Εξαγωγή πινάκων Access 2007 σε άλλες μορφές αρχείων

Ενώ κάθε αντικείμενο της Microsoft Access 2007 μπορεί να εξαχθεί, η εξαγωγή των δεδομένων σε έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε άλλο πρόγραμμα — όπως ένα υπολογιστικό φύλλο — είναι η πιο κοινή εργασία εξαγωγής. Η εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος περιλαμβάνει την αναδιοργάνωση των δεδομένων που περιέχει σε διαφορετική μορφή. Όπως και με την εισαγωγή, η Access μπορεί να μεταφράσει τα δεδομένα σε διάφορες μορφές αρχείων ανάλογα με τις ανάγκες σας.

Μορφές εξαγωγής

Η καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα αποκαλύπτει όλες τις μορφές αρχείων στις οποίες μπορεί να εξαχθεί το αντικείμενο. (Πρόσβαση στις εξαγωγές στις ίδιες μορφές που εισάγει. Πρόσβαση επίσης σε εξαγωγές σε PDF — αρχεία Adobe Acrobat — και Microsoft Word.)

Το κύριο πρόβλημα που πρέπει να προσέχετε κατά την εξαγωγή είναι η απώλεια δεδομένων. Ένας υπέροχος πίνακας Access δεν μεταφράζεται πάντα σε έναν υπέροχο πίνακα Paradox. Δεν μοιράζονται όλες οι βάσεις δεδομένων τους ίδιους κανόνες για

• Τύποι δεδομένων: Τύποι δεδομένων ειδικής πρόσβασης, όπως AutoNumber, Yes/No, Memo και OLE είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα προκαλέσουν προβλήματα σε άλλα προγράμματα. Μπορεί να χρειαστείτε κάποια δημιουργική επίλυση προβλημάτων για να κάνετε τα δεδομένα να λειτουργούν όπως ακριβώς θέλετε.

• Ονόματα πεδίων: Κάθε πρόγραμμα βάσης δεδομένων έχει το δικό του σύνολο κανόνων που διέπουν τα ονόματα πεδίων, όπως το μήκος και τους ειδικούς χαρακτήρες (όπως σύμβολο δολαρίου ή ποσοστού) που επιτρέπονται στο όνομα του πεδίου.

• Για να αποφύγετε προβλήματα με τα ονόματα των πεδίων κατά την εξαγωγή, διατηρήστε τα ονόματα των πεδίων σας σύντομα και χρησιμοποιήστε μόνο γράμματα και αριθμούς κατά την ονομασία των πεδίων Access. Εάν τα ονόματα πεδίων του πίνακα Access παραβιάζουν τους κανόνες του προγράμματος στο οποίο κάνετε εξαγωγή, η εξαγωγή δεν θα λειτουργήσει σωστά.

Να είστε έτοιμοι να αφιερώσετε χρόνο για να ρυθμίσετε την εξαγωγή, ώστε να λειτουργεί όπως θέλετε. Εάν αντιμετωπίζετε πρόβλημα κατά την εξαγωγή, συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση του λογισμικού στο οποίο κάνετε εξαγωγή για το όνομα του πεδίου και τους κανόνες τύπου δεδομένων .

Εξαγωγή δεδομένων πίνακα ή ερωτήματος

Τα βήματα για την εξαγωγή ενός πίνακα ή ενός ερωτήματος είναι απλά:

1. Με ανοιχτή τη βάση δεδομένων, κάντε κλικ στον πίνακα ή το ερώτημα που θέλετε να εξαγάγετε.

Το όνομα του πίνακα επισημαίνεται.

2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Εξωτερικά δεδομένα στην Κορδέλα.

Η ομάδα εργαλείων εξαγωγής εμφανίζεται στην κορδέλα:

• Οι κοινές εργασίες εξαγωγής έχουν τα δικά τους κουμπιά.

• Οι μορφές που χρησιμοποιούνται σπάνια συγκεντρώνονται στο κουμπί Περισσότερα.

3. Κάντε κλικ στο εργαλείο που ταιριάζει με το πρόγραμμα στο οποίο θα εξαγάγετε τα δεδομένα σας.

Εμφανίζεται ένα πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή προσαρμοσμένο στη μορφή της επιλογής σας.

4. Ακολουθήστε τα βήματα στο πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή για να ολοκληρώσετε την εξαγωγή.

Το πλαίσιο διαλόγου Εξαγωγή θα εμφανίσει τις επιλογές για τη μορφή του αρχείου εξαγωγής:

• Κάθε επιλογή θα ζητά ένα όνομα αρχείου (συμπεριλαμβανομένης της διαδρομής) για τα εξαγόμενα δεδομένα σας.

• Ορισμένες διαδικασίες εξαγωγής ρωτούν επίσης εάν θέλετε να ανοίξετε το νέο σας αρχείο μετά την ολοκλήρωση της εξαγωγής. Αυτό μπορεί να αποτρέψει μια απογοητευτική αναζήτηση μετά την αποθήκευση του αρχείου.

5. Επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Αποθήκευση βημάτων εξαγωγής εάν γνωρίζετε ότι θα κάνετε ξανά αυτήν την εξαγωγή.

Η Κορδέλα περιέχει ένα κουμπί που ονομάζεται Αποθηκευμένες εξαγωγές. Χρησιμοποιήστε το για να εξαγάγετε εύκολα έναν πίνακα ή ένα ερώτημα σε βάση ρουτίνας.