Εύρεση εγγραφών στους πίνακες σας Access 2003

Όταν θέλετε να εντοπίσετε μια συγκεκριμένη εγγραφή, η δημιουργία ενός ερωτήματος είναι υπερβολική. Ευτυχώς, η Access 2003 έχει έναν γρήγορο τρόπο για να βρείτε ένα συγκεκριμένο τμήμα δεδομένων στους πίνακες και τις φόρμες του έργου σας: την εντολή Εύρεση.

Η Εύρεση είναι διαθέσιμη τόσο στη γραμμή εργαλείων όσο και μέσω του κύριου μενού. (Επιλέξτε Επεξεργασία –> Εύρεση. Οι άνθρωποι που είναι προσανατολισμένοι στο πληκτρολόγιο εκεί έξω μπορούν να πατήσουν Ctrl+F.) Η Access 2003 δεν ενδιαφέρεται με ποιον τρόπο ενεργοποιείτε την εντολή Εύρεση — λειτουργεί το ίδιο και από οποιαδήποτε λεωφόρο.

Αν και η εντολή Find είναι αρκετά εύκολη στη χρήση από μόνη της, γνωρίζοντας μερικά κόλπα την κάνει να κάνει το καλύτερο δυνατό. Αφού μάθετε τα βασικά στοιχεία Εύρεσης (που καλύπτονται στην επόμενη ενότητα), μπορείτε να ρυθμίσετε με ακρίβεια την εντολή Εύρεση χρησιμοποιώντας τις συμβουλές στην ενότητα που ονομάζεται "Συντονισμός αναζήτησης για ταχύτητα και ακρίβεια", αργότερα σε αυτό το άρθρο. Αυτή η ενότητα σάς δείχνει πώς να τροποποιείτε τις ρυθμίσεις Εύρεση για πιο λεπτομερείς αποστολές αναζήτησης.

Βρίσκοντας πρώτα τα πρώτα πράγματα (και τα επόμενα πράγματα μετά από αυτό)

Η χρήση της εντολής Εύρεση είναι μια απλή εργασία. Ετσι δουλευει:

1. Ανοίξτε τον πίνακα ή τη φόρμα που θέλετε να αναζητήσετε.

Ναι, η Εύρεση λειτουργεί τόσο σε προβολή φύλλου δεδομένων όσο και με φόρμες Access.

2. Κάντε κλικ στο πεδίο που θέλετε να αναζητήσετε.

Η εντολή Εύρεση αναζητά το τρέχον πεδίο σε όλες τις εγγραφές του πίνακα, επομένως βεβαιωθείτε ότι έχετε κάνει κλικ στο δεξί πεδίο πριν ξεκινήσετε τη διαδικασία Εύρεση. Η Access 2003 δεν ενδιαφέρεται για την εγγραφή που θα κάνετε κλικ — εφόσον πατήσετε το σωστό πεδίο, η Access είναι χαρούμενη. (Και είναι σημαντικό να διατηρείτε το λογισμικό σας ευχαριστημένο!)

3. Ξεκινήστε την εντολή Εύρεση κάνοντας κλικ στο κουμπί Εύρεση της γραμμής εργαλείων (αυτό με τα κιάλια επάνω) ή επιλέγοντας Επεξεργασία –> Εύρεση.

Το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση εμφανίζεται σε δράση.

4. Πληκτρολογήστε το κείμενο που αναζητάτε στο πλαίσιο Find What, όπως φαίνεται στην Εικόνα 1.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να ελέγξετε την ορθογραφία σας πριν ξεκινήσετε την αναζήτηση. Η πρόσβαση δεν είναι αρκετά φωτεινή για να καταλάβουμε ότι στην πραγματικότητα εννοείτε ήρωα όταν πληκτρολογείτε μηδέν.

Εικόνα 1: Το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση ετοιμάζεται να κάνει τα πράγματά του.

5. Κάντε κλικ στο Find Next για να ξεκινήσετε την αναζήτησή σας.

