Κοινή χρήση δεδομένων στο Office 2003 με έξυπνες ετικέτες

Όταν πληκτρολογείτε δεδομένα σε Word, Excel ή PowerPoint, το Office 2003 μπορεί συχνά να αναγνωρίσει ποιος τύπος δεδομένων μπορεί να είναι, όπως ημερομηνία, αριθμός τηλεφώνου ή όνομα. Όταν το Office 2003 αναγνωρίζει συγκεκριμένους τύπους δεδομένων, μπορεί να τα αναγνωρίσει μέσα στο αρχείο σας με μια έξυπνη ετικέτα. Μια έξυπνη ετικέτα σάς δίνει μια επιλογή να κάνετε κάτι άλλο, όπως να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να ελέγξετε το ημερολόγιό σας.

Το Word, το Excel και το PowerPoint είναι τα μόνα προγράμματα του Office 2003 που προσφέρουν έξυπνες ετικέτες.

Ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση έξυπνων ετικετών

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε έξυπνες ετικέτες, πρέπει να τις ενεργοποιήσετε. Το Word παρέχει έξυπνες ετικέτες από προεπιλογή, αλλά μπορείτε να τις απενεργοποιήσετε. Ούτε το Excel ούτε το PowerPoint επιτρέπουν έξυπνες ετικέτες από προεπιλογή, επομένως πρέπει να τις ενεργοποιήσετε.

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις έξυπνες ετικέτες, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές αυτόματης διόρθωσης.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Αυτόματη Διόρθωση.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Έξυπνες ετικέτες.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Έξυπνες ετικέτες, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.

Εικόνα 1: Το πλαίσιο διαλόγου Έξυπνες ετικέτες σάς επιτρέπει να ενεργοποιείτε και να απενεργοποιείτε τις έξυπνες ετικέτες και να ορίζετε τον τύπο των έξυπνων ετικετών που θέλετε να χρησιμοποιήσετε.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Ετικέτα κειμένου με έξυπνες ετικέτες για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις έξυπνες ετικέτες.

Εάν εμφανιστεί ένα σημάδι επιλογής στο πλαίσιο ελέγχου Label text with smart tags, οι έξυπνες ετικέτες είναι ενεργοποιημένες. Εάν δεν εμφανίζεται κανένα σημάδι ελέγχου, οι έξυπνες ετικέτες απενεργοποιούνται.

4. Κάντε κλικ σε τυχόν πρόσθετα πλαίσια ελέγχου για να ορίσετε άλλους τύπους έξυπνων ετικετών, όπως το πλαίσιο ελέγχου Έξυπνη ετικέτα διεύθυνσης ή οικονομικού συμβόλου.

5. Κάντε κλικ στο OK.

Χρήση έξυπνων ετικετών

Όταν έχετε ενεργοποιήσει τις έξυπνες ετικέτες στο Word, το Excel ή το PowerPoint, το Office 2003 υπογραμμίζει αυτόματα με μωβ κάθε κείμενο που αναγνωρίζει ως έξυπνη ετικέτα, όπως μια ημερομηνία ή ένα όνομα. Για να χρησιμοποιήσετε μια έξυπνη ετικέτα, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Μετακινήστε το δείκτη του ποντικιού ή τον κέρσορα πάνω από το κείμενο της έξυπνης ετικέτας.

Εμφανίζεται το εικονίδιο έξυπνης ετικέτας.

2. Κάντε δεξί κλικ στο εικονίδιο της έξυπνης ετικέτας.

Εμφανίζεται ένα αναπτυσσόμενο μενού, που σας δείχνει τις διάφορες διαθέσιμες επιλογές, όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.

Εικόνα 2: Όταν κάνετε δεξί κλικ σε ένα εικονίδιο έξυπνης ετικέτας, μπορείτε να δείτε τι άλλο μπορείτε να κάνετε με τα δεδομένα της έξυπνης ετικέτας σας.

3. Κάντε κλικ σε μια επιλογή στο αναπτυσσόμενο μενού έξυπνης ετικέτας.

Ανάλογα με την ενέργεια που κάνετε, το Office 2003 μπορεί να ανοίξει ένα άλλο πρόγραμμα του Office 2003, όπως το Outlook, και να σας επιτρέψει να κάνετε κάτι άλλο με τα δεδομένα της έξυπνης ετικέτας σας, όπως να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.