Εύρεση αντικειμένων στους φακέλους του Outlook

Εάν χρειάζεται να εντοπίσετε ένα στοιχείο σε έναν φάκελο, το Outlook προσφέρει δύο εντολές Εύρεση: μια απλή εντολή Εύρεση στην οποία μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση μέσω της τυπικής γραμμής εργαλείων και μια εντολή Advanced Find που απαιτεί περισσότερη προσπάθεια, αλλά μπορεί να αποφέρει πιο απαιτητικά αποτελέσματα.

Ο φάκελος Επαφές προσφέρει ένα πολύ βολικό μέσο εύρεσης αδέσποτων στοιχείων επικοινωνίας. Στο πλαίσιο κειμένου Εύρεση επαφής (μπορείτε να το βρείτε στην Τυπική γραμμή εργαλείων), πληκτρολογήστε ένα όνομα ή μια διεύθυνση email και πατήστε Enter. Εάν το Outlook μπορεί να βρει το όνομα ή τη διεύθυνση email, θα δείτε τα στοιχεία επικοινωνίας του ατόμου.

Αναζήτηση στο παράθυρο Εύρεση

Σκέφτεστε «πόνος» αντί για «παράθυρο» όταν ακούτε ότι τα παράθυρα του Outlook αποτελούνται από πολλά παράθυρα — το παράθυρο περιήγησης, το παράθυρο ανάγνωσης και ούτω καθεξής; Σαν να μην πονάτε ήδη αρκετά, πραγματοποιείτε απλές αναζητήσεις στο παράθυρο Εύρεση. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να πραγματοποιήσετε μια απλή αναζήτηση στο παράθυρο Εύρεση:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση σε οποιοδήποτε παράθυρο.

Βλέπετε ένα παράθυρο Εύρεση.

2. Εάν χρειάζεται, πείτε στο Outlook ποιους φακέλους θα αναζητήσει ανοίγοντας το αναπτυσσόμενο μενού Αναζήτηση σε και κάνοντας μια επιλογή.

Επιλέξτε μία από τις επιλογές στο μενού ή επιλέξτε Επιλογή φακέλων και επιλέξτε ένα όνομα φακέλου στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή φακέλου(ων). Μπορείτε να αναζητήσετε περισσότερους από έναν φακέλους ανοίγοντας αυτό το παράθυρο διαλόγου και επιλέγοντας φακέλους.

Στις αναζητήσεις φακέλων αλληλογραφίας, το Outlook αναζητά το κείμενο στα μηνύματα, καθώς και το θέμα των μηνυμάτων. Εάν αυτό το είδος αναζήτησης παράγει πάρα πολλά μηνύματα για αναζήτηση, ανοίξτε το μενού Επιλογές στο παράθυρο Εύρεση και καταργήστε την επιλογή Αναζήτηση όλου του κειμένου σε κάθε μήνυμα. Με αυτόν τον τρόπο, το Outlook αναζητά μόνο το θέμα των μηνυμάτων και λιγότερα μηνύματα εμφανίζονται στα αποτελέσματα αναζήτησης.

3. Εισαγάγετε αυτό που αναζητάτε στο πλαίσιο κειμένου Αναζήτηση για.

4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση τώρα.

Εάν η αναζήτησή σας δεν αποφέρει καρπούς, κάντε κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση και ξεκινήστε από την αρχή ή ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές και επιλέξτε Σύνθετη εύρεση για να ξεκινήσετε μια σύνθετη αναζήτηση. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση ή στο κουμπί Κλείσιμο στο παράθυρο Εύρεση για να αφαιρέσετε το παράθυρο Εύρεση από την οθόνη.

Διεξαγωγή σύνθετης αναζήτησης

Εκτελέστε μια σύνθετη αναζήτηση όταν μια απλή αναζήτηση δεν κάνει τη δουλειά, θέλετε να κάνετε αναζήτηση χρησιμοποιώντας περισσότερα από ένα κριτήρια ή θέλετε να κάνετε αναζήτηση σε πολλούς διαφορετικούς φακέλους. Για να ξεκινήσετε μια σύνθετη αναζήτηση, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Πατήστε Ctrl+Shift+F ή κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση.

2. Ανοίξτε το μενού Επιλογές στο παράθυρο Εύρεση.

3. Επιλέξτε Advanced Find.

Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Advanced Find. Εάν έχετε μια επιτυχημένη αναζήτηση, τα στοιχεία που βρέθηκαν εμφανίζονται στο κάτω μέρος του πλαισίου διαλόγου. Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ για να ανοίξετε τα στοιχεία που βρέθηκαν στα αποτελέσματα αναζήτησης.

4. Στο αναπτυσσόμενο μενού Αναζήτηση για, επιλέξτε πού θέλετε να κάνετε αναζήτηση.

Εάν ο φάκελος που θέλετε να αναζητήσετε δεν εμφανίζεται στο μενού, κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και επιλέξτε αυτόν το φάκελο στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή φακέλου(ων).

5. Ορίστε επιλογές στις τρεις καρτέλες — Επαφές, Περισσότερες επιλογές και Για προχωρημένους — στο πλαίσιο διαλόγου.

Οι επιλογές που είναι διαθέσιμες εξαρτώνται από τον φάκελο που αναζητάτε.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση τώρα.

Το πλαίσιο διαλόγου Advanced Find προσφέρει εύχρηστες εντολές για την αντιμετώπιση στοιχείων αφού τα βρείτε. Επιλέξτε τα στοιχεία και επιλέξτε Επεξεργασία –> Μετακίνηση σε φάκελο για να μετακινήσετε τα στοιχεία σε νέο φάκελο. Επιλέξτε Επεξεργασία –> Διαγραφή για να διαγράψετε τα στοιχεία. Πληκτρολογήστε Ctrl+click ή Shift+click ή επιλέξτε Edit –> Select All, για να επιλέξετε όλα τα στοιχεία στο πλαίσιο διαλόγου Advanced Find.