Εργασία με βιβλία εργασίας του Excel: ταχυδακτυλουργία πολλών φύλλων του Excel

Πρέπει να κατανοήσετε πώς να εργάζεστε με περισσότερα από ένα φύλλα εργασίας του Excel σε ένα βιβλίο εργασίας, αλλά είναι επίσης σημαντικό να καταλάβετε γιατί θα θέλατε να κάνετε κάτι τόσο τρελό εξαρχής. Η πιο συνηθισμένη περίπτωση είναι, φυσικά, όταν έχετε μια δέσμη φύλλων Excel που σχετίζονται μεταξύ τους και, επομένως, ανήκουν φυσικά στο ίδιο βιβλίο εργασίας.

Για παράδειγμα, εξετάστε την περίπτωση της Mother Goose Enterprises με τις διάφορες εταιρείες της: Jack Sprat Diet Centers. Jack and Jill Trauma Center;, Mother Hubbard Dog Goodies; Rub-a-Dub-Dub υδρομασάζ και σπα. Georgie Porgie Pudding Pies; Επισκευή ρολογιού Hickory, Dickory, Dock. Little Bo Peep Pet Detectives? Simple Simon Pie Shoppes? και Jack Be Nimble Candlesticks. Για να παρακολουθείτε τις ετήσιες πωλήσεις για όλες αυτές τις εταιρείες, θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα βιβλίο εργασίας του Excel που να περιέχει ένα φύλλο εργασίας για καθεμία από τις εννέα διαφορετικές εταιρείες.

Διατηρώντας τα στοιχεία πωλήσεων για κάθε εταιρεία σε διαφορετικό φύλλο του ίδιου βιβλίου εργασίας του Excel, κερδίζετε όλα τα ακόλουθα οφέλη:

• Μπορείτε να εισαγάγετε τα απαραίτητα σε όλα τα φύλλα εργασίας πωλήσεων (αν επιλέξετε αυτές τις καρτέλες φύλλου) απλώς πληκτρολογώντας το μία φορά στο πρώτο φύλλο εργασίας.
• Για να σας βοηθήσουμε να δημιουργήσετε το φύλλο εργασίας για τις πωλήσεις της πρώτης εταιρείας, μπορείτε να επισυνάψετε μακροεντολές στο τρέχον βιβλίο εργασίας, ώστε να είναι άμεσα διαθέσιμες όταν δημιουργείτε τα φύλλα εργασίας για τις άλλες εταιρείες. (Η μακροεντολή είναι μια ακολουθία από συχνά, επαναλαμβανόμενες εργασίες και υπολογισμούς που καταγράφετε για εύκολη αναπαραγωγή.)
• Μπορείτε να συγκρίνετε γρήγορα τις πωλήσεις μιας εταιρείας με τις πωλήσεις μιας άλλης.
• Μπορείτε να εκτυπώσετε όλες τις πληροφορίες πωλήσεων για κάθε εταιρεία ως ενιαία αναφορά σε μία λειτουργία εκτύπωσης.
• Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε γραφήματα που συγκρίνουν συγκεκριμένα δεδομένα πωλήσεων από διαφορετικά φύλλα εργασίας.
• Μπορείτε εύκολα να δημιουργήσετε ένα συνοπτικό φύλλο εργασίας με τύπους που συνοψίζουν τις τριμηνιαίες και ετήσιες πωλήσεις και για τις εννέα εταιρείες.

Εργασία με νέα φύλλα Excel σε ένα βιβλίο εργασίας

Κάθε κενό βιβλίο εργασίας του Excel που ανοίγετε περιέχει ένα μόνο φύλλο εργασίας με το πεζό όνομα, Φύλλο1. Για να προσθέσετε περισσότερα φύλλα στο βιβλίο εργασίας σας, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί Νέο φύλλο στη γραμμή κατάστασης (αυτό με το σύμβολο συν σε κύκλο). Σε κάθε φύλλο εργασίας που προσθέτετε με το κουμπί εντολής Νέο φύλλο εκχωρείται ένα γενικό όνομα φύλλου με προσαρτημένο τον επόμενο διαθέσιμο αριθμό, επομένως εάν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί δύο φορές σε ένα νέο βιβλίο εργασίας που περιέχει μόνο το Φύλλο1, το Excel προσθέτει το Φύλλο2 και το Φύλλο3. Αυτά τα ονόματα φύλλων εργασίας εμφανίζονται στις καρτέλες στο κάτω μέρος του παραθύρου του βιβλίου εργασίας.

