Λαμβάνοντας υπόψη τη διάταξη και τη σχεδίαση του οικονομικού μοντέλου Excel

Το πρόβλημα που πρέπει να λυθεί και το αποτέλεσμα που απαιτείται συχνά επηρεάζει τη διάταξη και το σχεδιασμό του χρηματοοικονομικού μοντέλου. Επομένως, δεν είναι κακή ιδέα να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να σκεφτείτε τη διάταξη πριν ξεκινήσετε. Όχι μόνο η διάταξη και η δομή του μοντέλου σχετίζονται με τη λογική και τη λειτουργικότητα, αλλά μπορούν επίσης να επηρεάσουν την εμφάνιση και την αίσθηση της διεπαφής του μοντέλου και τον τρόπο με τον οποίο οι χρήστες περιηγούνται στο μοντέλο.

Όταν κατασκευάζετε ένα μοντέλο για πρώτη φορά, μπορεί να έχετε πρόβλημα να ξέρετε από πού να ξεκινήσετε. Τα βασικά στοιχεία ενός χρηματοοικονομικού μοντέλου είναι

• Είσοδοι ή δεδομένα πηγής
• Τεκμηρίωση υποθέσεων
• Υπολογισμοί
• Έξοδοι

Όταν ξεκινάτε να δημιουργείτε το μοντέλο σας, ξεκινήστε τοποθετώντας καθένα από αυτά τα στοιχεία σε τέσσερις ξεχωριστές καρτέλες και σκεφτείτε τι θα υπάρχει σε κάθε ενότητα. Διαχωρίστε καθαρά καθένα από αυτά τα στοιχεία. Αν και κάθε μοντέλο πρέπει να περιέχει αυτά τα στοιχεία, δεν είναι δομημένο κάθε οικονομικό μοντέλο με τον ίδιο τρόπο. Εκτός εάν ένα μοντέλο είναι πολύ μικρό, θα πρέπει να υπάρχει μια ειδική καρτέλα για κάθε κύριο στοιχείο του μοντέλου.

Δόμηση του οικονομικού σας μοντέλου: Τι πάει πού

Όταν σχεδιάζουν τη διάταξη ενός μοντέλου, οι περισσότεροι έμπειροι μοντελιστές ακολουθούν αυτούς τους κανόνες:

