Επιλογές ροής εργασίας έγκρισης περιεχομένου στο SharePoint 2010

Μπορείτε να ορίσετε επιλογές για το πώς θέλετε να λειτουργεί η ροή εργασίας Έγκριση στο SharePoint 2010 όταν συσχετίζετε τη ροή εργασίας με τη βιβλιοθήκη σας. Σκεφτείτε τη ροή εργασίας ως μια επιχειρηματική διαδικασία που αυτοματοποιείτε.

Ας υποθέσουμε ότι έχετε μια επιχειρηματική διαδικασία για την επανεξέταση και την έγκριση των συμβάσεων ακίνητης περιουσίας. Αυτή η διαδικασία μπορεί να περιλαμβάνει κάποιον που συντάσσει τη σύμβαση, στέλνει ένα αντίγραφο μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάποιον που το εξετάζει και στη συνέχεια το στέλνει με email σε κάποιον άλλο για έγκριση. Οι ροές εργασιών έγκρισης στο SharePoint 2010 παρέχουν όλες αυτές τις επιλογές, ώστε να μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη δρομολόγηση του εγγράφου από το άτομο που το συντάσσει στους ελέγχους και τους εγκρίοντες του εγγράφου.

Η ακόλουθη λίστα περιγράφει τις διαθέσιμες επιλογές για ροές εργασιών έγκρισης:

• Εγκρίοντες (Ανάθεση σε): Άτομα και ομάδες στα οποία θα ανατεθούν οι εργασίες Έγκρισης. Εάν έχετε πολλούς Εγκρίοντες, μπορείτε επίσης να καθορίσετε τη σειρά με την οποία θα τους εκχωρηθεί το στοιχείο. Η κατάσταση έγκρισης δεν αλλάζει από Εκκρεμότητα σε Εγκρίθηκε έως ότου όλοι οι εγκρίσεις εγκρίνουν το στοιχείο.

  Εκτός και αν έχετε ενεργοποιημένη την επιλογή Ακύρωση κατά την απόρριψη, εάν ένας Εγκριτής απορρίψει ένα στοιχείο, η έγκριση συνεχίζεται στον επόμενο Έγκριση και δεν ακυρώνεται όπως θα περίμενε κανείς.

• Εγκρίνοντες (παραγγελία): Καθορίζει εάν στους Εγκρίοντες θα ανατεθούν οι εργασίες Έγκρισης ταυτόχρονα ή εάν όταν ένα άτομο εγκρίνει, η εργασία θα ανατεθεί στο επόμενο άτομο κ.λπ.

  Ακολουθήστε το πρότυπο — τακτοποιήστε τους Εγκρίοντες με αύξουσα σειρά σπουδαιότητας, ώστε να μην ενοχλείτε τον διευθυντή μέχρι να το εγκρίνουν οι διευθυντές.

• Προσθήκη νέου σταδίου: Σας επιτρέπει να προσθέσετε ένα στάδιο στη διαδικασία έγκρισης. Μην παρασυρθείτε εδώ γιατί πρέπει να διαχειριστείτε όλα αυτά τα στάδια.

• Ανάπτυξη Ομάδων: Εάν επιλεγεί, εκχωρεί μια εργασία έγκρισης σε κάθε άτομο σε κάθε ομάδα εγκρίσεων, αντί να αναθέτει μια μεμονωμένη εργασία σε ολόκληρη την ομάδα. Εάν έχετε επίσης καθορίσει μια παραγγελία, όλοι οι Εγκρίοντες στην αναπτυγμένη ομάδα αντιμετωπίζονται ως ένας Έγκρισης και τους εκχωρείται η έγκριση όταν η ομάδα είναι.

• Μήνυμα ειδοποίησης: Το μήνυμα που αποστέλλεται σε κάθε μέλος κάθε ομάδας έγκρισης. Όλοι οι εγκριτές λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα ειδοποίησης.

• Ημερομηνία λήξης για όλες τις εργασίες: Ημερομηνία κατά την οποία όλες οι εργασίες που δεν έχουν ολοκληρωθεί θεωρούνται εκπρόθεσμες. αυτό παρακάμπτει τις τιμές Duration for Serial Tasks/Duration Units.

• Διάρκεια για σειριακές εργασίες: Ένας αριθμός που, με το πεδίο Μονάδες διάρκειας, καθορίζει πόσο χρόνο μπορεί να είναι ενεργή κάθε σειριακή εργασία προτού επισημανθεί ως Καθυστερημένη.

• Μονάδες Διάρκειας: Με την επιλογή Διάρκεια για σειριακές εργασίες, καθορίζει πόσο χρόνο μπορεί να είναι ενεργή μια σειριακή εργασία προτού επισημανθεί ως Καθυστερημένη.

• CC: Ειδοποιεί καθορισμένα άτομα όταν ξεκινά η ροή εργασίας, αλλά δεν τους αναθέτει εργασίες (εκτός εάν ανήκουν επίσης στην ομάδα Εγκρίσεων).

• Ακύρωση κατά την απόρριψη: Ακυρώνει ολόκληρη τη ροή εργασιών, εάν ένας εγκριτής επισημάνει το στοιχείο ως απόρριψη. Το στοιχείο μετακινείται στην κατάσταση Απορρίφθηκε και ο συντάκτης του στοιχείου ειδοποιείται.

  Σε κάθε περίπτωση, εάν έχει επιλεγεί η επιλογή Ακύρωση κατά την απόρριψη, όταν ένας εγκριτής απορρίπτει το στοιχείο, αυτό διακόπτει τη ροή εργασιών έγκρισης για αυτόν τον γύρο, έως ότου το αντικείμενο υποβληθεί ξανά. Καταχωρίστε τους πιο σκληρούς επικριτές ως παλαιότερους εγκρίοντες για να μειώσετε τον αριθμό των φορών που πρέπει να ζητήσετε έγκριση από κάποιον που την έχει ήδη δώσει.

• Cancel on Change: Ακυρώνει τη ροή εργασίας εάν το στοιχείο αλλάξει ενώ εκτελείται η ροή εργασίας.

  Εάν εργάζεστε σε έναν ρυθμιζόμενο κλάδο και ζητάτε έγκριση ελεγχόμενων ειδών, ενεργοποιήστε αυτήν την επιλογή.

• Ενεργοποίηση έγκρισης περιεχομένου: Για τα πιο αξιόπιστα αποτελέσματα, διαμορφώστε τη ροή εργασιών Έγκρισης προτού ενεργοποιήσετε την Έγκριση περιεχομένου.

Χρειάζεστε περισσότερες επιλογές; Μπορείτε να δημιουργήσετε τις δικές σας ροές εργασίας ή να προσαρμόσετε τις ροές εργασιών έγκρισης που παρέχονται από το SharePoint χρησιμοποιώντας το SharePoint Designer 2010 ή το Visual Studio 2010.