Κοινή χρήση ACT! 2005 και Βιβλία διευθύνσεων του Outlook

Μια κοινή παρανόηση μεταξύ των πιθανών ACT! χρήστες είναι ότι δεν χρειάζονται ACT! επειδή χρησιμοποιούν το Outlook. Μπορεί να χαμογελάσετε με αυτήν την πρόταση αν συνειδητοποιήσετε ότι το Outlook είναι PIM (διαχειριστής προσωπικών πληροφοριών) ενώ το ACT! είναι ένας πραγματικός υπεύθυνος επικοινωνίας. Σκεφτείτε το ACT! ως Outlook για τα στεροειδή? δοκιμάστε να κάνετε μια συγχώνευση αλληλογραφίας, να προσαρμόσετε τα πεδία ή να συνδεθείτε σημειώσεις στο Outlook και θα καταλάβετε.

Ακόμα, κάποια ΔΡΑΣΗ! Οι χρήστες χρειάζονται να χρησιμοποιήσουν το Outlook για διάφορους λόγους:

• Η εταιρεία του χρησιμοποιεί αυτήν τη στιγμή το Outlook για τη διατήρηση του εταιρικού ημερολογίου.

• Μπορεί να χρησιμοποιήσει το Outlook για να παρακολουθεί προσωπικές διευθύνσεις και πληροφορίες που δεν ανήκουν στο ACT!

Ευτυχώς, μπορείτε να διδάξετε ACT! και το Outlook για να μοιράζονται τα βιβλία διευθύνσεων και τα ημερολόγιά τους μεταξύ τους.

Όταν χρησιμοποιείτε και τα δύο ACT! και τα βιβλία διευθύνσεων του Outlook, πρέπει να γνωρίζετε πώς λειτουργεί η ενοποίηση:

• Μπορείτε να εισαγάγετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας του Outlook — συμπεριλαμβανομένων συναντήσεων, εργασιών, σημειώσεων και εγγραφών ημερολογίου — στο ACT!.

• Μπορείτε να δείτε όλες τις διευθύνσεις e-mail του ACT! στο Outlook.

• Μπορείτε να δείτε όλες τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στο ACT!.

• Δεν βλέπετε νέα στοιχεία επικοινωνίας του Outlook, συναντήσεις, εργασίες, σημειώσεις και εγγραφές ημερολογίου, εκτός εάν εισαγάγετε ξανά τα δεδομένα του Outlook.

Εισαγωγή του Outlook στο ACT!

ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! πολύ ωραία περιλαμβάνει το Outlook ως μία από τις επιλογές εισαγωγής του. Εξάλλου, περισσότεροι άνθρωποι αλλάζουν από το Outlook στο ACT! παρά από το ACT! στο Outlook. Εδώ είναι το μόνο που χρειάζεται να κάνετε για να εισαγάγετε τα δεδομένα του Outlook:

1. Από οποιαδήποτε ΠΡΑΞΗ! οθόνη, επιλέξτε Αρχείο –> Εισαγωγή.

Η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας της βάσης δεδομένων σας είναι καλή ιδέα πριν επιχειρήσετε να δοκιμάσετε κάτι τόσο δύσκολο όπως η εισαγωγή δεδομένων.

Ο Οδηγός εισαγωγής ανοίγει με μια όμορφη οθόνη υποδοχής την οποία μπορείτε να παρακάμψετε κάνοντας κλικ στο Επόμενο.

2. Επιλέξτε το Outlook ως τον τύπο δεδομένων που θέλετε να εισαγάγετε και κάντε κλικ στο Επόμενο.

3. Καθορίστε ότι θέλετε να εισαγάγετε εγγραφές επαφών και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Τα αρχεία επαφών σας περιλαμβάνουν τα καλά στοιχεία, όπως το όνομα, την εταιρεία, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το μέγεθος παπουτσιού του ατόμου.

4. Καθορίστε τις επιλογές εισαγωγής και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Ανοίγει η οθόνη Καθορισμός επιλογών εισαγωγής.

• Επαφές του Outlook: Εισάγει τις επαφές σας στο Outlook στο ACT!.