• Διαχωρίστε τις εισροές, τους υπολογισμούς και τα αποτελέσματα, όπου είναι δυνατόν. Σημειώστε ξεκάθαρα ποια τμήματα του μοντέλου περιέχουν εισόδους, υπολογισμούς και αποτελέσματα. Μπορείτε να τα τοποθετήσετε σε ξεχωριστά φύλλα εργασίας ή σε ξεχωριστές θέσεις σε ένα φύλλο εργασίας, αλλά βεβαιωθείτε ότι ο χρήστης γνωρίζει ακριβώς για ποιο σκοπό προορίζεται η κάθε ενότητα. Η χρωματική κωδικοποίηση μπορεί να βοηθήσει στη διασφάλιση ότι κάθε ενότητα είναι σαφώς καθορισμένη.
• Χρησιμοποιήστε κάθε στήλη για τον ίδιο σκοπό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν κάνετε μοντέλα που περιλαμβάνουν χρονοσειρές. Για παράδειγμα, σε ένα μοντέλο χρονοσειρών, η γνώση ότι οι ετικέτες βρίσκονται στη στήλη Β, τα δεδομένα μονάδας στη στήλη Γ, οι σταθερές τιμές στη στήλη D και οι υπολογισμοί στη στήλη Ε, διευκολύνει πολύ τη μη αυτόματη επεξεργασία ενός τύπου.
• Χρησιμοποιήστε έναν τύπο ανά γραμμή ή στήλη. Αυτό αποτελεί τη βάση της αρχής της βέλτιστης πρακτικής σύμφωνα με την οποία οι τύποι διατηρούνται συνεπείς χρησιμοποιώντας απόλυτη, σχετική και μεικτή αναφορά. Διατηρήστε τους τύπους συνεπείς όταν βρίσκονται σε ένα μπλοκ δεδομένων και μην αλλάζετε ποτέ έναν τύπο στα μισά του δρόμου.
• Ανατρέξτε στα αριστερά και πάνω. Το μοντέλο πρέπει να διαβάζεται λογικά, όπως ένα βιβλίο, δηλαδή να διαβάζεται από αριστερά προς τα δεξιά και από πάνω προς τα κάτω. Οι υπολογισμοί, οι είσοδοι και οι έξοδοι πρέπει να ρέουν λογικά για να αποφευχθεί η κυκλική αναφορά. Λάβετε υπόψη ότι υπάρχουν φορές που η ροή δεδομένων από αριστερά προς τα δεξιά ή από πάνω προς τα κάτω μπορεί να συγκρούεται κάπως με την ευκολία χρήσης και παρουσίασης, επομένως χρησιμοποιήστε την κοινή λογική όταν σχεδιάζετε τη διάταξη. Ακολουθώντας αυτήν την πρακτική, μπορείτε να αποφύγετε τη σύνδεση υπολογισμών σε όλο το φύλλο, γεγονός που καθιστά πιο δύσκολο τον έλεγχο και την ενημέρωση. Το Excel θα υπολογίζει επίσης πιο γρήγορα εάν δημιουργήσετε τύπους με αυτόν τον τρόπο, επειδή υπολογίζει από αριστερά προς τα δεξιά και από πάνω προς τα κάτω, επομένως όχι μόνο κάνει το μοντέλο σας πιο εύκολο να ακολουθηθεί, αλλά θα υπολογίζει και πιο αποτελεσματικά.
• Χρησιμοποιήστε πολλά φύλλα εργασίας. Αποφύγετε τον πειρασμό να βάλετε τα πάντα σε ένα φύλλο. Ειδικά όταν τα μπλοκ υπολογισμών είναι τα ίδια, χρησιμοποιήστε ξεχωριστά φύλλα για αυτά που πρέπει να επαναληφθούν για να αποφύγετε την ανάγκη κύλισης στην οθόνη.
• Συμπεριλάβετε φύλλα τεκμηρίωσης. Ένα φύλλο τεκμηρίωσης όπου οι υποθέσεις και τα δεδομένα πηγής παρουσιάζονται με σαφήνεια είναι ένα κρίσιμο μέρος οποιουδήποτε χρηματοοικονομικού μοντέλου. Ένα εξώφυλλο δεν πρέπει να συγχέεται με ένα φύλλο υποθέσεων. Ένα μοντέλο δεν μπορεί ποτέ να έχει πάρα πολλά έγγραφα!

Καθορισμός εισροών, υπολογισμών και μπλοκ εξόδου για το οικονομικό σας μοντέλο

Συνήθως, οι μοντελιστές εργάζονται από πίσω προς τα εμπρός όταν κατασκευάζουν τα μοντέλα τους. Η έξοδος, ή το τμήμα που θέλουν να δει ο θεατής ή ο χρήστης, βρίσκεται στο μπροστινό μέρος, οι υπολογισμοί βρίσκονται στη μέση και τα δεδομένα πηγής και οι υποθέσεις βρίσκονται στο πίσω μέρος. Όπως η περίληψη, ένα χαρτί πίνακα ή μια άλλη αναφορά, οι πρώτες σελίδες θα πρέπει να περιέχουν αυτό που πρέπει να δουν οι περιστασιακοί θεατές με μια ματιά. Εάν χρειάζονται περισσότερες πληροφορίες, μπορούν να εμβαθύνουν στο μοντέλο.