Προτού μπορέσετε να μετρήσετε σε ένα προς όγδοο, η εντολή Εύρεση παρακολουθεί την εγγραφή που θέλετε, μετακινεί τον κέρσορα εκεί και επισημαίνει το αντίστοιχο κείμενο. Εάν το Find δεν εντοπίσει τίποτα, ωστόσο, θρηνεί την αποτυχία του σε ένα μικρό παράθυρο διαλόγου.

6. Εάν το Find δεν βρήκε αυτό που ψάχνατε:

• ένα. Κάντε κλικ στο OK για να εξαφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου.

• β. Βεβαιωθείτε ότι κάνατε κλικ στο σωστό πεδίο και γράψατε τα πάντα σωστά στο πλαίσιο Εύρεση τι.

• Μπορεί επίσης να θέλετε να ελέγξετε τις ειδικές επιλογές Εύρεσης που καλύπτονται στην επόμενη ενότητα για να δείτε εάν μία από αυτές δυσκολεύει την αναζήτησή σας.

• γ. Κάντε ξανά κλικ στο Find Next.

Τι γίνεται αν η πρώτη εγγραφή που βρίσκει η Access δεν είναι αυτή που ψάχνετε; Ας υποθέσουμε ότι θέλετε τον δεύτερο, τον τρίτο ή τον δέκατο τέταρτο John Smith στον πίνακα; Κανένα πρόβλημα — γι' αυτό το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση έχει ένα κουμπί Εύρεση επόμενου. Συνεχίστε να κάνετε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου έως ότου η Access φτάσει στην εγγραφή που θέλετε ή σας πει ότι εγκαταλείπει την αναζήτηση.

Συντονισμός αναζήτησης για ταχύτητα και ακρίβεια

Μερικές φορές, δεν αρκεί απλώς η παροχή των πληροφοριών στο πλαίσιο Εύρεση τι. Είτε βρίσκετε πάρα πολλούς δίσκους είτε αυτοί που ταιριάζουν δεν είναι αυτοί που θέλετε. Ο καλύτερος τρόπος για να μειώσετε τον αριθμό των λανθασμένων αντιστοιχίσεων είναι να προσθέσετε περισσότερες λεπτομέρειες στην αναζήτησή σας.

Η ακριβής προσαρμογή κάνει και την καταδίωξη πιο γρήγορη.

Η Access προσφέρει πολλά εργαλεία για την τελειοποίηση ενός Find. Ανοίξτε το πλαίσιο διαλόγου Εύρεση και αντικατάσταση κάνοντας κλικ στο κουμπί Εύρεση στη γραμμή εργαλείων ή επιλέγοντας Επεξεργασία –> Εύρεση. Η ακόλουθη λίστα περιγράφει τον τρόπο χρήσης των διαφόρων επιλογών:

• Look In: Από προεπιλογή, η Access αναζητά αντιστοιχίσεις μόνο στο τρέχον πεδίο — σε όποιο πεδίο κάνατε κλικ πριν ξεκινήσετε την εντολή Εύρεση. Για να πείτε στην Access να πραγματοποιήσει αναζήτηση σε ολόκληρο τον πίνακα, αλλάξτε τη ρύθμιση Look In στην επιλογή Table , όπως φαίνεται στην Εικόνα 2.

Εικόνα 2: Για αναζήτηση σε ολόκληρο τον πίνακα, αλλάξτε τη ρύθμιση Look In.

• Ταίριασμα: Η Access κάνει μερικές ανόητες υποθέσεις και αυτή η ρύθμιση είναι ένα καλό παράδειγμα. Από προεπιλογή, το Match έχει οριστεί σε Ολόκληρο το πεδίο, το οποίο προϋποθέτει ότι θέλετε να βρείτε μόνο πεδία που ταιριάζουν πλήρως με το κείμενο αναζήτησής σας. Η ρύθμιση Whole Field σημαίνει ότι η αναζήτηση για Sam δεν βρίσκει πεδία που περιέχουν Samuel, Samantha ή Mosam. Όχι πολύ φωτεινό για ένα τόσο ακριβό πρόγραμμα, έτσι δεν είναι; Αλλάξτε αυτήν τη συμπεριφορά προσαρμόζοντας τη ρύθμιση Αντιστοίχισης σε Οποιοδήποτε μέρος του πεδίου, η οποία επιτρέπει την αντιστοίχιση οπουδήποτε σε ένα πεδίο (εύρεση τόσο του Samuel όσο και του νέου δείγματος προϊόντος), ή στο Start of Field, το οποίο αναγνωρίζει μόνο έναν αγώνα που ξεκινά από την αρχή του γηπέδου. Για να αλλάξετε αυτήν τη ρύθμιση, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πεδίο (βλ. Εικόνα 3) και, στη συνέχεια, κάντε την επιλογή σας από το αναπτυσσόμενο μενού που εμφανίζεται.

