Μετατροπή και κοινή χρήση αρχείων Office 2019

Όταν μοιράζεστε ένα ηλεκτρονικό αντίγραφο της εργασίας σας στο Office 2019, όπως μέσω συνημμένου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , υπάρχει πρόβλημα εάν ο παραλήπτης σας δεν έχει την ίδια εφαρμογή στην οποία να το προβάλει. Για παράδειγμα, εάν στείλετε μια παρουσίαση PowerPoint σε έναν φίλο που δεν διαθέτει PowerPoint, ενδέχεται να μην μπορεί να την ανοίξει.

Υπάρχουν δύο βασικοί τρόποι αντιμετώπισης προβλημάτων ασυμβατότητας: Είτε ο παραλήπτης αποκτά μια εφαρμογή που μπορεί να δει τα αρχεία, είτε ο αποστολέας (αυτός είστε εσείς) μπορεί να αποθηκεύσει το αρχείο σε μια μορφή που ο παραλήπτης μπορεί ήδη να δει.

Εάν πρόκειται να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα από την πλευρά του παραλήπτη, ο ευκολότερος τρόπος είναι να ζητήσετε από τον παραλήπτη να χρησιμοποιήσει τη δωρεάν εφαρμογή που βασίζεται στο Web PowerPoint . (Απαιτείται λογαριασμός Microsoft, ο οποίος είναι δωρεάν.) Διατίθενται όλες οι εκδόσεις του Word, του Excel, του PowerPoint, του Outlook και του OneNote που βασίζονται στο Web. Δεν είναι τόσο πλήρως εξοπλισμένα όσο τα πρωτότυπα, αλλά λειτουργούν καλά για την προβολή και την πραγματοποίηση απλών επεξεργασιών. Εάν πρόκειται για τη λύση από την πλευρά του αποστολέα, πρώτα μάθετε ποιες μορφές αρχείων ή εφαρμογές χρησιμοποιεί ο παραλήπτης σας και, στη συνέχεια, καθορίστε μια αντίστοιχη μορφή αρχείου στην οποία θα αποθηκεύσει η εφαρμογή σας. Μπορείτε να βρείτε τις μορφές αρχείων που είναι διαθέσιμες στην εφαρμογή σας μέσω της Αποθήκευσης Ως πλαίσιο διαλόγου, από το οποίο μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικό τύπο αρχείου.

Για αρχεία κειμένου, η Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (.rtf) είναι μια εξαιρετική επιλογή. Είναι μια σχεδόν καθολική μορφή που μπορεί να ανοίξει σχεδόν οποιοδήποτε πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου και οι χρήστες του Word συνήθως αποθηκεύουν σε αυτήν τη μορφή όταν θέλουν να ανταλλάξουν έγγραφα με κάποιον που χρησιμοποιεί ένα πολύ παλιό ή ασαφές πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου που δεν υποστηρίζει αρχεία Word. Η παρακάτω εικόνα δείχνει την επιλογή RTF ως μορφή αρχείου στο Microsoft Word.

Η αλλαγή σε διαφορετική μορφή αρχείου μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα την απώλεια κάποιας μορφοποίησης. Ορισμένες δυνατότητες στις εφαρμογές του Office 2019 λειτουργούν μόνο όταν τα έγγραφα αποθηκεύονται στην εγγενή μορφή της εφαρμογής, όπως πεδία συμπλήρωσης, μακροεντολές, ορισμένοι τύποι επεξεργάσιμων έργων τέχνης και θέματα μορφοποίησης. Γι' αυτό οι περισσότεροι άνθρωποι δεν αποθηκεύουν σε άλλες μορφές εκτός και αν είναι απαραίτητο.

Εάν ο παραλήπτης δεν χρειάζεται να επεξεργαστεί το έγγραφο, το καλύτερο στοίχημά σας θα ήταν να το αποθηκεύσετε σε μια ειδική μορφή που έχει σχεδιαστεί για κοινή χρήση μόνο για ανάγνωση σελίδων με διάταξη: μια γλώσσα περιγραφής σελίδας . Με αυτόν τον τρόπο, ο παραλήπτης βλέπει τη σελίδα ακριβώς όπως την είχατε σκοπό, χωρίς να χρειάζεται να βρει και να πραγματοποιήσει λήψη ξεχωριστού προγράμματος προβολής για τον συγκεκριμένο τύπο αρχείου.

Το Office 2019 υποστηρίζει δύο κύριες γλώσσες περιγραφής σελίδας:

• PDF: Μια μορφή που δημιουργήθηκε από την Adobe, η οποία χρησιμοποιείται ευρέως σε όλο το Διαδίκτυο για τη διανομή εγγράφων. Δεν συνοδεύεται από Windows, αλλά ένας αναγνώστης για αυτήν τη μορφή — το Adobe Reader — μπορεί να κατεβάσει δωρεάν το Adobe . Τα περισσότερα προγράμματα περιήγησης ιστού εμφανίζουν επίσης αρχεία PDF.
• XPS: Μια μορφή που δημιουργήθηκε από τη Microsoft, που υποστηρίζεται εγγενώς σε Windows Vista και νεότερες εκδόσεις. Όποιος έχει Windows Vista ή νεότερη έκδοση έχει ήδη αυτό το πρόγραμμα προβολής διαθέσιμο.

Μπορείτε να αποθηκεύσετε σε μορφή PDF ή XPS απευθείας από μια εφαρμογή. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

Επιλέξτε Αρχείο → Αποθήκευση ως και, στη συνέχεια, περιηγηθείτε στην επιθυμητή θέση αποθήκευσης.

Στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως, από τη λίστα Αποθήκευση ως Τύπος, επιλέξτε Έγγραφο PDF ή XPS.

Το πλαίσιο διαλόγου αλλάζει για να εμφανίσει ορισμένα πρόσθετα στοιχεία ελέγχου.

Αντί να ακολουθήσετε τα Βήματα 1-2, μπορείτε να επιλέξετε Αρχείο → Εξαγωγή → Δημιουργία εγγράφου PDF/XPS → Δημιουργία PDF/XPS.

(Προαιρετικό) Αλλάξτε το όνομα αρχείου εάν θέλετε. Από προεπιλογή, είναι το ίδιο όνομα με το αρχείο δεδομένων με το οποίο εργάζεστε.

Κάντε μια Βελτιστοποίηση για επιλογή.

• Για έγγραφα που μπορεί επίσης να εκτυπωθούν σε χαρτί, επιλέξτε Standard (η προεπιλογή).
• Για έγγραφα που θα κοινοποιούνται μόνο στο διαδίκτυο, επιλέξτε Ελάχιστο μέγεθος.

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Το αποθηκευμένο αρχείο ανοίγει στο εγγενές πρόγραμμα του, το οποίο είναι είτε Adobe Reader (μορφή PDF) είτε XPS Viewer ή Internet Explorer (μορφή XPS).