Επισημάνετε τους κανόνες κελιών στους πίνακες εργαλείων και τις αναφορές του Excel

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη μορφοποίηση υπό όρους για να βελτιώσετε τις αναφορές και τους πίνακες εργαλείων στο Excel. Τα σενάρια μορφοποίησης στην κατηγορία Κανόνες επισήμανσης κελιών, που εμφανίζονται σε αυτό το σχήμα, σας επιτρέπουν να επισημάνετε εκείνα τα κελιά των οποίων οι τιμές πληρούν μια συγκεκριμένη συνθήκη.

Το πράγμα που πρέπει να θυμάστε σχετικά με αυτά τα σενάρια είναι ότι λειτουργούν πολύ σαν μια δήλωση ΑΝ ... ΤΟΤΕ ... ΑΛΛΟ. Δηλαδή, εάν πληρούται η συνθήκη, το κελί διαμορφώνεται και αν δεν πληρούται η συνθήκη, το κελί παραμένει ανέγγιχτο.

Τα σενάρια στην κατηγορία Κανόνες επισήμανσης κελιών είναι αρκετά αυτονόητα. Ακολουθεί μια ανάλυση για κάθε σενάριο:

• Μεγαλύτερο από: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου η τιμή είναι μεγαλύτερη από ένα καθορισμένο ποσό. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στο Excel να μορφοποιήσει εκείνα τα κελιά που περιέχουν τιμή μεγαλύτερη από 50.

• Less Than: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου η τιμή είναι μικρότερη από ένα καθορισμένο ποσό. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στο Excel να μορφοποιήσει εκείνα τα κελιά που περιέχουν τιμή μικρότερη από 100.

• Μεταξύ: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου η τιμή είναι μεταξύ δύο δεδομένων ποσών. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στο Excel να μορφοποιήσει εκείνα τα κελιά που περιέχουν μια τιμή μεταξύ 50 και 100.

• Equal to: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου η τιμή είναι ίση με ένα δεδομένο ποσό. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στο Excel να μορφοποιήσει εκείνα τα κελιά που περιέχουν μια τιμή που είναι ακριβώς 50.

• Κείμενο που περιέχει: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου τα περιεχόμενα περιέχουν οποιαδήποτε μορφή δεδομένου κειμένου που ορίζετε ως κριτήριο. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε στο Excel να μορφοποιήσει εκείνα τα κελιά που περιέχουν το κείμενο "North".

• A Date Occurring: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους ένα κελί του οποίου τα περιεχόμενα περιέχουν μια ημερομηνία που εμφανίζεται σε μια καθορισμένη περίοδο σε σχέση με τη σημερινή ημερομηνία. Για παράδειγμα, χθες, την προηγούμενη εβδομάδα, τον προηγούμενο μήνα, τον επόμενο μήνα, την επόμενη εβδομάδα και ούτω καθεξής.

• Διπλότυπες τιμές: Αυτό το σενάριο σάς επιτρέπει να μορφοποιήσετε υπό όρους και διπλότυπες τιμές και μοναδικές τιμές σε μια δεδομένη περιοχή κελιών. Αυτός ο κανόνας σχεδιάστηκε περισσότερο για εκκαθάριση δεδομένων παρά για ταμπλό, δίνοντάς σας τη δυνατότητα να προσδιορίζετε γρήγορα είτε διπλότυπα είτε μοναδικές τιμές στο σύνολο δεδομένων σας.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να δείτε ένα παράδειγμα για το πώς να εφαρμόσετε ένα από αυτά τα σενάρια. Σε αυτό το απλό παράδειγμα, επισημαίνετε όλες τις τιμές μεγαλύτερες από ένα συγκεκριμένο ποσό.

Ξεκινήστε επιλέγοντας το εύρος των κελιών στα οποία πρέπει να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση υπό όρους.

Επιλέξτε το σενάριο Greater Than που βρίσκεται στην κατηγορία Highlight Cells Rules που εμφανίζεται στην παρακάτω εικόνα.

Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου που φαίνεται σε αυτό το σχήμα. Σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, η ιδέα είναι να ορίσετε μια τιμή που θα ενεργοποιήσει τη μορφοποίηση υπό όρους.

Είτε πληκτρολογήστε την τιμή (400 σε αυτό το παράδειγμα) είτε αναφέρετε ένα κελί που περιέχει την τιμή ενεργοποίησης. Επίσης, σε αυτό το πλαίσιο διαλόγου, χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο πλαίσιο για να καθορίσετε τη μορφή που θέλετε να εφαρμοστεί.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αμέσως, το Excel εφαρμόζει τον κανόνα μορφοποίησης στα επιλεγμένα κελιά, όπως φαίνεται σε αυτό το σχήμα.

Το πλεονέκτημα ενός κανόνα μορφοποίησης υπό όρους είναι ότι το Excel επαναξιολογεί αυτόματα τον κανόνα κάθε φορά που αλλάζει ένα κελί (με την προϋπόθεση ότι το κελί έχει έναν κανόνα μορφοποίησης υπό όρους που εφαρμόζεται σε αυτό). Για παράδειγμα, εάν επρόκειτο να αλλάξετε οποιαδήποτε από τις χαμηλές τιμές σε 450, η μορφοποίηση για αυτήν την τιμή θα άλλαζε αυτόματα επειδή όλα τα κελιά του συνόλου δεδομένων έχουν τη μορφοποίηση που εφαρμόζεται σε αυτό.