Για να μεταβείτε από το ένα φύλλο εργασίας του Excel σε ένα άλλο, απλώς κάντε κλικ στην καρτέλα που περιέχει το όνομα του φύλλου που θέλετε να δείτε. Στη συνέχεια, το Excel φέρνει αυτό το φύλλο εργασίας στην κορυφή της στοίβας, εμφανίζοντας τις πληροφορίες του στο τρέχον παράθυρο του βιβλίου εργασίας. Μπορείτε πάντα να καταλάβετε ποιο φύλλο εργασίας είναι τρέχον, επειδή το όνομά του είναι με έντονους τύπους στην καρτέλα και η καρτέλα του εμφανίζεται ως επέκταση του τρέχοντος φύλλου εργασίας με μια έντονη γραμμή που εμφανίζεται κατά μήκος της κάτω άκρης.

Το μόνο πρόβλημα με τη μετακίνηση σε ένα νέο φύλλο Excel κάνοντας κλικ στην καρτέλα του φύλλου παρουσιάζεται όταν προσθέτετε τόσα πολλά φύλλα εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας που δεν είναι ορατές όλες οι καρτέλες φύλλων ανά πάσα στιγμή και η καρτέλα φύλλου που θέλετε να κάνετε κλικ δεν είναι ορατή στο το βιβλίο εργασίας που υποδεικνύεται στη γραμμή κατάστασης με μια έλλειψη (τρεις τελείες στη σειρά) που εμφανίζεται αμέσως μετά την τελευταία ορατή καρτέλα του φύλλου.

Για να αντιμετωπίσετε το πρόβλημα ότι δεν είναι ορατές όλες οι καρτέλες φύλλων, το Excel παρέχει δύο κουμπιά κύλισης καρτελών στη γραμμή κατάστασης πριν από την πρώτη καρτέλα φύλλου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να εμφανίσετε νέες καρτέλες φύλλων:

• Κάντε κλικ στο κουμπί κύλισης της καρτέλας Επόμενη (με το τρίγωνο προς τα δεξιά) για να εμφανιστεί η επόμενη αόρατη καρτέλα του φύλλου στα δεξιά. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για κύλιση πολλών καρτελών ταυτόχρονα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να εμφανίσετε την τελευταία ομάδα φύλλων, συμπεριλαμβανομένης της τελευταίας καρτέλας φύλλου.
• Κάντε κλικ στο κουμπί κύλισης Προηγούμενη καρτέλα (με το τρίγωνο προς τα αριστερά) για να εμφανιστεί η επόμενη αόρατη καρτέλα του φύλλου στα αριστερά. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για κύλιση πολλών καρτελών ταυτόχρονα. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl όταν κάνετε κλικ σε αυτό το κουμπί για να εμφανίσετε την πρώτη ομάδα καρτελών φύλλων, συμπεριλαμβανομένης της πρώτης καρτέλας.
• Κάντε δεξί κλικ στο κουμπί κύλισης σε κάθε καρτέλα για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Ενεργοποίηση που εμφανίζει μια λίστα με όλα τα φύλλα εργασίας. Για να ενεργοποιήσετε ένα φύλλο εργασίας σε αυτήν τη λίστα, επιλέξτε το και μετά OK.

Κάντε δεξί κλικ σε ένα κουμπί κύλισης καρτέλας για να εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου Ενεργοποίηση με μια λίστα με όλα τα φύλλα εργασίας στο βιβλίο εργασίας σας.

