Λειτουργίες και πλεονεκτήματα του Microsoft Office 365

Η μετάβαση στο cloud του Office 365 συνοδεύεται από ορισμένες βασικές δυνατότητες και πλεονεκτήματα. Δηλαδή, ο οργανισμός σας μπορεί να συνεχίσει να χρησιμοποιεί το λογισμικό που χρησιμοποιείτε εδώ και χρόνια, αλλά τώρα μπορείτε να μεταθέσετε το βάρος στη Microsoft. Εκτός από τη μεταφορά του βάρους στη Microsoft, υπάρχουν και ορισμένα άλλα βασικά οφέλη.

Δημιουργήστε μεγαλύτερη παραγωγικότητα με το Office 365

Η παραγωγικότητα είναι μια εξαιρετική λέξη που λατρεύουν να χρησιμοποιούν οι σύμβουλοι διαχείρισης. Στον πραγματικό κόσμο όμως, η παραγωγικότητα μπορεί να συνοψιστεί σε μια απλή ερώτηση: Μπορείς να κάνεις τη δουλειά μου πιο εύκολα ή όχι; Η Microsoft έχει επενδύσει πολλά και έχει ξοδέψει τεράστιο χρόνο προσπαθώντας να κάνει την εμπειρία χρήστη και διαχειριστή του Office 365 όσο το δυνατόν πιο εύκολη και απλή.

Η ιδέα είναι ότι η αύξηση της απλότητας αποφέρει μεγαλύτερη παραγωγικότητα. Είτε πρόκειται για έναν διαχειριστή που δημιουργεί έναν νέο υπάλληλο είτε για έναν επιχειρηματικό αναλυτή που γράφει έγγραφα πολιτικής και διαδικασίας στο Word. Όταν η τεχνολογία ξεφεύγει και μπορείτε να εστιάσετε στη δουλειά σας, γίνεστε πιο παραγωγικοί. Δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε μια γραφομηχανή αντί για επεξεργαστή κειμένου. Όποιος πίστευε ότι η αντιγραφή και επικόλληση θα μπορούσε να αλλάξει το παιχνίδι;

Πρόσβαση από οπουδήποτε με το Office 365

Η πρόσβαση στο εταιρικό λογισμικό σας μέσω Διαδικτύου έχει μερικά μεγάλα πλεονεκτήματα. Για ένα, το μόνο που χρειάζεστε είναι ο υπολογιστής σας — επιτραπέζιος υπολογιστής, φορητός υπολογιστής, tablet ή τηλέφωνο — και μια σύνδεση στο Διαδίκτυο ή κάλυψη τηλεφώνου. Επειδή το λογισμικό εκτελείται σε ένα κέντρο δεδομένων της Microsoft, απλώς συνδέεστε στο Διαδίκτυο για πρόσβαση στο λογισμικό.

Ένα άλλο πλεονέκτημα της πρόσβασης σε κεντρικά τοποθετημένα δεδομένα είναι ότι έχετε πάντα μια μοναδική πηγή της αλήθειας. Εάν κάνετε μια αλλαγή σε ένα έγγραφο από το tablet σας στο σπίτι και στη συνέχεια η συνάδελφός σας δει το αρχείο από το τηλέφωνό του, θα δει το πιο ενημερωμένο έγγραφο. Η εποχή της αποστολής εγγράφων Excel μεταξύ μηχανημάτων με μεγάλα ονόματα αρχείων έχει παρέλθει.

Με το SharePoint Online (μέρος του πακέτου του Office 365) ένα μεμονωμένο αρχείο, ας πούμε Forecast_Q1_2011.xlsx, ζει στο cloud (που σημαίνει στα παγκόσμια κατανεμημένα κέντρα δεδομένων δισεκατομμυρίων δολαρίων της Microsoft). Επειδή το έγγραφο βρίσκεται στο cloud, τα δικαιώματα ασφαλείας μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να επιτρέπεται σε οποιονδήποτε στον οργανισμό, ανεξαρτήτως γεωγραφικής τοποθεσίας, να προβάλλει το έγγραφο.

Η ασφάλεια μπορεί να είναι τόσο αυστηρή ή όσο επιεικής επιθυμείτε. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε όλοι στον οργανισμό να μπορούν να δουν ένα έγγραφο πολιτικής εταιρείας αλλά να θέλετε μόνο μια επιλεγμένη ομάδα ατόμων να επεξεργαστεί το έγγραφο. Επιπλέον, το SharePoint φροντίζει για όλες τις εκδόσεις και σας επιτρέπει ακόμη και να ελέγξετε ένα έγγραφο προς επεξεργασία, ώστε να μην μπορεί κανείς άλλος να το επεξεργαστεί ταυτόχρονα.