• Επαφές Exchange: Εισάγει τις επαφές σας Exchange στο ACT!. Χρησιμοποιήστε αυτήν την επιλογή μόνο εάν εργάζεστε για μια μεγάλη εταιρεία που μοιράζεται τις πληροφορίες του Outlook σε ένα δίκτυο.

• Ραντεβού και Καθήκοντα ως ACT! Δραστηριότητες: Μετατρέπει τις συναντήσεις και τις εργασίες σας στο Outlook σε ACT! δραστηριότητες.

• Σημειώσεις ως ACT! Σημειώσεις: Μετατρέπει τις σημειώσεις του Outlook σε ACT! Σημείωση.

• Εγγραφές ημερολογίου ως ACT! Σημειώσεις: Εισάγει τις καταχωρήσεις ημερολογίου του Outlook ως ACT! σημειώσεις.

5. Αντιστοιχίστε τα πεδία του Outlook σε ACT! πεδία και κάντε κλικ στο Επόμενο.

ΥΠΟΚΡΙΝΟΜΑΙ! έχει ήδη «μεταφράσει» τα υπάρχοντα πεδία του Outlook σε ACT! χωράφια. Για παράδειγμα, ο ταχυδρομικός κώδικας διεύθυνσης επιχείρησης του Outlook γίνεται πεδίο Ταχυδρομικός κώδικας του ACT!.

6. Κάντε κλικ στο Finish.

Διαμόρφωση του βιβλίου διευθύνσεων του Outlook ώστε να περιλαμβάνει το ACT!

Χρησιμοποιείτε το Outlook για το προσωπικό σας email; Μπορείτε να δείτε τις διευθύνσεις e-mail που είναι αποθηκευμένες στο Outlook από το ACT! και αντίστροφα. Αν και ΠΡΑΞΤΕ! εντοπίζει αυτόματα τα προεπιλεγμένα βιβλία διευθύνσεων του Outlook, το Outlook δεν είναι τόσο φωτεινό. πρέπει να πείτε στο Outlook πού να βρει το ACT σας! δεδομένα. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να το κάνετε:

1. Στο Outlook, επιλέξτε Εργαλεία –> Λογαριασμοί ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Ανοίγει ο Οδηγός λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

2. Επιλέξτε την επιλογή Προσθήκη νέου καταλόγου ή βιβλίου διευθύνσεων και κάντε κλικ στο Επόμενο.

3. Στο παράθυρο Κατάλογος ή Τύπος βιβλίου διευθύνσεων, επιλέξτε την επιλογή Πρόσθετα βιβλία διευθύνσεων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Επόμενο.

4. Επιλέξτε το ACT! Επιλογή Βιβλίου διευθύνσεων 2005 και κάντε κλικ στο Επόμενο.

Η πράξη! Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Address Book 2005. Μπορείτε να καθορίσετε τρεις ACT! βάσεις δεδομένων αν θέλετε.

5. Κάντε κλικ στο Browse για να εντοπίσετε και να επιλέξετε το ACT σας! βάσης δεδομένων στην ενότητα Πρώτο Βιβλίο Διευθύνσεων.

6. Εισαγάγετε το ACT σας! όνομα χρήστη και κωδικό πρόσβασης και κάντε κλικ στο OK.

Λαμβάνετε ένα μήνυμα που σας λέει να βγείτε από το Outlook και μετά να το ανοίξετε ξανά για να τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές σας. Ετσι. . .

7. Κλείστε το Outlook και ανοίξτε το ξανά, ώστε οι αλλαγές σας να τεθούν σε ισχύ.

Χρησιμοποιώντας το ACT! με το e-mail του Outlook

Αφού διαμορφώσετε το Outlook ώστε να παίζει όμορφα με το ACT!, μπορείτε να δημιουργήσετε ιστορικό που εμφανίζεται στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής στο ACT!. Μπορείτε να το κάνετε αυτό είτε για τα ληφθέντα μηνύματα είτε για τα μηνύματα που δημιουργείτε.

Δημιουργία ACT! ιστορικό από ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ελήφθη στο Outlook

Εάν θέλετε να επισυνάψετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook στην καρτέλα Ιστορικό μιας επαφής, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Στο Outlook, ανοίξτε το μήνυμα στο οποίο θέλετε να επισυνάψετε το ιστορικό.

2. Επιλέξτε μια επιλογή από το ACT! Αναπτυσσόμενη λίστα ιστορικού.

Μην δείτε το ACT! Επιλογή ιστορικού; Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή εργαλείων του Outlook και επιλέξτε ACT! Ιστορία.

3. Κάντε κλικ στο Επισύναψη σε ACT! Κουμπί(ες) επαφών 2005 στη γραμμή εργαλείων του Outlook.

Δεν είστε σίγουροι πώς φαίνεται το κουμπί; Θα πρέπει να υπάρχει ένα αόριστα γνωστό κουμπί στο δεξιό άκρο της γραμμής εργαλείων — είναι το γραφικό που σχετίζεται με το ACT!. Εάν έχετε προσθέσει περισσότερες από μία ΠΡΑΞΕΙΣ! βιβλίο διευθύνσεων στο Outlook, θα σας ζητηθεί να επιλέξετε τη βάση δεδομένων στην οποία είναι αποθηκευμένη η επαφή.

4. Επιλέξτε μια επαφή στο παράθυρο Επισύναψη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε επαφή και κάντε κλικ στο OK.

Ένας σύνδεσμος προς το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εμφανίζεται στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής.

Δημιουργία ACT! e-mail στο Outlook

Εάν βρίσκεστε στο Outlook και νιώθετε τη συντριπτική επιθυμία να στείλετε e-mail στο ACT σας! επαφές, μπορείτε να το κάνετε ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα στο Outlook.

2. Επιλέξτε μια επιλογή από το ACT! Αναπτυσσόμενη λίστα ιστορικού.

Μην δείτε το ACT! Επιλογή ιστορικού; Κάντε δεξί κλικ στη γραμμή εργαλείων του Outlook και επιλέξτε ACT! Ιστορία.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Προς στο νέο μήνυμα αλληλογραφίας.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονομάτων.

4. Επιλέξτε το όνομα του ACT σας! βάση δεδομένων από το Εμφάνιση ονομάτων από την περιοχή.

5. Επιλέξτε μια επαφή στην αναπτυσσόμενη λίστα Type Name ή Select from List.

Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, πληκτρολογήστε τα πρώτα δύο γράμματα του ονόματος του παραλήπτη που θέλετε.

6. Κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή και είστε έτοιμοι να ξεκινήσετε. Για άλλη μια φορά, μπορείτε να κάθεστε γύρω-γύρω κουνώντας τους αντίχειρές σας ενώ ΔΡΑΤΕ! σκλάβους μακριά, δημιουργώντας ένα ιστορικό του απεσταλμένου e-mail στην καρτέλα Ιστορικό της επαφής.

E-mail σε επαφές του Outlook στο ACT!

Αποστολή ACT! Το e-mail σε μία από τις επαφές σας στο Outlook είναι σχεδόν πολύ εύκολο. Το μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να ακολουθήσετε αυτά τα βήματα:

1. Δημιουργήστε ένα νέο ACT! μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάνοντας κλικ στο εικονίδιο E-Mail στη γραμμή πλοήγησης του ACT! και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στο Νέο.

Εμφανίζεται το νέο παράθυρο μηνύματος.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προς.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή παραληπτών, το οποίο μοιάζει πολύ με το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονομάτων.

3. Επιλέξτε Microsoft Outlook από την αναπτυσσόμενη λίστα Βιβλίο διευθύνσεων.

Τώρα βλέπετε μια λίστα με όλες τις επαφές σας στο Outlook. Για να επιταχύνετε τη διαδικασία, μπορείτε να εξετάσετε το ενδεχόμενο να πληκτρολογήσετε τα δύο πρώτα γράμματα του ονόματος του ατόμου στην αναπτυσσόμενη περιοχή Type In/Choose Name.

4. Επιλέξτε το επιθυμητό όνομα από τη λίστα και κάντε κλικ στο OK.