Απλώς μην ξεχνάτε ότι η κύλιση της καρτέλας φύλλου στην προβολή δεν είναι το ίδιο πράγμα με την επιλογή της: Πρέπει ακόμα να κάνετε κλικ στην καρτέλα για το επιθυμητό φύλλο για να το φέρετε στο μπροστινό μέρος της στοίβας (ή να το επιλέξετε στο πλαίσιο διαλόγου Ενεργοποίηση ).

Για να διευκολύνετε την εύρεση της καρτέλας φύλλου που θέλετε να επιλέξετε χωρίς να χρειάζεται να κάνετε υπερβολική κύλιση καρτελών, σύρετε τη γραμμή διαχωρισμού της καρτέλας (τις τρεις κάθετες κουκκίδες που ακολουθούν αμέσως το κουμπί Νέο φύλλο) προς τα δεξιά. Κάνοντας αυτό αποκαλύπτονται περισσότερες καρτέλες φύλλων στη γραμμή κατάστασης, καθιστώντας κατά συνέπεια την οριζόντια γραμμή κύλισης μικρότερη. Εάν δεν σας ενδιαφέρει καθόλου η χρήση της οριζόντιας γραμμής κύλισης, μπορείτε να μεγιστοποιήσετε τον αριθμό των καρτελών φύλλων που προβάλλονται, εξαλείφοντας πραγματικά αυτήν τη γραμμή κύλισης. Για να το κάνετε αυτό, σύρετε τη γραμμή διαχωρισμού της καρτέλας προς τα δεξιά μέχρι να χτυπήσει πάνω στην κατακόρυφη διαχωριστική γραμμή.

Όταν θέλετε να επαναφέρετε την οριζόντια γραμμή κύλισης στο κανονικό της μήκος, μπορείτε είτε να σύρετε με μη αυτόματο τρόπο τη γραμμή διαχωρισμού καρτελών προς τα αριστερά ή απλώς να κάνετε διπλό κλικ σε αυτήν.

Μετάβαση από το ένα φύλλο Excel στο άλλο χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο

Μπορείτε να ξεχάσετε τα πάντα για τα κουμπιά κύλισης καρτελών και τις καρτέλες φύλλων και απλώς να πηγαίνετε πέρα ​​δώθε στα φύλλα ενός βιβλίου εργασίας με το πληκτρολόγιό σας. Για να μετακινηθείτε στο επόμενο φύλλο εργασίας ενός βιβλίου εργασίας, πατήστε Ctrl+PgDn. Για να μετακινηθείτε στο προηγούμενο φύλλο εργασίας ενός βιβλίου εργασίας, πατήστε Ctrl+PgUp. Το ωραίο με τη χρήση των συντομεύσεων πληκτρολογίου Ctrl+PgDn και Ctrl+PgUp είναι ότι λειτουργούν ανεξάρτητα από το αν εμφανίζεται η επόμενη ή η προηγούμενη καρτέλα φύλλου στο παράθυρο του Βιβλίου εργασίας!

Μαζική επεξεργασία φύλλων Excel

Κάθε φορά που κάνετε κλικ σε μια καρτέλα φύλλου, επιλέγετε αυτό το φύλλο εργασίας και το κάνετε ενεργό, επιτρέποντάς σας να κάνετε όποιες αλλαγές είναι απαραίτητες στα κελιά του. Ωστόσο, ενδέχεται να συναντήσετε φορές που θέλετε να επιλέξετε δέσμες φύλλων εργασίας, ώστε να μπορείτε να κάνετε τις ίδιες αλλαγές επεξεργασίας σε όλα ταυτόχρονα. Όταν επιλέγετε πολλά φύλλα εργασίας, οποιαδήποτε αλλαγή επεξεργασίας που κάνετε στο τρέχον φύλλο εργασίας — όπως η εισαγωγή πληροφοριών σε κελιά ή η διαγραφή στοιχείων από αυτά — επηρεάζει τα ίδια κελιά σε όλα τα επιλεγμένα φύλλα με τον ίδιο ακριβώς τρόπο.

