Επεξεργασία εγγραφών σε πίνακα Excel 2007

Καθώς εργάζεστε με πίνακες του Excel 2007, θα βρείτε συχνά την ανάγκη να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε εγγραφές και να εκτελέσετε τακτική συντήρηση στον πίνακα. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τις εγγραφές με μη αυτόματο τρόπο στο φύλλο εργασίας ή να χρησιμοποιήσετε μια φόρμα δεδομένων για να κάνετε τις απαραίτητες αλλαγές.

Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων για να εντοπίσετε μια εγγραφή που θέλετε να αλλάξετε και στη συνέχεια να κάνετε τις αλλαγές στα συγκεκριμένα πεδία. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα δεδομένων για να βρείτε μια συγκεκριμένη εγγραφή που θέλετε να καταργήσετε και στη συνέχεια να τη διαγράψετε από τον πίνακα.

1 Κάντε κλικ στο κουμπί Φόρμα στη γραμμή εργαλείων Γρήγορης πρόσβασης για να ανοίξετε τη φόρμα δεδομένων.

Να θυμάστε ότι αυτό το κουμπί δεν περιλαμβάνεται στην κορδέλα του Excel 2007, αλλά μπορείτε να το προσθέσετε στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης χρησιμοποιώντας τις ρυθμίσεις Προσαρμογή στο πλαίσιο διαλόγου Επιλογές του Excel.

2Εντοπίστε την εγγραφή που θέλετε να επεξεργαστείτε εμφανίζοντάς την στη φόρμα δεδομένων.

Μπορείτε να κάνετε κύλιση στις εγγραφές ή να χρησιμοποιήσετε το κουμπί Κριτήρια για να κάνετε αναζήτηση με βάση τα κριτήρια που εισάγετε στα καθορισμένα πεδία.

3 Για να επεξεργαστείτε τα πεδία της τρέχουσας εγγραφής, μετακινηθείτε σε αυτό το πεδίο πατώντας Tab ή Shift+Tab και αντικαταστήστε την καταχώριση πληκτρολογώντας μια νέα.

Εναλλακτικά, πατήστε το πλήκτρο αριστερού βέλους ή το πλήκτρο δεξιού βέλους ή κάντε κλικ στον κέρσορα I-beam για να επανατοποθετήσετε το σημείο εισαγωγής και, στη συνέχεια, κάντε τις αλλαγές σας. Για να διαγράψετε ένα πεδίο, επιλέξτε το και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή.

4Εάν θέλετε να διαγράψετε ολόκληρη την εγγραφή από τον πίνακα, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή στη φόρμα δεδομένων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.

Λάβετε υπόψη ότι δεν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Αναίρεσης για να επαναφέρετε μια εγγραφή που αφαιρέσατε με το κουμπί Διαγραφή σε μια φόρμα δεδομένων. Ως προφύλαξη, αποθηκεύετε πάντα μια εφεδρική έκδοση του φύλλου εργασίας προτού ξεκινήσετε τη διαγραφή εγγραφών.

5 Κάντε κλικ στο Κλείσιμο για να κλείσετε τη φόρμα δεδομένων.

Voilá! Τα αρχεία επιμελήθηκαν!