Η δυνατότητα ανάκτησης εγγράφων του Excel 2013

Το Excel 2013 προσφέρει μια δυνατότητα ανάκτησης εγγράφων που μπορεί να σας βοηθήσει σε περίπτωση κατάρρευσης του υπολογιστή λόγω διακοπής ρεύματος ή κάποιου είδους παγώματος ή τερματισμού λειτουργίας του λειτουργικού συστήματος. Η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης αποθηκεύει τα βιβλία εργασίας σας σε τακτά χρονικά διαστήματα. Σε περίπτωση σφάλματος του υπολογιστή, το Excel εμφανίζει ένα παράθυρο εργασιών ανάκτησης εγγράφων την επόμενη φορά που θα ξεκινήσετε το Excel μετά την επανεκκίνηση του υπολογιστή.

Όταν ξεκινάτε να χρησιμοποιείτε το Excel 2013 για πρώτη φορά, η δυνατότητα AutoRecover έχει ρυθμιστεί ώστε να αποθηκεύει αυτόματα τις αλλαγές στο βιβλίο εργασίας σας (με την προϋπόθεση ότι το αρχείο έχει ήδη αποθηκευτεί) κάθε δέκα λεπτά. Μπορείτε να συντομεύσετε ή να επιμηκύνετε αυτό το διάστημα όπως σας ταιριάζει. Επιλέξτε Αρχείο→Επιλογές→Αποθήκευση ή πατήστε Alt+FTS για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel με επιλεγμένη την καρτέλα Αποθήκευση.

Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά περιστροφής ή εισαγάγετε ένα νέο αυτόματο διάστημα αποθήκευσης στο πλαίσιο κειμένου Αποθήκευση πληροφοριών αυτόματης ανάκτησης κάθε 10 λεπτά πριν κάνετε κλικ στο OK.

Το παράθυρο εργασιών ανάκτησης εγγράφων εμφανίζει τις διαθέσιμες εκδόσεις των αρχείων του βιβλίου εργασίας που ήταν ανοιχτά τη στιγμή της διακοπής λειτουργίας του υπολογιστή. Προσδιορίζει την αρχική έκδοση του αρχείου βιβλίου εργασίας και πότε αποθηκεύτηκε, μαζί με την ανακτημένη έκδοση του αρχείου και πότε αποθηκεύτηκε.

Για να ανοίξετε την ανακτημένη έκδοση ενός βιβλίου εργασίας (για να δείτε πόση εργασία που περιέχει που δεν είχε αποθηκευτεί τη στιγμή της διακοπής λειτουργίας), τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την έκδοση AutoRecover. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί του αναπτυσσόμενου μενού και κάντε κλικ στο Άνοιγμα στο αναδυόμενο μενού του.

Αφού ανοίξετε την ανακτημένη έκδοση, μπορείτε (εάν επιλέξετε) να αποθηκεύσετε τις αλλαγές της κάνοντας κλικ στο κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης ή επιλέγοντας Αρχείο→Αποθήκευση.

Τότε έχετε αυτές τις επιλογές:

• Για να αποθηκεύσετε την ανακτημένη έκδοση ενός βιβλίου εργασίας χωρίς να μπείτε στον κόπο να το ανοίξετε πρώτα, τοποθετήστε το ποντίκι σας πάνω από την ανακτημένη έκδοση, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο κουμπί του και επιλέξτε την επιλογή Αποθήκευση ως στο αναδυόμενο μενού.

• Για να εγκαταλείψετε οριστικά την ανακτημένη έκδοση (μετά σας μόνο τα δεδομένα στην αρχική έκδοση), κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο στο κάτω μέρος του παραθύρου Εργασίας ανάκτησης εγγράφων. Όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο, εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου ειδοποίησης, δίνοντάς σας την ευκαιρία να διατηρήσετε τις ανακτημένες εκδόσεις του αρχείου για μελλοντική προβολή.

• Για να διατηρήσετε τα αρχεία για μελλοντική προβολή, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Yes (I Want to View these Files Later) πριν κάνετε κλικ στο OK.

• Για να διατηρήσετε μόνο τις αρχικές εκδόσεις των αρχείων που εμφανίζονται στο παράθυρο εργασιών, επιλέξτε το κουμπί επιλογής Όχι (Κατάργηση αυτών των αρχείων. Έχω αποθηκεύσει τα αρχεία που χρειάζομαι).

Η δυνατότητα αυτόματης ανάκτησης λειτουργεί μόνο σε βιβλία εργασίας του Excel που έχουν αποθηκευτεί τουλάχιστον μία φορά. Με άλλα λόγια, εάν δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας και δεν μπείτε στον κόπο να το αποθηκεύσετε και να το μετονομάσετε πριν αντιμετωπίσετε ένα σφάλμα υπολογιστή, η δυνατότητα AutoRecover δεν θα επαναφέρει κανένα μέρος του.

Για αυτόν τον λόγο, είναι πολύ σημαντικό να αποκτήσετε τη συνήθεια να αποθηκεύετε νέα βιβλία εργασίας με το κουμπί Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης πολύ λίγο μετά την έναρξη της εργασίας σε ένα φύλλο εργασίας. Ή μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αξιόπιστη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl+S.