Εάν έχετε ήδη δημιουργήσει ένα έγγραφο που θέλετε να στείλετε μέσω e-mail, δεν χρειάζεται να πληκτρολογήσετε ξανά το έγγραφο σε ένα μήνυμα. απλώς στείλτε το έγγραφο ως συνημμένο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να επισυνάψετε οποιοδήποτε είδος αρχείου — έγγραφα επεξεργασίας κειμένου, υπολογιστικά φύλλα, παρουσιάσεις από προγράμματα όπως το PowerPoint και ούτω καθεξής. Μπορείτε ακόμη να στείλετε φωτογραφίες ή μουσική. Οποιοδήποτε είδος αρχείου μπορεί να σταλεί ως συνημμένο.
Ο ευκολότερος τρόπος για να στείλετε ένα αρχείο από ένα πρόγραμμα του Microsoft Office (όπως το Microsoft Word) είναι να ανοίξετε αυτό το αρχείο στο πρόγραμμα του Office και μετά να επιλέξετε Αρχείο –> Αποστολή σε.
Μπορείτε επίσης να στείλετε ένα συνημμένο αρχείο απευθείας από το Outlook ακολουθώντας αυτά τα βήματα:
1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+Shift+I).
Ανοίγει η οθόνη Εισερχόμενα, εμφανίζοντας την εισερχόμενη αλληλογραφία σας.
2. Επιλέξτε Αρχείο –> Νέο –> Μήνυμα αλληλογραφίας (ή πατήστε Ctrl+N).
Εμφανίζεται η φόρμα Νέου μηνύματος.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Επισύναψη αρχείου στην κορδέλα φόρμας μηνύματος.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αρχείου. Μοιάζει με το πλαίσιο διαλόγου που χρησιμοποιείτε για το άνοιγμα αρχείων στα περισσότερα προγράμματα των Windows και λειτουργεί όπως και το πλαίσιο διαλόγου που ανοίγει ένα αρχείο.
4. Στη λίστα αρχείων, κάντε κλικ στο όνομα του αρχείου που θέλετε να στείλετε.
Ένα εικονίδιο εμφανίζεται στο κείμενό σας, που αντιπροσωπεύει το αρχείο που επισυνάψατε στο μήνυμά σας.
5. Κάντε κλικ στο OK.
Η φόρμα μηνύματός σας περιέχει τώρα ένα εικονίδιο που έχει το ίδιο όνομα με το αρχείο που επιλέξατε — που σημαίνει ότι το αρχείο είναι συνημμένο. Όταν στέλνετε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα αντίγραφο του αρχείου που επιλέξατε πηγαίνει στον παραλήπτη σας.
6. Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας (εάν έχετε μήνυμα να στείλετε).
Μπορεί να μην έχετε μήνυμα. ίσως θέλετε να στείλετε μόνο το συνημμένο. Εάν αυτό που θέλετε να πείτε βρίσκεται στο συνημμένο, δεν πειράζει, αλλά να θυμάστε ότι τα περιεχόμενα ενός συνημμένου δεν εμφανίζονται στην οθόνη του παραλήπτη έως ότου αυτός ή αυτή κάνει διπλό κλικ για να ανοίξει το συνημμένο.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί Προς στη φόρμα μηνύματος.
Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονομάτων.
8. Επιλέξτε ένα όνομα από το Βιβλίο διευθύνσεών σας.
Εάν το όνομα του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε το μήνυμά σας δεν βρίσκεται στη λίστα, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Ακύρωση και να επιστρέψετε στη φόρμα μηνύματος. Στη συνέχεια, απλώς πληκτρολογήστε τη διεύθυνση e-mail του ατόμου στο πλαίσιο κειμένου Προς.
9. Κάντε κλικ στο κουμπί Προς στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογή ονομάτων.
Το όνομα του επιλεγμένου ατόμου εμφανίζεται στο πλαίσιο Παραλήπτες μηνυμάτων του πλαισίου διαλόγου Επιλογή ονομάτων.
10. Κάντε κλικ στο OK.
Το όνομα του επιλεγμένου ατόμου βρίσκεται τώρα στο πλαίσιο Προς του μηνύματος.
11. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Θέμα και πληκτρολογήστε ένα θέμα για το μήνυμά σας.
Ένα θέμα είναι προαιρετικό, αλλά αν θέλετε κάποιος να διαβάσει αυτό που στέλνετε, η συμπερίληψη ενός θέματος βοηθάει.
12. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.
Το μήνυμά σας και το συνημμένο του αποστέλλονται.
Ένας άλλος τρόπος για να στείλετε ένα συνημμένο είναι να βρείτε το αρχείο στον υπολογιστή σας επιλέγοντας Έναρξη –> Έγγραφα, κάνοντας δεξί κλικ στο αρχείο που θέλετε να επισυνάψετε και επιλέγοντας Αποστολή σε από το μενού συντόμευσης. Αυτή η μέθοδος σάς επιτρέπει να στέλνετε σχεδόν οτιδήποτε σε οποιονδήποτε.