Εφαρμογές βιβλιοθήκης στο SharePoint Online

Όταν χρειάζεστε έναν τρόπο να οργανώσετε τα αρχεία έτσι ώστε να είναι προσβάσιμα μέσω μιας τοποθεσίας του SharePoint, βρίσκετε μια επιλογή προκατασκευασμένη για τους πιο συνηθισμένους τύπους εφαρμογών βιβλιοθήκης στο SharePoint Online. Ρίξτε μια ματιά σε αυτές τις τυπικές εφαρμογές βιβλιοθήκης και τις σύντομες περιγραφές του τι κάνουν:

• Βιβλιοθήκη στοιχείων: Εδώ αποθηκεύετε στοιχεία πληροφοριών εκτός των εγγράφων — έτοιμες προς χρήση πληροφορίες με τη μορφή εικόνων, αρχείων ήχου, αρχείων βίντεο — για να τα κάνετε διαθέσιμα και να ρυθμίσετε τη χρήση τους.
• Βιβλιοθήκη σύνδεσης δεδομένων: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης είναι όπου μπορείτε να τοποθετήσετε και να μοιραστείτε αρχεία που καθορίζουν και περιγράφουν εξωτερικές συνδέσεις δεδομένων. Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε οι χρήστες σας να μπορούν να αντλούν δεδομένα από μια αποθήκη δεδομένων. Η δημιουργία μιας σύνδεσης με την αποθήκη δεδομένων και η σωστή λήψη όλων των ονομάτων διακομιστή, των ονομάτων χρήστη και των πληροφοριών σύνδεσης μπορεί να είναι κουραστική. Χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή Data Connection Library, ένας διαχειριστής θα μπορούσε να ρυθμίσει τις συνδέσεις και να τις αποθηκεύσει στη βιβλιοθήκη. Οι χρήστες θα χρησιμοποιούσαν απλώς τη σύνδεση με την αποθήκη δεδομένων όποτε θέλουν να αντλήσουν δεδομένα και να τα αναλύσουν.
• Βιβλιοθήκη εγγράφων: Εκτελείτε — και δημιουργείτε — πολλά από αυτά στο SharePoint. Τέτοιες εφαρμογές βιβλιοθήκης προορίζονται για την αποθήκευση εγγράφων, την οργάνωσή τους σε φακέλους, τον έλεγχο των εκδόσεων τους και τη ρύθμιση της χρήσης τους με ένα σύστημα check-in/check-out.
• Βιβλιοθήκη φορμών: Εδώ αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε ηλεκτρονικές εκδόσεις κενών επιχειρηματικών φορμών για καθημερινή τεκμηρίωση, όπως εντολές αγοράς και αναφορές κατάστασης. Για να δημιουργήσετε και να διατηρήσετε εφαρμογές βιβλιοθήκης αυτού του τύπου, χρειάζεστε ένα συμβατό πρόγραμμα επεξεργασίας XML. Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι η εφαρμογή βιβλιοθήκης φορμών είναι απλώς ένα μέρος για την αποθήκευση των δεδομένων που έχουν εισαχθεί στη φόρμα. Για να δημιουργήσετε την πραγματική φόρμα, χρειάζεστε το πρόγραμμα επεξεργασίας φόρμας συμβατό με XML.
• Βιβλιοθήκη εικόνων: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης προορίζεται για αποθήκευση και κοινή χρήση ψηφιακών εικόνων. Η διαφορά μεταξύ της Βιβλιοθήκης στοιχείων και της Βιβλιοθήκης εικόνων μπορεί να είναι λεπτή, επειδή και οι δύο αποθηκεύουν εικόνες. Η βασική διάκριση βρίσκεται στο όνομα. Η βιβλιοθήκη εικόνων έχει σχεδιαστεί ειδικά για την αποθήκευση εικόνων και η βιβλιοθήκη στοιχείων χρησιμοποιείται για την αποθήκευση εικόνων. Εάν σκεφτείτε μια εικόνα ως φωτογραφία και μια εικόνα σαν κάτι σαν λογότυπο ή γραφικό, οι διαφορές αρχίζουν να εμφανίζονται. Για παράδειγμα, οι εικόνες σε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη εικόνων εμφανίζουν μια εικόνα μικρογραφίας όταν εμφανίζονται στις αναζητήσεις, αλλά οι εικόνες σε μια βιβλιοθήκη εικόνων όχι.
• Βιβλιοθήκη εγγραφών: Αποθηκεύετε επαγγελματικά αρχεία σε αυτήν την εφαρμογή βιβλιοθήκης. Όταν δημιουργείτε μια εφαρμογή Βιβλιοθήκη εγγραφών, προσθέτετε κάποια λειτουργικότητα που επιτρέπει στο SharePoint να δημιουργεί χρονοδιαγράμματα διαχείρισης και διατήρησης εγγραφών. Αυτός ο τύπος λειτουργικότητας είναι σημαντικός όταν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι κάνετε τη δέουσα επιμέλειά σας για την παρακολούθηση των αρχείων της επιχείρησής σας, αφήνοντας το SharePoint να κάνει τη βαριά ανύψωση.
• Βιβλιοθήκη εγγράφων αναφοράς: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης χρησιμοποιείται για την αποθήκευση και διαχείριση εγγράφων αναφοράς. Αυτή η εφαρμογή βιβλιοθήκης είναι παρόμοια με τη βιβλιοθήκη αναφορών. ωστόσο, υπάρχουν κάποιες διαφορές. Εξερευνήστε τη Βιβλιοθήκη εγγράφων αναφορών και τις εφαρμογές Βιβλιοθήκη αναφορών για να δείτε ποια σας αρέσει περισσότερο και ποια ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες αναφορών σας.
• Βιβλιοθήκη αναφορών: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης είναι αφιερωμένος σε ιστοσελίδες και έγγραφα που παρακολουθούν την απόδοση (και άλλες τέτοιες μετρήσεις), την πρόοδο προς τους επιχειρηματικούς στόχους και άλλες πληροφορίες που χρησιμοποιούνται στην επιχειρηματική ευφυΐα.
• Γραμματοκιβώτιο ιστότοπου: Αυτός ο τύπος εφαρμογής βιβλιοθήκης είναι χρήσιμος για να διατηρείτε στενά συνδεδεμένα τα email και τα έγγραφά σας, επειδή αυτή η εφαρμογή συνδέει τον ιστότοπό σας με ένα γραμματοκιβώτιο Exchange. Αφού συνδεθείτε, μπορείτε να προβάλετε το email σας στο SharePoint και να προβάλετε τα έγγραφά σας στο Outlook.
• Βιβλιοθήκη σελίδων Wiki: Οι εφαρμογές βιβλιοθήκης αυτού του τύπου έχουν διασυνδεδεμένες ιστοσελίδες που περιέχουν περιεχόμενο, όπως κείμενο ή εικόνες και λειτουργικότητα με τη μορφή τμημάτων Ιστού, τα οποία μπορούν να επεξεργαστούν εύκολα πολλοί χρήστες.