Εξοικονόμηση χρόνου με το ενσωματωμένο φαξ στο Outlook 2003

Ο παλιός τρόπος αποστολής φαξ είναι να εκτυπώνετε τα έγγραφα και ένα εξώφυλλο, να τα ανακτάτε από τον εκτυπωτή, να πηγαίνετε στη συσκευή φαξ, να εισάγετε τα έγγραφα και μετά να τα στέλνετε. Ο χρόνος που χάνεται κατά τη διάρκεια αυτής της διαδικασίας μπορεί να κυμαίνεται μεταξύ τριών και δέκα λεπτών. Το Outlook 2003 απλοποιεί αυτή τη διαδικασία επειδή μπορείτε πλέον να στείλετε το φαξ απευθείας από τον υπολογιστή σας.

Ρύθμιση της κονσόλας φαξ της Microsoft

Για να στείλετε ένα φαξ απευθείας από τον υπολογιστή σας, πρέπει να έχετε εγκατεστημένη την κονσόλα Microsoft Fax. Για να δείτε εάν η κονσόλα είναι εγκατεστημένη, μεταβείτε στον Πίνακα Ελέγχου των Windows και στο φάκελο Printer and Faxes και αναζητήστε το εικονίδιο Fax. Εάν δείτε το εικονίδιο Φαξ, τότε είστε έτοιμοι να στέλνετε φαξ.

Εάν το εικονίδιο Φαξ δεν εμφανίζεται, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Έναρξη των Windows και επιλέξτε Πίνακας Ελέγχου, Εκτυπωτές και Φαξ.

Εμφανίζεται η λίστα Εκτυπωτές και συσκευές φαξ.

2. Επιλέξτε την εντολή Προσθήκη φαξ στο Printers Tasks.

3. Ακολουθήστε τον Οδηγό φαξ μέχρι το τέλος της εγκατάστασης.

Αποστολή φαξ

Με την εγκατάσταση της συσκευής κονσόλας φαξ, δεν χρειάζεται να εκτυπώσετε χαρτί και να πάτε στη συσκευή φαξ, χάνοντας χρόνο και ενέργεια στη διαδικασία. Εάν εργάζεστε με φορητό υπολογιστή, η κονσόλα φαξ σάς βοηθά να στείλετε ένα φαξ από το δωμάτιο του ξενοδοχείου σας ή από οποιοδήποτε άλλο μέρος. Απλώς συνδέστε την τηλεφωνική γραμμή και στείλτε.

Για να στείλετε φαξ:

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να στείλετε με φαξ.

2. Επιλέξτε Αρχείο, Εκτύπωση.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Εκτύπωση.

3. Από την αναπτυσσόμενη λίστα Όνομα, επιλέξτε ΦΑΞ.

Εάν το πρόγραμμα οδήγησης φαξ δεν εμφανίζεται, ανατρέξτε στην προηγούμενη ενότητα «Ρύθμιση της κονσόλας φαξ της Microsoft».

4. Κάντε κλικ στο OK.

Εμφανίζεται ο Οδηγός αποστολής φαξ.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Βιβλίο διευθύνσεων.

Εμφανίζεται το Βιβλίο διευθύνσεων του Outlook.

6. Κάντε διπλό κλικ στον αριθμό φαξ του παραλήπτη.

Ο αριθμός φαξ μεταφέρεται στον Οδηγό φαξ.

7. Κάντε κλικ στο Επόμενο.

8. Επιλέξτε και συμπληρώστε ένα εξώφυλλο και μετά κάντε κλικ στο Επόμενο.

9. Επιλέξτε εάν θέλετε να στείλετε το φαξ τώρα ή σε διαφορετική ώρα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το φαξ θα σταλεί, εξοικονομώντας χρόνο χωρίς εμπλοκή χαρτιού. Ανοίγει το πλαίσιο παρακολούθησης φαξ, εμφανίζοντας την κατάσταση της κλήσης.

Μπορείτε να διαβάσετε την πλήρη αναφορά των φαξ που αποστέλλονται και λαμβάνονται στην κονσόλα MS Fax. Μεταβείτε στον Πίνακα Ελέγχου των Windows, κάντε κλικ στο φάκελο Printers And Faxes και κάντε διπλό κλικ στο φάκελο Fax για να εμφανιστεί η κονσόλα Fax. Τώρα επιλέξτε τα Απεσταλμένα για να δείτε μια λίστα με απεσταλμένα φαξ.