Εξοπλισμός με το Outlook 2003

Το Outlook μπορεί να κάνει πολλά για εσάς χωρίς εξωτερική βοήθεια, αλλά μερικά καλά μελετημένα αξεσουάρ μπορούν να κάνουν τη ζωή σας ακόμα πιο εύκολη. Ορισμένα αξεσουάρ αντισταθμίζουν τις δυνατότητες που θα έπρεπε να έχει το Outlook. άλλα αξεσουάρ σάς βοηθούν να χρησιμοποιείτε δεδομένα του Outlook οπουδήποτε και οποτεδήποτε.

Οργανωτής παλάμης

Παρόλο που μπορείτε να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε δεδομένα σε μια στιγμή με το Outlook, μπορείτε να έχετε τις πιο σημαντικές πληροφορίες του Outlook στην τσέπη σας στη συσκευή μου Palm. Μπορείτε ακόμη και να διαβάσετε το email σας στο μετρό χρησιμοποιώντας το Palm organizer (κάτι που πιθανότατα δεν θα δοκιμάζατε με φορητό υπολογιστή).

Αρκετοί τύποι φορητών υπολογιστών κυκλοφορούν σήμερα στην αγορά. Αυτά τα προϊόντα περιλαμβάνουν τις συσκευές Palm, Handspring Treo, Sony Clie και ορισμένα τηλέφωνα της Kyocera και της Samsung. Ορισμένοι νέοι φορητοί υπολογιστές χρησιμοποιούν το σύστημα Pocket PC που κατασκευάζει η Microsoft. Ίσως πιστεύετε ότι το σύστημα Microsoft Pocket PC είναι πιο συμβατό με το Outlook, αλλά δεν είναι. Πολλοί άνθρωποι λένε με πεποίθηση ότι το Palm εξακολουθεί να προσφέρει καλύτερη αξία για τα χρήματα.

το γραφείο της Microsoft

Όταν κυκλοφόρησε για πρώτη φορά το Outlook, ήταν μέρος της σουίτας Microsoft Office 97. Τώρα που μπορείτε να αγοράσετε το Outlook ως αυτόνομο προϊόν (ή σε πακέτο με τον Internet Explorer), ενδέχεται να μην έχετε τα πλεονεκτήματα της συνδυασμένης χρήσης του Microsoft Office και του Outlook. Το Office σάς δίνει τη δυνατότητα να κάνετε κάθε είδους κόλπα με εξερχόμενα e-mail και γραφικά, ενώ το Outlook καθιστά εύκολη την ανταλλαγή της εργασίας που έχετε δημιουργήσει στο Office μέσω e-mail.

Ένας σαρωτής επαγγελματικών καρτών

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε διάφορες μάρκες σαρωτών επαγγελματικών καρτών για να αντιγράψετε στοιχεία επικοινωνίας στο Outlook από τις επαγγελματικές κάρτες που συλλέγετε σε συνέδρια και εμπορικές εκθέσεις. Φυσικά, μπορείτε να εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες χειροκίνητα, αλλά εάν συλλέγετε περισσότερες από μερικές δεκάδες κάρτες την εβδομάδα, ένας σαρωτής επαγγελματικών καρτών μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλή δουλειά.

Μια μεγάλη, αφαιρούμενη μονάδα δίσκου

Αναρωτηθείτε ποτέ, "Πώς μπορώ να δημιουργήσω αντίγραφα ασφαλείας των δεδομένων μου στο Outlook για φύλαξη;" Επειδή το αρχείο δεδομένων του Outlook είναι πολύ μεγάλο για να το αποθηκεύσετε σε μια δισκέτα, μπορεί να θέλετε μια συσκευή μεγάλης χωρητικότητας για την αποθήκευση των δεδομένων σας. Η μονάδα Iomega Zip κοστίζει περίπου εκατό δολάρια, συνδέεται στη θύρα USB ή του εκτυπωτή σας και σας προσφέρει πολύ χώρο.