Ακολουθούν ορισμένες οδηγίες για το τι μπορεί να περιλαμβάνεται σε κάθε καρτέλα στο μοντέλο σας:

• Εξώφυλλο: Αν και δεν περιλαμβάνεται πάντα, το εξώφυλλο περιέχει πολλές λεπτομέρειες για το μοντέλο. Φυσικά, το εξώφυλλο δεν είναι πολύ χρήσιμο, εκτός και αν το διατηρείτε ενημερωμένο. Εάν αποφασίσετε να συμπεριλάβετε ένα εξώφυλλο, μπορείτε να προσθέσετε λεπτομέρειες όπως τα ακόλουθα:
  • Ένα αρχείο καταγραφής αλλαγών και ενημερώσεων στο μοντέλο με ημερομηνία, συγγραφέα, λεπτομέρειες αλλαγής και τον αντίκτυπό τους στην έξοδο του μοντέλου, που μπορεί να βοηθήσει στον έλεγχο έκδοσης
  • Ο σκοπός του μοντέλου και πώς προορίζεται να χρησιμοποιηθεί στο μέλλον
  • Ποιος έγραψε αρχικά το μοντέλο και ποιος να επικοινωνήσει με ερωτήσεις
  • Πίνακας περιεχομένων
  • Οδηγίες για τον τρόπο χρήσης του μοντέλου
  • Αποποίηση ευθυνών ως προς τους περιορισμούς του μοντέλου, τη νομική ευθύνη και τις επιφυλάξεις
  • Συνολικές ή βασικές παραδοχές αναπόσπαστες για τη χρήση του μοντέλου

    Τα εξώφυλλα και οι σελίδες οδηγιών χρησιμοποιούνται σπάνια. Εάν αποφασίσετε να μην συμπεριλάβετε ένα εξώφυλλο, βεβαιωθείτε ότι το μοντέλο περιέχει ρητές οδηγίες σχετικά με τη λειτουργία, τον σκοπό, τις υποθέσεις, τα δεδομένα πηγής και τις δηλώσεις αποποίησης ευθυνών.

• Φύλλο εισαγωγής: Αυτό είναι το μόνο μέρος όπου πρέπει να εισάγονται σκληρά κωδικοποιημένα δεδομένα. Μπορεί να υπάρχουν ένα ή περισσότερα φύλλα εισαγωγής εάν υπάρχουν μεγάλοι όγκοι δεδομένων, αλλά τα δεδομένα εισόδου θα πρέπει να εκτίθενται σε λογικά μπλοκ.
• Φύλλα παραγωγής, περίληψης και σεναρίου: Αυτά παρουσιάζουν τα τελικά αποτελέσματα. Μπορεί επίσης να περιέχουν αναπτυσσόμενα πλαίσια σεναρίων ή πεδία εισαγωγής χρήστη που επιτρέπουν στους χρήστες του μοντέλου να δημιουργούν τα δικά τους αποτελέσματα. Αυτή η ενότητα μπορεί επίσης να περιέχει έναν πίνακα εργαλείων.
• Φύλλα υπολογισμού ή εργασίας: Διαχωρίστε τα φύλλα υπολογισμού λογικά και στη συνέχεια, μέσα σε κάθε φύλλο, ρυθμίστε τα με συνέπεια. Εάν οι υπολογισμοί γίνονται μεγάλοι και μπερδεμένοι, είναι λογικό να τους χωρίσουμε σε λογικές ενότητες. Για παράδειγμα, μπορούν να χωριστούν ανά τύπο υπηρεσίας, πελάτες, οικονομικούς πίνακες, γεωγραφική τοποθεσία ή επιχειρηματικούς τομείς. Εάν τα φύλλα υπολογισμού είναι χωρισμένα, βεβαιωθείτε ότι η διάταξη και η μορφοποίηση είναι όσο το δυνατόν συνεπείς σε όλα τα φύλλα.
• Φύλλο ελέγχου σφαλμάτων: Αυτό το φύλλο περιέχει συνδέσμους προς όλους τους ελέγχους σφαλμάτων στο μοντέλο. Οι έλεγχοι σφαλμάτων θα πρέπει να εκτελούνται στην ενότητα υπολογισμών, αλλά μια σύνοψη όλων των ελέγχων σφαλμάτων σε μία τοποθεσία σημαίνει ότι μόλις το μοντέλο χρησιμοποιείται, οι διαμορφωτές μπορούν να ελέγξουν γρήγορα εάν έχει ενεργοποιηθεί κάποιος από τους ελέγχους σφαλμάτων.