Κοινή χρήση βιβλίων εργασίας Excel 2016 που είναι αποθηκευμένα στο OneDrive σας

Μπορείτε να μοιραστείτε οποιοδήποτε από τα βιβλία εργασίας του Excel 2016 μέσω του OneDrive στο Cloud. Για να κάνετε κοινή χρήση βιβλίων εργασίας του Excel 2016 από το OneDrive σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Ανοίξτε το αρχείο βιβλίου εργασίας που θέλετε να μοιραστείτε στο Excel 2016 και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στη δεξιά πλευρά της σειράς με την Κορδέλα.

Το Excel ανοίγει το παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση στη δεξιά πλευρά της περιοχής του φύλλου εργασίας.

Εάν δεν έχετε αποθηκεύσει ακόμα το βιβλίο εργασίας στο OneDrive σας, αυτό το παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση περιέχει ένα κουμπί Αποθήκευση στο Cloud που, όταν κάνετε κλικ, σας μεταφέρει στα παρασκήνια στην οθόνη Αποθήκευση ως, όπου μπορείτε να επιλέξετε το φάκελο του OneDrive όπου θέλετε να αποθηκευτεί.

Μόλις αποθηκευτεί το βιβλίο εργασίας στο Cloud, το παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση περιέχει την επιλεγμένη επιλογή Πρόσκληση ατόμων.

Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Πρόσκληση ατόμων και, στη συνέχεια, αρχίστε να πληκτρολογείτε τη διεύθυνση e-mail του πρώτου ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας.

Καθώς πληκτρολογείτε, το Excel αντιστοιχίζει τα γράμματα με τα ονόματα και τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε καταχωρίσει στο Βιβλίο διευθύνσεών σας. Όταν βρει πιθανές αντιστοιχίσεις, εμφανίζονται σε ένα αναπτυσσόμενο μενού και μπορείτε να επιλέξετε τη διεύθυνση e-mail του ατόμου κάνοντας κλικ στο όνομά του στη λίστα.

Για να βρείτε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη λίστα διευθύνσεών σας και να τις προσθέσετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση στο Βιβλίο διευθύνσεων για Επαφές (στα αριστερά του πλαισίου αναπτυσσόμενης λίστας Can Edit) και, στη συνέχεια, χρησιμοποιήστε τις επιλογές στη Διεύθυνση Βιβλίο: Πλαίσιο διαλόγου Καθολική λίστα διευθύνσεων. Για να μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας με πολλά άτομα, πληκτρολογήστε ένα ερωτηματικό ( ; ) μετά από κάθε διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσθέτετε σε αυτό το πλαίσιο κειμένου.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί Can Edit και επιλέξτε Can View από το μενού για να αποτρέψετε τα άτομα που προσκαλείτε να κάνουν αλλαγές στο βιβλίο εργασίας που μοιράζεστε.

Από προεπιλογή, το Excel 2016 επιτρέπει στα άτομα με τα οποία μοιράζεστε τα βιβλία εργασίας σας να κάνουν αλλαγές επεξεργασίας στο βιβλίο εργασίας που αποθηκεύονται αυτόματα στο OneDrive σας. Εάν θέλετε να περιορίσετε τους παραλήπτες σας να ελέγχουν τα δεδομένα σε μια έκδοση μόνο για ανάγνωση χωρίς να μπορείτε να κάνετε αλλαγές στο αρχείο, φροντίστε να αντικαταστήσετε την επιλογή Can Edit με Can View πριν κοινοποιήσετε το βιβλίο εργασίας.

(Προαιρετικό) Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Συμπερίληψη προσωπικού μηνύματος με την πρόσκληση και πληκτρολογήστε οποιοδήποτε προσωπικό μήνυμα που θέλετε να ενσωματώσετε ως μέρος του e-mail με τη γενική πρόσκληση για κοινή χρήση του αρχείου.

Από προεπιλογή, το Excel δημιουργεί μια γενική πρόσκληση.

(Προαιρετικό) Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Απαίτηση χρήστη για είσοδο πριν από την πρόσβαση στο έγγραφο, εάν θέλετε τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε το βιβλίο εργασίας να πρέπει να συνδεθούν σε έναν λογαριασμό Windows Live για να μπορέσουν να ανοίξουν το βιβλίο εργασίας.

Μην επιλέξετε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εκτός εάν δίνετε τα στοιχεία σύνδεσής σας στους παραλήπτες της πρόσκλησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και μην δίνετε αυτές τις πληροφορίες σύνδεσης σε οποιονδήποτε δεν ανήκει στον εσωτερικό σας κύκλο ή δεν είναι κάποιος που εμπιστεύεστε πλήρως.

Κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στο παράθυρο εργασιών Κοινή χρήση.

Μόλις κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί Κοινή χρήση, το Excel στέλνει με email την πρόσκληση για κοινή χρήση του βιβλίου εργασίας σε καθέναν από τους παραλήπτες που έχει εισαχθεί στο πλαίσιο κειμένου Τύπος Όνομα ή Διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Το πρόγραμμα προσθέτει επίσης τη διεύθυνση e-mail και την κατάσταση επεξεργασίας κάθε παραλήπτη (Can Edit ή Can View) στην ενότητα Shared With στο κάτω μέρος της οθόνης Share.

Όλα τα άτομα με τα οποία μοιράζεστε ένα βιβλίο εργασίας λαμβάνουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιέχει μια υπερ-σύνδεση προς το βιβλίο εργασίας στο OneDrive σας. Όταν ακολουθούν αυτόν τον σύνδεσμο (και πραγματοποιούν είσοδο στον ιστότοπο, εάν απαιτείται), ανοίγει ένα αντίγραφο του βιβλίου εργασίας σε μια νέα σελίδα στο προεπιλεγμένο πρόγραμμα περιήγησης ιστού χρησιμοποιώντας την εφαρμογή ιστού Excel Online. Εάν έχετε δώσει στον χρήστη άδεια να επεξεργαστεί το αρχείο, η εφαρμογή Ιστού περιέχει ένα αναπτυσσόμενο κουμπί Επεξεργασία βιβλίου εργασίας.

Όταν ο χρήστης κάνει κλικ σε αυτό το κουμπί στο Excel Online, έχει την επιλογή μεταξύ της επιλογής Επεξεργασία στο Excel ή Επεξεργασία στο Excel Online από το αναπτυσσόμενο μενού. Όταν ο χρήστης επιλέγει Επεξεργασία στο Excel, γίνεται λήψη του βιβλίου εργασίας και ανοίγει στην έκδοση του Excel. Όταν ο χρήστης επιλέγει Επεξεργασία στο Excel Online, το πρόγραμμα περιήγησης ανοίγει το βιβλίο εργασίας σε μια νέα έκδοση του Excel Online, που περιέχει τις καρτέλες Αρχική, Εισαγωγή, Δεδομένα, Αναθεώρηση και Προβολή, καθεμία με πιο περιορισμένο σύνολο επιλογών εντολών από το Excel 2016, το οποίο μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για την πραγματοποίηση τυχόν απαραίτητων αλλαγών και οι οποίες αποθηκεύονται αυτόματα στο βιβλίο εργασίας στο OneDrive όταν κλείνετε το Excel Online.