Μπορείτε επίσης να εξετάσετε ένα πρόγραμμα εγγραφής CD για τη δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας των δεδομένων σας στο Outlook. Πολλοί νέοι υπολογιστές διαθέτουν ήδη εγκατεστημένη συσκευή εγγραφής CD, οπότε αν έχετε, επωφεληθείτε από αυτήν.

CopyTalk

Η εισαγωγή πληροφοριών στο Outlook είναι αρκετά εύκολη, αρκεί να βρίσκεστε κοντά σε έναν υπολογιστή. Εάν όχι, μια ακόμη πιο εύκολη μέθοδος είναι να πραγματοποιήσετε μια τηλεφωνική κλήση. Μια υπηρεσία που ονομάζεται CopyTalk σάς δίνει τη δυνατότητα να προσθέτετε συναντήσεις, εργασίες και στοιχεία επικοινωνίας — ακόμη και να στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — πραγματοποιώντας μια τηλεφωνική κλήση και λέγοντας στο σύστημά τους τι θέλετε να κάνετε. Με το CopyTalk, όποτε λειτουργεί το κινητό σας, μπορείτε επίσης. Μπορείτε να μάθετε περισσότερα στο CopyTalk.com , αλλά θυμηθείτε να απενεργοποιήσετε το τηλέφωνό σας στις ταινίες, εντάξει;

Διεύθυνση Grabber

Ο πιο γρήγορος τρόπος για να γεμίσετε το Βιβλίο διευθύνσεών σας είναι να καταγράψετε διευθύνσεις από το Διαδίκτυο χρησιμοποιώντας ένα προϊόν που ονομάζεται Address Grabber, το οποίο κοστίζει 49 $ από το eGrabber.com . Εάν έχετε εγκαταστήσει το Address Grabber στον υπολογιστή σας, απλώς επισημάνετε οποιαδήποτε διεύθυνση εμφανίζεται στην οθόνη — από μια ιστοσελίδα, ένα έγγραφο ή ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου — και η διεύθυνση ταξινομείται αυτόματα και μεταφέρεται στη λίστα επαφών του Outlook . Είναι μια υπέροχη εξοικονόμηση χρόνου.

Ζωογονώ

Το Quicken, το πιο δημοφιλές πρόγραμμα προσωπικής χρηματοδότησης στον κόσμο διαθέτει ένα βιβλίο διευθύνσεων που μπορείτε πλέον να συγχρονίσετε με τα ονόματα στη λίστα επαφών σας στο Outlook. Όταν προσθέτετε το Quicken στο Outlook, λαμβάνετε μια μοναδική πηγή πληροφοριών σχετικά με τα άτομα με τα οποία συνεργάζεστε, διευκολύνοντας την αποστολή μηνυμάτων, χρημάτων ή αλληλογραφίας.

Dymo LabelWriter

Οι άνθρωποι που σχεδίασαν το Outlook ενθουσιάστηκαν τόσο πολύ με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που ξέχασαν τελείως αυτό το παλιομοδίτικο σύστημα γραμματοσήμων και χαρτιού που ορισμένοι εξακολουθούν να προτιμούν (τι γραφικό!). Μόνο το Outlook μπορεί να αποθηκεύσει δισεκατομμύρια ταχυδρομικές διευθύνσεις, αλλά δεν κάνει πολύ καλή δουλειά όταν βάζει μια διεύθυνση σε έναν φάκελο. Το Dymo LabelWriter γεφυρώνει αυτό το χάσμα. Το LabelWriter εκτυπώνει οποιαδήποτε διεύθυνση από το Outlook σε μια βολική ετικέτα που μπορείτε να κολλήσετε σε μια συσκευασία ή φάκελο πιο γρήγορα από ό,τι μπορείτε να πείτε "Ταχυδρομική Υπηρεσία Ηνωμένων Πολιτειών".