Ας υποθέσουμε ότι πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο βιβλίο εργασίας με τρία φύλλα εργασίας που περιέχουν τα ονόματα των μηνών στη σειρά 3 που ξεκινούν στη στήλη Β. Πριν εισαγάγετε τον Ιανουάριο στο κελί B3 και χρησιμοποιήσετε τη λαβή Αυτόματης Συμπλήρωσης για να συμπληρώσετε τους 11 μήνες στη σειρά 3, επιλέξτε και τα τρία φύλλα εργασίας (Φύλλο1, Φύλλο2 και Φύλλο3, για χάρη του επιχειρήματος). Όταν εισάγετε τα ονόματα των μηνών στην τρίτη σειρά του πρώτου φύλλου, το Excel θα εισαγάγει τα ονόματα των μηνών στη σειρά 3 και των τριών επιλεγμένων φύλλων εργασίας. (Πολύ γλαφυρό, ε;)

Ομοίως, ας υποθέσουμε ότι έχετε ένα άλλο βιβλίο εργασίας στο οποίο πρέπει να απαλλαγείτε από το Φύλλο2 και το Φύλλο3. Αντί να κάνετε κλικ στο Φύλλο2, να κάνετε κλικ στο Αρχική σελίδα → Διαγραφή → Διαγραφή φύλλου στην κορδέλα ή να πατήσετε Alt+HDS και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο Φύλλο3 και να επαναλάβετε την εντολή Διαγραφή φύλλου, επιλέξτε και τα δύο φύλλα εργασίας και, στη συνέχεια, αφαιρέστε τα από την ύπαρξη τους κάνοντας κλικ στο Αρχική σελίδα → Διαγραφή → Διαγραφή φύλλου στην κορδέλα ή πατώντας Alt+HDS.

Για να επιλέξετε μια δέσμη φύλλων εργασίας σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, έχετε τις ακόλουθες επιλογές:

• Για να επιλέξετε μια ομάδα γειτονικών φύλλων εργασίας, κάντε κλικ στην πρώτη καρτέλα φύλλου και, στη συνέχεια, κάντε κύλιση στις καρτέλες του φύλλου μέχρι να δείτε την καρτέλα του τελευταίου φύλλου εργασίας που θέλετε να επιλέξετε. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Shift ενώ κάνετε κλικ στην τελευταία καρτέλα του φύλλου για να επιλέξετε όλες τις ενδιάμεσες καρτέλες — η παλιά μέθοδος Shift-κλικ που εφαρμόζεται στις καρτέλες του φύλλου εργασίας.
• Για να επιλέξετε μια ομάδα μη γειτονικών φύλλων εργασίας, κάντε κλικ στην πρώτη καρτέλα φύλλου και, στη συνέχεια, κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl ενώ κάνετε κλικ στις καρτέλες των άλλων φύλλων που θέλετε να επιλέξετε.
• Για να επιλέξετε όλα τα φύλλα στο βιβλίο εργασίας, κάντε δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου εργασίας που θέλετε να είναι ενεργό και επιλέξτε Επιλογή όλων των φύλλων από το μενού συντόμευσης που εμφανίζεται.

Το Excel σάς εμφανίζει φύλλα εργασίας που επιλέγετε κάνοντας λευκές τις καρτέλες των φύλλων τους (αν και μόνο το όνομα της καρτέλας του ενεργού φύλλου εμφανίζεται με έντονη γραφή) και εμφανίζοντας το [Group] μετά το όνομα αρχείου του βιβλίου εργασίας στη γραμμή τίτλου του παραθύρου του Excel.

Για να καταργήσετε την επιλογή της ομάδας των φύλλων εργασίας όταν ολοκληρώσετε την ομαδική επεξεργασία, απλώς κάνετε κλικ σε μια μη επιλεγμένη (δηλαδή γκριζαρισμένη) καρτέλα φύλλου εργασίας. Μπορείτε επίσης να καταργήσετε την επιλογή όλων των επιλεγμένων φύλλων εργασίας εκτός από αυτό που θέλετε να είναι ενεργό κάνοντας δεξί κλικ στην καρτέλα του φύλλου που θέλετε να εμφανίζεται στο παράθυρο Βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, κάνοντας κλικ στην Κατάργηση ομαδοποίησης φύλλων στο μενού συντόμευσης.