Μάθετε πώς το SharePoint 2003 προσθέτει επιχειρηματική αξία

Εάν σκέφτεστε να εφαρμόσετε το SharePoint, διαβάστε παρακάτω για ορισμένους συγκεκριμένους τρόπους με τους οποίους αυτό το εργαλείο δημιουργίας ιστοτόπων ομάδας μπορεί να προσθέσει αξία στην επιχείρησή σας.

Η αναζήτηση μπορεί να σας κοστίσει

Αθροίζεται όλος ο χρόνος που αφιερώνουν οι υπάλληλοί σας στην αναζήτηση φορμών, αρχείων και αριθμών τηλεφώνου. Για να μην αναφέρουμε τον χρόνο που περνούν οι υπάλληλοί σας κάνοντας τρολάρισμα στο γραφείο αναζητώντας την πιο πρόσφατη έκδοση μιας εικόνας επωνυμίας ή την πολιτική της εταιρείας σχετικά με (για παράδειγμα) την πραγματοποίηση προσωπικών τηλεφωνικών κλήσεων σε κινητά τηλέφωνα που παρέχονται από την εταιρεία. Κρατήστε τους υπαλλήλους σας στα γραφεία τους και εργάζονται χρησιμοποιώντας το SharePoint για να παρέχουν τις πληροφορίες αναφοράς που χρειάζονται.

Η αυτοεξυπηρέτηση εξοικονομεί χρήματα

Ο οργανισμός σας μπορεί να εξοικονομήσει χρήματα μη αναπαράγοντας και διανέμοντας έντυπα έγγραφα, όπως φυλλάδια και παρουσιάσεις για εσωτερική διανομή. Η αποστολή αντιγράφων σε χαρτί είναι ακριβή και σπάταλη. Θα μπορούσατε να στείλετε ηλεκτρονικά αντίγραφα μέσω e-mail, αλλά στη συνέχεια θα φορολογούσατε τον διακομιστή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και θα επιβαρύνατε τους παραλήπτες με την απόφαση για το εάν (και πού) θα αποθηκευτεί το συνημμένο αρχείο.

Παραλείψτε όλες αυτές τις ανοησίες και χρησιμοποιήστε το SharePoint για να αποθηκεύσετε και να διανείμετε ηλεκτρονικές εκδόσεις των εγγράφων σας:

• Χρησιμοποιήστε βιβλιοθήκες εγγράφων, εικόνων και φορμών για να αποθηκεύσετε ηλεκτρονικές εκδόσεις των αρχείων σας.

• Στείλτε μια υπερ-σύνδεση στο αρχείο μέσω e-mail.

• Δημιουργήστε μια καταχώριση στην αρχική σελίδα της πύλης, ανακοινώνοντας τυχόν πολυαναμενόμενα έγγραφα, όπως το σχέδιο μάρκετινγκ του επόμενου έτους.

Αποστέλλοντας μια υπερ-σύνδεση σε ένα αρχείο που είναι αποθηκευμένο σε μια βιβλιοθήκη του SharePoint, οι υπάλληλοί σας δεν χρειάζεται να ανησυχούν για το πού θα αποθηκεύσουν το ηλεκτρονικό ή έντυπο αρχείο. Μπορούν να προσθέσουν την υπερ-σύνδεση στις προσωπικές τους λίστες υπερσυνδέσμων στο My Site. Την επόμενη φορά που θέλουν να θυμηθούν την παρουσίαση από το σεμινάριο πωλήσεων του περασμένου τριμήνου, δεν χρειάζεται να είναι πιο μακριά από τη σελίδα Ο ιστότοπός μου.

Γεφυρώνοντας τα νησιά σας

Η δομή μιας εταιρείας συχνά προσφέρεται για τη δημιουργία νησίδων πληροφοριών. Δυστυχώς, συχνά αυτή ακριβώς η δομή είναι που εμποδίζει την παραγωγικότητα των εργαζομένων σας ή εμποδίζει την εύρεση ικανοποίησης για έναν πελάτη. Αντί να βλέπετε μια εταιρεία ως προς τα λειτουργικά της τμήματα (όπως το Μάρκετινγκ και τη Λογιστική), χρησιμοποιήστε το SharePoint για να συνδέσετε νησιά και να σπάσετε τις αλυσίδες της επίσημης δομής αναφορών σας. Δείτε πώς οι λειτουργίες του SharePoint βοηθούν στην ολοκλήρωση της εργασίας:

• Ευελιξία ομάδας: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τοποθεσίες ομάδων για να δημιουργήσετε έναν καθορισμένο χώρο εργασίας για μια ομάδα ανεξάρτητα από τη φυσική τοποθεσία των μελών της ομάδας ή το ποιος αναφέρεται σε ποιον.

• Συνεργασία με επίκεντρο τα έγγραφα: Μπορείτε να επιτρέψετε στους υπαλλήλους να συνεργάζονται γύρω από ένα έγγραφο, όπως ένα ενημερωμένο εγχειρίδιο πολιτικής για τους ανθρώπινους πόρους, χρησιμοποιώντας έναν χώρο εργασίας εγγράφων.

• Home Sweet Meeting Workspace: Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τους χώρους εργασίας Meeting για να υποστηρίξετε συσκέψεις (μεμονωμένες ή σε σειρά) με μια κεντρική θέση για όλους τους συσχετιζόμενους συμμετέχοντες, τις ατζέντες και τα στοιχεία δράσης.

• Προβολές επιχειρηματικής διαδικασίας: Μπορείτε να τεκμηριώσετε τις επιχειρηματικές διαδικασίες σας τοποθετώντας τις σε μια τοποθεσία ομάδας για να τις δει και να τις χρησιμοποιήσει ολόκληρη η εταιρεία ή η ομάδα.