Εικόνα 3: Κοιτάξτε μέσα σε όλα αυτά τα μικρά πεδία χρησιμοποιώντας την επιλογή Ταίριασμα.

• Αναζήτηση: Εάν βρίσκετε πάρα πολλές αντιστοιχίσεις, δοκιμάστε να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε ένα συγκεκριμένο τμήμα του πίνακα με την επιλογή Αναζήτηση. Η Αναζήτηση λέει στην εντολή Εύρεση να κοιτάξει είτε

• Σε όλες τις εγγραφές στον πίνακα (η προεπιλεγμένη ρύθμιση)

• Πάνω ή Κάτω από την τρέχουσα εγγραφή

• Κάνοντας κλικ σε μια εγγραφή στα μισά του πίνακα και στη συνέχεια λέγοντας στην Access να κάνει αναζήτηση από εκεί κάτω, η αναζήτησή σας περιορίζεται στο κάτω μέρος του πίνακα.

• Συντονίστε τις ρυθμίσεις Αναζήτησης κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πλαίσιο Αναζήτηση και επιλέγοντας την κατάλληλη επιλογή από το αναπτυσσόμενο μενού.

• Match Case: Match Case απαιτεί ο όρος που αναζητάτε να είναι ακριβώς ο ίδιος με την τιμή που είναι αποθηκευμένη στη βάση δεδομένων, συμπεριλαμβανομένης της πεζογραφίας των χαρακτήρων. Με άλλα λόγια, εάν η βάση δεδομένων περιέχει το όνομα SmItH με περίεργα κεφαλαία, το Match Case βρίσκει αυτήν την τιμή μόνο εάν αναζητήσετε το όνομα χρησιμοποιώντας ακριβώς την ίδια περίεργη χρήση κεφαλαίων (σε αυτήν την περίπτωση, SmItH) . Το Match Case λειτουργεί πολύ καλά όταν αναζητάτε ονόματα στη βάση δεδομένων σας.

• Αναζήτηση πεδίων ως μορφοποιημένα: Αυτή η επιλογή δίνει εντολή στην Access να εξετάσει τη μορφοποιημένη έκδοση του πεδίου αντί για τα πραγματικά δεδομένα που πληκτρολογήσατε. Ο περιορισμός της αναζήτησης με αυτόν τον τρόπο είναι χρήσιμος κατά την αναζήτηση ημερομηνιών, αναγνωριστικών μονάδων τήρησης αποθεμάτων ή οποιουδήποτε άλλου πεδίου με αρκετά εξειδικευμένη μορφοποίηση. Ενεργοποιήστε τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα κάνοντας κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα του. Αυτή η ρύθμιση δεν λειτουργεί με Match Case, επομένως, εάν είναι επιλεγμένο Match Case, τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα εμφανίζονται αμυδρά. Σε αυτήν την περίπτωση, καταργήστε την επιλογή Match Case για να επαναφέρετε τα πεδία αναζήτησης ως μορφοποιημένα.

• Τις περισσότερες φορές, αυτή η επιλογή δεν κάνει μεγάλη διαφορά στη ζωή σας. Στην πραγματικότητα, η μόνη φορά που πιθανώς σας ενδιαφέρει αυτή η επιλογή Εύρεση είναι όταν (ή εάν) κάνετε αναζήτηση σε πολλά πεδία υψηλής μορφοποίησης.

Εάν η εντολή Εύρεση δεν λειτουργεί όπως νομίζετε ότι θα έπρεπε, ελέγξτε τις επιλογές στην προηγούμενη λίστα. Οι πιθανότητες είναι ότι μία ή περισσότερες από αυτές τις επιλογές δεν έχουν οριστεί σωστά!