Εργασία με λίστες διανομής στο Outlook

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια Λίστα διανομής στη λειτουργική μονάδα Επαφών του Outlook που περιλαμβάνει το όνομα περισσότερων του ενός ατόμων για τις φορές που στέλνετε ένα μήνυμα σε πολλά άτομα ταυτόχρονα. Μπορείτε επίσης να εκχωρήσετε κατηγορίες στις λίστες διανομής σας (όπως ακριβώς μπορείτε με μεμονωμένες επαφές) και μπορείτε να στείλετε μια λίστα διανομής σε άλλα άτομα ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ώστε να μπορούν να χρησιμοποιούν την ίδια λίστα που κάνετε εσείς εάν χρησιμοποιώντας επίσης το Outlook.

Δημιουργία λίστας διανομής

Η δημιουργία μιας λίστας διανομής είναι μια απλή υπόθεση για να δημιουργήσετε ένα όνομα για τη λίστα σας και να επιλέξετε από τη συλλογή ονομάτων που έχετε αποθηκεύσει στο σύστημά σας. Μια λίστα διανομής δεν παρακολουθεί αριθμούς τηλεφώνου και διευθύνσεις αλληλογραφίας, αλλά μόνο διευθύνσεις email.

Για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στη λειτουργική μονάδα Επαφών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Αρχείο –> Νέο –> Λίστα διανομής (ή πατήστε Ctrl+Shift+L).

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Λίστα διανομής.

2. Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε να εκχωρήσετε στη Λίστα διανομής σας.

Το όνομα που πληκτρολογείτε εμφανίζεται στο πλαίσιο κειμένου Όνομα.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή μελών.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή μελών, εμφανίζοντας μια λίστα με τα διαθέσιμα ονόματα στην αριστερή πλευρά και ένα κενό πλαίσιο στη δεξιά πλευρά.

4. Κάντε διπλό κλικ στο όνομα κάθε ατόμου που θέλετε να προσθέσετε στη Λίστα διανομής σας.

Κάθε όνομα στο οποίο κάνετε διπλό κλικ εμφανίζεται στη στήλη Προσθήκη στη λίστα διανομής στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου.

5. Όταν ολοκληρώσετε την επιλογή ονομάτων, κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογή μελών κλείνει.

6. Κάντε κλικ στο Save and Close (ή πατήστε Alt+S).

Το παράθυρο διαλόγου Λίστα διανομής κλείνει και η Λίστα διανομής εμφανίζεται στη λίστα των επαφών σας.

Όταν δημιουργείτε μια Λίστα διανομής, μπορεί επίσης να θέλετε να συμπεριλάβετε τις διευθύνσεις email των ατόμων που δεν περιλαμβάνονται στη λίστα επαφών σας ή σε οποιοδήποτε από τα άλλα βιβλία διευθύνσεών σας του Outlook. Για να προσθέσετε έναν τέτοιο ξένο χρήστη στη Λίστα διανομής σας, κάντε κλικ στην Προσθήκη νέου (αντί για Επιλογή μελών) στο Βήμα 4, παραπάνω. Εισαγάγετε το όνομα και τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να προσθέσετε στο παράθυρο διαλόγου Προσθήκη νέων μελών, κάντε κλικ στο OK και ακολουθήστε τα υπόλοιπα βήματα με τον ίδιο ακριβώς τρόπο.

Επεξεργασία λίστας διανομής

Οι άνθρωποι έρχονται και οι άνθρωποι πηγαίνουν στις λίστες διανομής, όπως κάνουν παντού αλλού. Ευτυχώς, μπορείτε να επεξεργαστείτε τις λίστες. Απλώς κάντε κλικ στο εικονίδιο Επαφές στο Παράθυρο πλοήγησης και κάντε διπλό κλικ στο όνομα μιας από τις Λίστες διανομής σας (οι καταχωρήσεις που εμφανίζουν ένα μικρό εικονίδιο με δύο κεφαλές στα δεξιά των ονομάτων τους). Όταν ανοίγετε μια καταχώρηση Λίστας διανομής, βλέπετε την ίδια οθόνη που είδατε όταν δημιουργήσατε για πρώτη φορά τη λίστα. Εδώ, έχετε μερικές χρήσιμες επιλογές:

• Για να αφαιρέσετε ένα μέλος από τη λίστα: Κάντε κλικ σε αυτό το όνομα και κάντε κλικ στο κουμπί Κατάργηση.

• Για να επιλέξετε ένα νέο μέλος από τα ονόματα που υπάρχουν ήδη στη λίστα επαφών ή στη λίστα καθολικών διευθύνσεων: Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή μελών και ακολουθήστε την ίδια ρουτίνα που χρησιμοποιείτε όταν δημιουργείτε μια λίστα.

• Για να προσθέσετε ένα άτομο του οποίου η διεύθυνση email δεν αναφέρεται σε κανένα από τα βιβλία διευθύνσεών σας: Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη νέου, συμπληρώστε το όνομα και τη διεύθυνση email του ατόμου και κάντε κλικ στο OK.

Χρήση λίστας διανομής

Οι λίστες διανομής εμφανίζονται ως στοιχεία στη λίστα επαφών σας μαζί με τα ονόματα των ατόμων — έτσι (όπως πιθανότατα μπορείτε να μαντέψετε) μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια λίστα διανομής για να απευθυνθείτε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως θα κάνατε με οποιαδήποτε επαφή. Δείτε πώς:

• Μπορείτε να σύρετε την κάρτα για μια λίστα διανομής στα Εισερχόμενά σας για να δημιουργήσετε ένα νέο μήνυμα email σε αυτήν τη λίστα.

• Μπορείτε να πληκτρολογήσετε το όνομα της Λίστας διανομής στη γραμμή Προς: ενός μηνύματος email και να κάνετε κλικ στο κουμπί Έλεγχος ονομάτων στη γραμμή εργαλείων.

Όταν το Outlook προσθέτει μια υπογράμμιση στο όνομα στο πλαίσιο Προς:, γνωρίζετε ότι το μήνυμά σας θα μεταβεί στα άτομα στη Λίστα διανομής σας.