• Επισημοποιήστε το άτυπο: Μπορείτε να εισέλθετε στα τμήματα σας και να φέρετε υπολογιστικά φύλλα, πολιτικές και φόρμες τμημάτων στο SharePoint.

Αποστολή ενοποιημένου μηνύματος

Χρησιμοποιήστε την πύλη για να μεταδώσετε ένα κοινό όραμα στους υπαλλήλους σας σχετικά με την επιχείρησή σας μέσω των ακόλουθων στοιχείων:

• Αρχική σελίδα: Κοινοποιήστε την αξία ενός μηνύματος, όπως η δήλωση οράματος της εταιρείας, τοποθετώντας το απευθείας στην αρχική σελίδα της πύλης για να τη δουν όλοι.

• Πλοήγηση: Χρησιμοποιήστε τις δυνατότητες πλοήγησης της πύλης σας για να κατευθύνετε τους υπαλλήλους σε πληροφορίες σχετικά με προϊόντα και προσφορές.

• Καταχωρίσεις: Χρησιμοποιήστε τις καταχωρίσεις — τους συνδέσμους και τις ανακοινώσεις — στην πύλη σας για να κατευθύνετε την προσοχή των εργαζομένων στους εσωτερικούς ιστότοπους της ομάδας και στα νέα της εταιρείας που θέλετε να προσέχουν.

• Κοινό: Στοχεύστε ομάδες εργαζομένων, όπως οι προϊστάμενοι ή όλοι στην εξυπηρέτηση πελατών, με καταχωρίσεις που ενισχύουν ένα μήνυμα, όπως η αξία της αύξησης των πωλήσεων.

• Εμφάνιση και την αίσθηση: Χρησιμοποιήστε το συνδυασμό χρωμάτων και το branding της πύλης σας για να μετατρέψει πύλης SharePoint σας από ένα απρόσωπο κομμάτι του λογισμικού για την πηγή για την εσωτερική εταιρικά νέα και πληροφορίες.

Δημιουργία αίσθησης κοινότητας

Χρησιμοποιήστε το SharePoint για να ενημερώνετε τους υπαλλήλους σας με ανακοινώσεις νεογέννητων και νέων προσλήψεων. Εσείς ή οι υπάλληλοί σας μπορεί ακόμη και να θέλετε να χρησιμοποιήσετε το SharePoint για να δημιουργήσετε ένα carpool ή να βρείτε έναν φίλο για μεσημεριανό γεύμα.

Μείωση του κόστους των πληροφοριακών συστημάτων

Φανταστείτε να μειώνετε τον αριθμό των λύσεων τοπικών τμημάτων που χρησιμοποιούν υπολογιστικά φύλλα και βάσεις δεδομένων της Access. Αντικαθιστώντας τα με λίστες και βιβλιοθήκες στο SharePoint, επιτυγχάνετε κάποιες άμεσες βελτιώσεις:

• Ευκολία διαχείρισης: Οι λύσεις που αφορούν την επιχείρησή σας θα είναι πιο συνεπείς — γεγονός που καθιστά ευκολότερη τη διαχείριση, την υποστήριξη, τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και την επαναφορά τους από δεκάδες μεμονωμένες λύσεις που έχουν μαγειρευτεί από αναβάτες υπολογιστικών φύλλων.

• Προσβασιμότητα, φορητότητα και επαναχρησιμοποίηση: Τα δεδομένα που είναι αποθηκευμένα στις λίστες και τις βιβλιοθήκες του SharePoint αποθηκεύονται σε μια βάση δεδομένων του SQL Server. Οι σημαντικές πληροφορίες δεν είναι κλειδωμένες σε υπολογιστικό φύλλο που χρησιμοποιείται μόνο από ένα τμήμα.

• Αυξημένη ασφάλεια: Το SharePoint παρέχει ένα ενσωματωμένο μοντέλο για ασφάλεια και δικαιώματα που βασίζεται στην υπάρχουσα επένδυσή σας στην υπηρεσία καταλόγου Active Directory. Ακόμη καλύτερα, τα τμήματα σας μπορούν να χρησιμοποιήσουν αυτό το μοντέλο για να διαχειριστούν ποιος έχει πρόσβαση σε τι —χωρίς να καλέσουν το γραφείο βοήθειας.

• Δυνατότητα εξάλειψης προγραμμάτων-πελατών του Office: Χρησιμοποιώντας λίστες και βιβλιοθήκες στο SharePoint, ενδέχεται να μην χρειάζεται να έχετε εγκατεστημένες εφαρμογές του Office όπως το Excel σε όλους τους υπολογιστές-πελάτες σας. Οι άνθρωποι μπορούν να χρησιμοποιήσουν το πρόγραμμα περιήγησης για να αναζητήσουν δεδομένα (ή να προσθέσουν δεδομένα σε μια λίστα) στο SharePoint. Αυτή η λίστα μπορεί ακόμη και να συνδεθεί με ένα υπολογιστικό φύλλο που ενημερώνεται ενώ ένας άλλος χρήστης προσθέτει δεδομένα χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησης.

• Απλοποιημένος προγραμματισμός: Φέρνοντας όλο αυτό το περιεχόμενο κάτω από μια στέγη και στο ραντάρ, ο σχεδιασμός της χωρητικότητάς σας απλοποιείται σημαντικά.

• Βοήθημα εκπαίδευσης: Επειδή το SharePoint παρέχει σταθερή εμφάνιση και αίσθηση, η εκπαίδευση είναι ευκολότερη.