυο Exchange στην εργασία, η Αρχειοθέτηση σας διευκολύνει να συνεννοηθείτε με τους διαχειριστές του συστήματός σας, περιορίζοντας τον αριθμό των μηνυμάτων που αποθηκεύετε στο σύστημα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ακόμα κι αν δεν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αρχειοθέτησης αυτή τη στιγμή, ίσως θέλετε να κατανοήσετε πώς λειτουργεί. Το Outlook μερικές φορές αρχειοθετεί αυτόματα στοιχεία — κάτι που μπορεί να σας φαίνεται σαν να εξαφανίζονται τα στοιχεία του Outlook.

Εάν η δυνατότητα Αυτόματης Αρχειοθέτησης σας φαίνεται τρομακτική και περίπλοκη, προσπαθήστε να μην ανησυχείτε. Η Microsoft μπορεί να μην έχει κάνει τη δυνατότητα Archive εύκολα αποκρυπτογραφήσιμη. Ωστόσο, όταν το καταφέρετε, η Αυτόματη Αρχειοθέτηση θα μπορούσε να γίνει πολύτιμη για εσάς.

Αν και τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι αυτό που αρχειοθετούν πιο συχνά οι άνθρωποι, όλα τα στοιχεία του Outlook μπορούν να σταλούν στο αρχείο — συναντήσεις, εργασίες, τα πάντα. Οι άνθρωποι συνήθως δεν αρχειοθετούν τις Επαφές και τις Σημειώσεις, αλλά μπορείτε ακόμη και να τις αρχειοθετήσετε αν θέλετε.

Ρύθμιση της Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Δεν χρειάζεται να κάνετε τίποτα για να κάνετε το Outlook να αρχειοθετήσει τα στοιχεία σας. το πρόγραμμα έχει ρυθμιστεί ώστε να αρχειοθετεί αυτόματα στοιχεία. Εάν θέλετε να δείτε πώς έχει ρυθμιστεί το Outlook για να αρχειοθετεί τα παλιά σας στοιχεία ή να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο το Outlook κάνει τη δουλειά, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Άλλα.

Εμφανίζεται η σελίδα Άλλες επιλογές.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί AutoArchive.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου AutoArchive.

Μην περνάτε μέσα από το παράθυρο διαλόγου AutoArchive αλλάζοντας τα πράγματα ηθελημένα — τουλάχιστον όχι μέχρι να κοιτάξετε να δείτε τι έχει ήδη ρυθμιστεί. Τέσσερα σημαντικά στοιχεία που σας λέει κανονικά το πλαίσιο διαλόγου AutoArchive είναι τα εξής:

• Πόσο συχνά το Outlook αρχειοθετεί στοιχεία

• Πόσο παλιά πρέπει να είναι τα στοιχεία για να τα στείλει το Outlook στο αρχείο

• Το όνομα και η θέση του αρχείου αρχειοθέτησης

• Εάν είναι ενεργοποιημένη η δυνατότητα Αυτόματης Αρχειοθέτησης

Όταν εγκαθιστάτε για πρώτη φορά το Outlook, το πρόγραμμα αρχειοθετεί αυτόματα στοιχεία κάθε 14 ημέρες, στέλνοντας στοιχεία ηλικίας άνω των 6 μηνών στο αρχείο αρχειοθέτησης που αναφέρεται στο παράθυρο διαλόγου Αυτόματη αρχειοθέτηση. Για τους περισσότερους ανθρώπους, αυτές οι ρυθμίσεις είναι εντάξει. Μερικοί άνθρωποι προτιμούν να απενεργοποιούν τη δυνατότητα AutoArchive και να εκτελούν τη διαδικασία Archive με μη αυτόματο τρόπο. Μπορείτε να απενεργοποιήσετε τη διαδικασία Αυτόματης Αρχειοθέτησης κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου με την ένδειξη "Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης κάθε 14 ημέρες" στο επάνω μέρος του πλαισίου διαλόγου Αυτόματης αρχειοθέτησης.

Μη αυτόματη ενεργοποίηση της διαδικασίας Αρχειοθέτησης

Μπορείτε να αρχειοθετήσετε μηνύματα όποτε θέλετε επιλέγοντας Αρχείο –> Αρχειοθέτηση από το μενού του Outlook και ακολουθώντας τις προτροπές. Το πλεονέκτημα της μη αυτόματης εκτέλεσης της διαδικασίας Archive είναι ότι έχετε ελαφρώς καλύτερο έλεγχο της διαδικασίας. μπορείτε να δώσετε στο Outlook μια ημερομηνία λήξης για την αρχειοθέτηση στοιχείων, ας πούμε την πρώτη του έτους. Μπορείτε επίσης να πείτε στο Outlook ποιους φακέλους να αρχειοθετήσει και πού να στείλει τα αρχειοθετημένα στοιχεία. Μπορείτε ακόμη και να αρχειοθετήσετε διαφορετικούς φακέλους του Outlook σε διαφορετικά αρχεία αρχειοθέτησης. Το μειονέκτημα σε όλο αυτόν τον έλεγχο είναι ότι είναι πιθανό να κάνετε ένα αθώο λάθος και να στείλετε αρχειοθετημένα αντικείμενα σε ένα μέρος που δεν μπορείτε να βρείτε ξανά εύκολα. Προσπαθήστε να μην αλλάξετε το όνομα ή τη θέση των αρχείων στα οποία αποστέλλονται τα αρχειοθετημένα στοιχεία σας, γιατί είναι εκπληκτικά εύκολο να χάσετε το ίχνος του τι πήγε πού,

