Επεξεργασία στο Word 2007: Παρακολούθηση αλλαγών και αναθεώρηση

Το γράψιμο είναι μια μοναχική τέχνη. . . δηλαδή μέχρι να εμφανιστούν οι συντάκτες. Θα κάνουν αναθεωρήσεις προσθέτοντας στην προσεκτικά γραμμένη εργασία σας, μετακινώντας πράγματα και διαγράφοντας κείμενο (ωχ!). Δεν υπάρχει τρόπος να προσδιορίσετε το αρχικό σας κείμενο από το τροποποιημένο κείμενο — εκτός εάν χρησιμοποιείτε το εργαλείο Track Changes του Word 2007.

Παρακολούθηση αλλαγών καθώς τις πραγματοποιείτε

Για να σημειώσετε τις αλλαγές στην οθόνη καθώς πραγματοποιούνται, απλώς ενεργοποιήστε τη δυνατότητα παρακολούθησης αναθεωρήσεων του Word: Κάντε κλικ στην καρτέλα Αναθεώρηση και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών. Η συντόμευση πληκτρολογίου είναι Ctrl+Shift+E.

Με ενεργοποιημένη την παρακολούθηση αναθεωρήσεων, ξεκινήστε απλώς την επεξεργασία του εγγράφου. Κάθε νέο κείμενο που προσθέτετε εμφανίζεται με κόκκινη υπογράμμιση. Το κείμενο που διαγράφετε έχει κόκκινο χρώμα με διαγράμμιση. (Αυτά δεν είναι στην πραγματικότητα χαρακτηριστικά κειμένου, αλλά μάλλον είναι το Word που σας δείχνει ποιο κείμενο έχει μπερδευτεί.

Για να απενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αναθεωρήσεων, κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών.

• Η μόνη ένδειξη ότι έχετε ενεργοποιήσει σωστά την παρακολούθηση αναθεωρήσεων είναι ότι το κουμπί Track Changes εμφανίζεται τονισμένο.

• Είναι σύνηθες οι χρήστες του Word που δεν είναι εξοικειωμένοι με την παρακολούθηση αναθεωρήσεων να απογοητεύονται με απροσδόκητο υπογραμμισμένο με κόκκινο κείμενο. Πρόκειται απλώς για παρακολούθηση αναθεωρήσεων, την οποία κάποιος έχει ενεργοποιήσει. Για να το απενεργοποιήσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών στην ομάδα Παρακολούθηση της καρτέλας Αναθεώρηση.

Επανεξέταση των αλλαγών

Είναι κατανοητό ότι θέλετε να ελέγχετε κάθε αλλαγή που γίνεται στο έγγραφό σας. Το Word κάνει την εργασία εύκολη, χάρη στις εντολές στην ομάδα Αλλαγές που βρίσκονται στην καρτέλα Αναθεώρηση. Δείτε πώς πάνε τα πράγματα:

1. Πατήστε Ctrl+Home για να ξεκινήσετε στο επάνω μέρος του εγγράφου.

Βεβαιωθείτε ότι κοιτάτε το συγκριτικό έγγραφο, όχι την αρχική ή την επεξεργασμένη έκδοση (ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα).

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο για να εντοπίσετε την επόμενη αλλαγή στο έγγραφό σας.

• Για να αποδεχτείτε την αλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Αποδοχή. Η αλλαγή εγκρίθηκε και θα μεταφερθείτε στο επόμενο κομμάτι τροποποιημένου κειμένου. Ή:

• Για να απορρίψετε την αλλαγή, κάντε κλικ στο κουμπί Απόρριψη. Η αλλαγή αφαιρείται από το έγγραφό σας και μεταφέρεστε στην επόμενη τοποθεσία όπου έχει τροποποιηθεί το κείμενο.

3. Αποθηκεύστε το τελικό έγγραφο.

Όταν βρείτε την τελευταία αλλαγή και τη διορθώσετε (ή όχι), ένα παράθυρο διαλόγου εξηγεί ότι η αναζήτησή σας έχει τελειώσει. Το έγγραφο έχει αναθεωρηθεί. Θα πρέπει τώρα να το αποθηκεύσετε στο δίσκο δίνοντάς του ένα νέο όνομα, ώστε να γνωρίζετε ότι είναι αποτέλεσμα συνδυασμένων προσπαθειών.

Εάν ακολουθήσετε αυτήν τη διαδικασία, αφαιρούνται όλα τα σημάδια αναθεώρησης από το έγγραφό σας. Ακολουθούν μερικά ακόμη σημεία που πρέπει να θυμάστε:

• Χρησιμοποιήστε τα κουμπιά X για να κλείσετε διάφορα παράθυρα εργασιών που είναι ανοιχτά για τη διαδικασία ελέγχου.

• Όταν βιάζεστε πραγματικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα αναπτυσσόμενα μενού κάτω από το κουμπί εντολής Αποδοχή ή Απόρριψη για να επιλέξετε είτε τις εντολές Αποδοχή όλων των αλλαγών στο έγγραφο είτε Απόρριψη όλων των αλλαγών στο έγγραφο, αντίστοιχα.

• Όταν κάνετε χαζομάρες, μπορείτε να επιλέξετε Επεξεργασία –> Αναίρεση, όπως μπορείτε να αναιρέσετε οποιοδήποτε άλλο boo-boo.

• Μπορείτε να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε σημάδι αναθεώρησης για να το αποδεχτείτε ή να το απορρίψετε.