Μεταφορά των εγγράφων σας σε μια βιβλιοθήκη με το SharePoint 2010

Το SharePoint 2010 σάς προσφέρει πολλούς τρόπους για να μεταφέρετε τα αρχεία σας σε βιβλιοθήκες εγγράφων. Μπορείτε να ανεβάσετε τα έγγραφά σας ένα κάθε φορά ή μια ολόκληρη δέσμη ταυτόχρονα με το πρόγραμμα περιήγησης, με τη γνωστή διεπαφή του Windows Explorer και με εφαρμογές του Office. Με όλες αυτές τις επιλογές, δεν έχετε καμία δικαιολογία για να διατηρήσετε τα αρχεία σας στον σκληρό σας δίσκο!

Μεταφορτώστε ένα έγγραφο με το SharePoint 2010

Όταν έχετε ένα μόνο έγγραφο για μεταφόρτωση σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων, μπορείτε να το κάνετε εύκολα μέσω του προγράμματος περιήγησης. Η διαδικασία για τη μεταφόρτωση ενός εγγράφου σε μια βιβλιοθήκη είναι η ίδια για κάθε είδους βιβλιοθήκη που χρησιμοποιείτε, είτε πρόκειται για τη βιβλιοθήκη Κοινόχρηστων εγγράφων που έχει δημιουργηθεί με τον ιστότοπο της ομάδας σας είτε για άλλη βιβλιοθήκη που έχει δημιουργηθεί από τον κάτοχο του ιστότοπου.

Μπορείτε επίσης να στείλετε έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων μέσω e-mail. Εάν ο διαχειριστής της φάρμας του SharePoint έχει διαμορφώσει το SharePoint 2010 ώστε να δέχεται εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορεί να δοθεί η δική τους διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μεμονωμένες βιβλιοθήκες εγγράφων. Όταν κάποιος στέλνει ένα έγγραφο ως συνημμένο σε αυτήν τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μεταφορτώνεται στη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά όταν πρέπει να επιτρέψετε σε άτομα εκτός του οργανισμού σας να τοποθετούν έγγραφα σε μια βιβλιοθήκη εγγράφων. Χρησιμοποιήστε μια βιβλιοθήκη εγγράφων για να αποδεχτείτε τα εισερχόμενα έγγραφα και, στη συνέχεια, αναθέστε σε κάποιον στην ομάδα σας να μετακινήσει τα έγγραφα σε άλλη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Μεταφορτώστε πολλά έγγραφα με το SharePoint 2010

Ο διαχειριστής της φάρμας του SharePoint μπορεί να αποκλείσει ορισμένους τύπους αρχείων, όπως εκτελέσιμα αρχεία. Μπορείτε να ανεβάσετε αρχεία από σουίτες παραγωγικότητας, όπως το Microsoft Office και το Open Office.

Μπορεί να παρατηρήσετε ότι το SharePoint δεν σας ζητά να εισαγάγετε τις ιδιότητες για τα αρχεία που ανεβαίνουν. Όταν εκτελείτε μια πολλαπλή μεταφόρτωση, δεν σας ζητείται όπως σας ζητείται για μία μόνο μεταφόρτωση, ακόμη και για ιδιότητες που απαιτούνται (άρα πρέπει να επιστρέψετε και να προσθέσετε αυτές τις ιδιότητες αργότερα). Επομένως, η μεταφόρτωση πολλών αρχείων δεν είναι καλή προσέγγιση όταν χρειάζεται να καταγράψετε ιδιότητες.

Εάν πρέπει να ενημερώσετε μη αυτόματα τις ιδιότητες για πολλά αρχεία ταυτόχρονα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την προβολή φύλλου δεδομένων της βιβλιοθήκης. Η προβολή φύλλου δεδομένων λειτουργεί παρόμοια με ένα υπολογιστικό φύλλο. Για μη αυτόματη ενημέρωση ιδιοτήτων χρησιμοποιώντας την προβολή φύλλου δεδομένων στην ίδια βιβλιοθήκη εγγράφων όπου ανεβάσατε τα αρχεία σας:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη στην κορδέλα του SharePoint και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή φύλλου δεδομένων.

Πρέπει να έχετε εγκατεστημένο το Excel στον υπολογιστή σας για να λειτουργήσει η προβολή φύλλου δεδομένων.

Τοποθετήστε τον κέρσορα στο πεδίο που θέλετε να ενημερώσετε και κάντε αλλαγές.

Μετακινήστε τον κέρσορα από τη σειρά που ενημερώσατε και, στη συνέχεια, το SharePoint 2010 αποθηκεύει τις ενημερώσεις σας.