Εύρεση και προβολή αρχειοθετημένων αντικειμένων

Μερικές φορές το AutoArchive φαίνεται σαν μαγικό. Παλαιότερα αντικείμενα αρχειοθετούνται μυστηριωδώς χωρίς καμία ενέργεια από μέρους σας. Δεν είναι εύκολο; Σίγουρα — μέχρι να χρειαστεί ξαφνικά να βρείτε ένα από αυτά τα αντικείμενα που μετακινήθηκαν ως δια μαγείας στο αρχείο σας. Στη συνέχεια, πρέπει να καταλάβετε πού πήγε και πώς να το ξαναβγάλετε.

Όταν θέλετε να ρίξετε μια άλλη ματιά στα στοιχεία που έχετε αρχειοθετήσει, ανοίξτε το φάκελο αρχειοθέτησης, τον οποίο το Outlook αναφέρεται επίσης ως αρχείο δεδομένων.

Για να ανοίξετε ένα αρχείο δεδομένων που περιέχει τα στοιχεία της αρχειοθέτησής σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο –> Άνοιγμα –> Αρχείο δεδομένων του Outlook.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Open Outlook Data File.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα του αρχείου που θέλετε να ανοίξετε στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

Το όνομα που εισάγετε εμφανίζεται στο πλαίσιο Όνομα αρχείου.

3. Κάντε κλικ στο OK.

Το όνομα του αρχείου δεδομένων που ανοίξατε εμφανίζεται στο Banner φακέλου με μεγάλα γράμματα. Εμφανίζεται επίσης η λίστα φακέλων σας, η οποία εμφανίζει δύο σετ φακέλων: Normal και Archive.

Αρκετά απλό, σωστά; Ναι, αλλά υπάρχει μια εικονική μύγα στην εικονική αλοιφή. Πιθανότατα δεν γνωρίζετε το όνομα του αρχείου αρχειοθέτησης που θέλετε να ανοίξετε και συνήθως δεν εμφανίζεται στη λίστα στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία ή Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook.

Για να μάθετε το όνομα του ανοιχτού αρχείου αρχειοθέτησης, επιλέξτε Αρχείο -> Αρχειοθέτηση και κοιτάξτε στο πλαίσιο με την ένδειξη "Αρχείο αρχείου". Προσέξτε να μην αλλάξετε τίποτα σχετικά με τις πληροφορίες στο πλαίσιο Αρχείο Αρχείο. Διαφορετικά, το Outlook μπορεί να αρχίσει να στέλνει τα αρχειοθετημένα σας στοιχεία κάπου αλλού. Οι πληροφορίες στο πλαίσιο Αρχείο αρχείου είναι συνήθως πολύπλοκες γκομενάδες με άνω και κάτω τελείες και κάθετες και όλα τα είδη που οι κανονικοί άνθρωποι δεν μπορούν να θυμηθούν.

Ένας τρόπος για να καταγράψετε ένα μεγάλο όνομα σε ένα παράθυρο διαλόγου είναι να αντιγράψετε τις πληροφορίες. Δείτε πώς φαίνεται στη γρήγορη προώθηση: Κάντε κλικ στο όνομα μία φορά, πατήστε Tab, πατήστε Shift+Tab, πατήστε Ctrl+C και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άκυρο. Αφού αντιγράψετε το όνομα του αρχείου, μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που δόθηκαν νωρίτερα σε αυτό το άρθρο — επικολλώντας το όνομα που θέλετε στο πλαίσιο Όνομα αρχείου πατώντας Ctrl+V και χαίρεστε που δεν χρειάζεται να θυμάστε αυτό το μακρύ, τρελό όνομα αρχείου .

Κλείσιμο του αρχείου Archive

Μπορείτε να κρατήσετε ανοιχτό το αρχείο Archive σας στη λίστα φακέλων του Outlook όσο θέλετε, αλλά οι περισσότεροι προτιμούν να το κλείσουν αφού βρουν αυτό που χρειάζονται. Το Outlook εκτελείται λίγο πιο γρήγορα όταν κλείνετε τυχόν περιττά αρχεία δεδομένων.

Για να κλείσετε ένα αρχείο δεδομένων, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Με ανοιχτή τη Λίστα φακέλων, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του φακέλου Αρχείο σας.

Εμφανίζεται ένα μενού συντόμευσης.

2. Επιλέξτε Κλείσιμο φακέλου από το μενού συντόμευσης.

Ο φάκελος αρχειοθέτησής σας εξαφανίζεται από τη Λίστα φακέλων.

Ο τρόπος με τον οποίο ονομάζονται οι φάκελοι στο Outlook είναι περίεργος. Μπορεί να βρείτε "Προσωπικοί φάκελοι" να εμφανίζονται πολλές φορές στη λίστα φακέλων σας. Για να κάνετε το Outlook να εκτελείται όσο το δυνατόν γρηγορότερα, κλείστε όσα περισσότερα από αυτά μπορείτε. Το κύριο σύνολο φακέλων σας — το σύνολο που χρησιμοποιείτε καθημερινά — δεν θα κλείσει, επομένως δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το κλείσιμο των φακέλων που χρησιμοποιείτε καθημερινά.