Θέλετε να συνεργαστείτε για το έγγραφο σε πραγματικό χρόνο; Κανένα πρόβλημα. Μπορείτε να το κάνετε αυτό χρησιμοποιώντας τίποτα περισσότερο από το πρόγραμμα περιήγησής σας.

Εργαστείτε με ό,τι γνωρίζετε με το Office 365

Η Microsoft δεν βγαίνει πάντα με το καλύτερο λογισμικό. Θυμάστε τα Windows Vista; Ρίγος! Αντί να τρέξουν μακριά και να μην κοιτάξουν ποτέ ξανά πίσω στα Windows, οι χρήστες απλώς κράτησαν τη συλλογική τους ανάσα μέχρι τα Windows 7. Και σας ευχαριστούμε που επισπεύσατε τη Microsoft!

Ένα πράγμα που έκανε η Microsoft απίστευτα σωστά είναι να αναγνωρίσει ότι οι χρήστες δεν θέλουν να εγκαταλείψουν τα πράγματα που τους κάνουν άνετα. Το Office 365 δεν άλλαξε ούτε ένα κομμάτι τα αγαπημένα σας. Η μόνη διαφορά είναι ότι τώρα είναι άψογα συνδεδεμένα με το εταιρικό λογισμικό που ζει στο cloud. Με άλλα λόγια, οι αγαπημένες σας εφαρμογές είναι νεφελώδεις.

Ένα από τα πιο εντυπωσιακά χαρακτηριστικά του SharePoint 2010 και του Office 2010 είναι ότι μπορείτε να εργαστείτε με το SharePoint χωρίς να χρειαστεί ποτέ να φύγετε από τις εφαρμογές του Office. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενεργοποιήσετε το Word, να ελέγξετε ένα έγγραφο που είναι αποθηκευμένο στο SharePoint, να κάνετε κάποιες αλλαγές, να το ελέγξετε ξανά, να ελέγξετε τις εκδόσεις και ακόμη και να αφήσετε μερικές σημειώσεις για τους συναδέλφους σας.

Όλα αυτά χωρίς καν να χρειάζεται να γνωρίζετε ότι το SharePoint χειρίζεται τη λειτουργία διαχείρισης περιεχομένου στα παρασκήνια.

Η ισχυρή ασφάλεια και αξιοπιστία συνοδεύεται από το Office 365

Με τη Microsoft να αναλαμβάνει όλη την ευθύνη για την ασφάλεια και την αξιοπιστία, η ομάδα IT σας μπορεί να στηριχθεί στις δάφνες της. Επιτρέποντας στη Microsoft να κάνει τη βαριά ανύψωση, απελευθερώνει την ομάδα IT να κάνει πιο σημαντικά πράγματα, όπως να βοηθήσει τους χρήστες να αξιοποιήσουν στο έπακρο το εταιρικό λογισμικό.

Η Microsoft καταλαβαίνει εάν δεν αισθάνεστε πλήρως άνετα να την αφήσετε να κάνει τη βαριά άρση. Ωστόσο, για να αντιμετωπίσει ορισμένες από τις ερωτήσεις, η Microsoft έχει εκτενείς συμφωνίες σε επίπεδο υπηρεσιών που θα σας βοηθήσουν να χαλαρώσετε.

Το Office 365 παρέχει έλεγχο και αποτελεσματικότητα πληροφορικής

Το προσωπικό πληροφορικής θέλει να γνωρίζει ακριβώς τι κάνει ο καθένας με τα συστήματά του ανά πάσα στιγμή. Αν κάτι πάει στραβά, τότε μάλλον οφείλεται σε σφάλμα χρήστη. Τα συστήματά σας κάνουν αυτό που υποτίθεται ότι πρέπει να κάνουν. Η Microsoft έχει κάνει τα πάντα για να δημιουργήσει ένα άνευ προηγουμένου επίπεδο ελέγχου για τους διαχειριστές. Αλλά δεν είναι μόνο αυτό. Όχι μόνο οι διαχειριστές έχουν τον έλεγχο του περιβάλλοντος, αλλά είναι επίσης σχεδιασμένο να είναι απλό στη φύση και διαισθητικό.