Λήψη συντομεύσεων με μακροεντολές στο Office 2003

Πολλοί άνθρωποι ονειρεύονται την ημέρα που μπορούν να δώσουν εντολές σε έναν υπολογιστή μιλώντας σε αυτόν. Η τρέχουσα πραγματικότητα είναι ότι πρέπει ακόμα να πληκτρολογήσετε σε ένα πληκτρολόγιο, αν θέλετε να χρησιμοποιήσετε τον υπολογιστή σας καθόλου. Επειδή οι περισσότεροι άνθρωποι προτιμούν να αποφεύγουν την πληκτρολόγηση, το Microsoft Office 2003 προσφέρει μια μερική λύση - μακροεντολές.

Οι μακροεντολές δεν εξαλείφουν εντελώς την πληκτρολόγηση, αλλά μπορούν να μειώσουν τον αριθμό των πλήκτρων που πρέπει να πατήσετε για να κάνετε κάτι. Η μακροεντολή είναι ένα μίνι πρόγραμμα που καταγράφει τα πλήκτρα σας καθώς πληκτρολογείτε. Αφού καταγράψετε τα πλήκτρα σε μια μακροεντολή, όποτε χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε ξανά τα ίδια ακριβώς πλήκτρα, μπορείτε να πείτε στο Microsoft Office 2003 να «αναπαράγει» τα εγγεγραμμένα πλήκτρα.

Για παράδειγμα, ας υποθέσουμε ότι βρίσκεστε να πληκτρολογείτε το όνομα της εταιρείας σας, The Mississippi Mudflat Corporation, ξανά και ξανά. Αντίθετα, μπορείτε να το πληκτρολογήσετε μία φορά και να το αποθηκεύσετε ως μακροεντολή. Στη συνέχεια, όταν θέλετε να εμφανίζεται το όνομα της εταιρείας στο έγγραφό σας, το Office 2003 μπορεί να πληκτρολογήσει αυτόματα The Mississippi Mudflat Corporation για εσάς.

Μπορείτε να δημιουργήσετε και να εκτελέσετε μακροεντολές στο Word, το Excel και το PowerPoint.

Όταν δημιουργείτε μια μακροεντολή είτε στην Access είτε στο Outlook, στην πραγματικότητα πρέπει να γράψετε ένα μικροσκοπικό πρόγραμμα σε μια γλώσσα προγραμματισμού γνωστή ως Visual Basic for Applications (ή VBA για συντομία).

Εγγραφή μακροεντολών στο Word

Για να εγγράψετε μια μακροεντολή στο Word, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Μακροεντολή –> Εγγραφή νέας μακροεντολής.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Record Macro, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.

Εικόνα 1: Το πλαίσιο διαλόγου Εγγραφή μακροεντολής είναι το σημείο όπου μπορείτε να ονομάσετε τη μακροεντολή σας και να ορίσετε ένα πάτημα πλήκτρων για εκτέλεση αργότερα.

2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα μακροεντολής.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Πληκτρολόγιο.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή πληκτρολογίου, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2. είναι όπου αντιστοιχίζετε έναν συνδυασμό πληκτρολογίου στη μακροεντολή σας.

Εικόνα 2: Το πλαίσιο διαλόγου Προσαρμογή πληκτρολογίου.

4. Πατήστε το πάτημα πλήκτρων που θέλετε να αντιπροσωπεύει τη μακροεντολή σας (όπως Alt+F12).

Μπορείτε να επαναλάβετε αυτό το βήμα για να αντιστοιχίσετε πολλά πλήκτρα στην ίδια μακροεντολή, αν θέλετε.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιστοίχιση.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Ο δείκτης του ποντικιού μετατρέπεται σε βέλος με εικονίδιο κασέτας ήχου. εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων Stop Recording, όπως φαίνεται στην Εικόνα 3, την οποία μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διακόψετε ή να σταματήσετε την εγγραφή μιας μακροεντολής.

Εικόνα 3: Η γραμμή εργαλείων Διακοπή εγγραφής.

7. Πατήστε τα πλήκτρα που θέλετε να καταγράψετε στη μακροεντολή σας.

Εάν κάνετε κλικ στο κουμπί Παύση εγγραφής, μπορείτε να διακόψετε προσωρινά την εγγραφή της μακροεντολής σας.

8. Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή εγγραφής όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή των πλήκτρων.

Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας, πατήστε τον συνδυασμό πληκτρολογίου που επιλέξατε στο Βήμα 4.

Καταγραφή μακροεντολών στο Excel

Για να καταγράψετε μια μακροεντολή στο Excel, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Μακροεντολή –> Εγγραφή νέας μακροεντολής.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Record Macro.

2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα μακροεντολής.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο Κλειδί συντόμευσης (αυτό που έχει Ctrl+ στα αριστερά) και πληκτρολογήστε ένα γράμμα.

Για παράδειγμα, εάν θέλετε να επαναλάβετε τη μακροεντολή σας πατώντας Ctrl+W, πληκτρολογήστε W στο πλαίσιο Πλήκτρο συντόμευσης.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων Διακοπή εγγραφής.

5. Πατήστε τα πλήκτρα που θέλετε να καταγράψετε στη μακροεντολή σας.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή εγγραφής όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή των πλήκτρων.

Για να εκτελέσετε μια μακροεντολή, πατήστε το συνδυασμό πλήκτρων που επιλέξατε στο Βήμα 3.

Εγγραφή μακροεντολών στο PowerPoint

Για να εγγράψετε μια μακροεντολή στο PowerPoint, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Μακροεντολή –> Εγγραφή νέας μακροεντολής.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Record Macro.

2. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη μακροεντολή σας στο πλαίσιο κειμένου Όνομα μακροεντολής και κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται μια γραμμή εργαλείων Διακοπή εγγραφής.

3. Πατήστε τα πλήκτρα που θέλετε να καταγράψετε στη μακροεντολή σας.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Διακοπή εγγραφής όταν ολοκληρώσετε την εγγραφή των πλήκτρων.

Για να εκτελέσετε μια μακροεντολή στο PowerPoint, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Μακροεντολή –> Μακροεντολές (ή πατήστε Alt+F8).

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου μακροεντολής.

2. Κάντε κλικ στο όνομα της μακροεντολής που θέλετε να εκτελέσετε.

3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση.