Το SharePoint Online, ένα από τα προϊόντα που συνοδεύουν το Office 365, παρέχει μια ενοποιημένη υποδομή στους οργανισμούς για κοινή χρήση εγγράφων όχι μόνο με συναδέλφους, αλλά και με εξωτερικούς συνεργάτες. Ένας κάτοχος συλλογής τοποθεσιών μπορεί να ενεργοποιήσει την εξωτερική κοινή χρήση και στη συνέχεια να προσκαλέσει εξωτερικούς χρήστες να συνεργαστούν σε ιστότοπους, λίστες και βιβλιοθήκες.
Για την αντιμετώπιση ζητημάτων ασφαλείας, η υποδομή έχει σχεδιαστεί έτσι ώστε οι εξωτερικοί χρήστες να έχουν πρόσβαση μόνο στους ιστότοπους στους οποίους είναι προσκεκλημένοι. Και το καλύτερο μέρος; Κάθε πελάτης του Office 365 θα λάβει 50 άδειες πρόσβασης εξωτερικού συνεργάτη (PAL) δωρεάν! Πρόσθετες άδειες PAL μπορούν να αγοραστούν με ελάχιστο κόστος.
Για να ενεργοποιήσετε την εξωτερική κοινή χρήση και να προσκαλέσετε συνεργάτες στον ιστότοπό σας, βεβαιωθείτε πρώτα ότι ο διαχειριστής του συστήματός σας έχει ενεργοποιήσει την εξωτερική κοινή χρήση για ολόκληρη τη μίσθωση του Office 365. Εάν είστε ο διαχειριστής του συστήματος, δείτε πώς να το κάνετε:
Στην πύλη Microsoft Online Services, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κάτω από το SharePoint Online.
Από το Κέντρο διαχείρισης, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση συλλογών τοποθεσιών.
Στον πίνακα εργαλείων του SharePoint Online Administration Center, κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις τοποθεσίας κάτω από τη γραμμή εργαλείων Συλλογές τοποθεσιών.
Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση εξωτερικών χρηστών και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση εξωτερικών χρηστών.
Επιλέξτε Να επιτρέπεται και μετά κάντε κλικ στην Αποθήκευση.
Αφού ενεργοποιηθεί η εξωτερική κοινή χρήση, μπορείτε να παραχωρήσετε πρόσβαση σε εξωτερικό χρήστη στον ιστότοπο της ομάδας σας ως εξής:
Στον ιστότοπο της ομάδας σας, κάντε κλικ στην επιλογή Ενέργειες ιστότοπου και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κοινή χρήση αυτού του ιστότοπου από το αναπτυσσόμενο μενού.
Εισαγάγετε τις διευθύνσεις e-mail των εξωτερικών χρηστών που θέλετε να προσκαλέσετε είτε ως επισκέπτης είτε ως μέλος.
Για την πρόσκληση μπορεί να χρησιμοποιηθεί οποιαδήποτε έγκυρη διεύθυνση e-mail. Ο εξωτερικός χρήστης, ωστόσο, χρειάζεται είτε λογαριασμό Hotmail είτε Windows Live για να συνδεθεί.
Εισαγάγετε το μήνυμά σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.
Όταν ο εξωτερικός χρήστης συνδεθεί με επιτυχία, δημιουργείται ένας λογαριασμός Office 365 και αυτός ο λογαριασμός γίνεται το όνομα εισόδου και τα διαπιστευτήρια του κωδικού πρόσβασης.