Ενεργοποίηση δυνατοτήτων ασφαλείας στο Outlook 2007

Λάβετε υπόψη την ασφάλεια όταν πρόκειται για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τις προσωπικές πληροφορίες του Outlook 2007. Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία, μπορεί να σας ζητηθεί από το νόμο να διατηρήσετε ορισμένα πρότυπα ασφάλειας σχετικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook που στέλνετε και λαμβάνετε.

Το Outlook 2007 περιλαμβάνει λειτουργίες που σας δίνουν τη δυνατότητα να κρατάτε μυστικά τα μυστικά σας, να διατηρείτε την ταυτότητά σας ασφαλή και να είστε σίγουροι ότι τα μηνύματα που λαμβάνετε προέρχονται πραγματικά από άτομα που φαίνεται ότι τα έχουν στείλει.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, χρειάζεται να προσθέσετε κάποιο μικρό πρόγραμμα στο Outlook για να ενεργοποιήσετε αυτές τις προηγμένες δυνατότητες ασφαλείας, αλλά αφού εγκαταστήσετε αυτές τις δυνατότητες, δεν χρειάζεται να ξανασχοληθείτε μαζί τους.

Λήψη ψηφιακής ταυτότητας

Οι ύπουλοι χάκερ μπορούν να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που φαίνεται να προέρχονται από κάποιον άλλο. Πώς μπορείτε λοιπόν να καταλάβετε εάν το μήνυμα προήλθε πράγματι από το άτομο που φαίνεται ότι το έστειλε; Φυσικά, εάν γνωρίζετε προσωπικά τον αποστολέα, μπορείτε απλώς να τον/την τηλεφωνήσετε για να επαληθεύσετε ότι αυτό που λάβατε είναι αυτό που έστειλε. Αλλά μπορείτε να ακολουθήσετε μια πιο γρήγορη προσέγγιση υψηλής τεχνολογίας χρησιμοποιώντας μια ψηφιακή υπογραφή — ένα μικροσκοπικό κομμάτι μυστικού κώδικα αναμεμειγμένο με το μήνυμά σας για να αποδείξετε τρία πράγματα:

• Ότι το μήνυμα προέρχεται πραγματικά από αυτόν που φαίνεται να το έχει στείλει.

• Ότι το άτομο που φαίνεται να έχει στείλει το μήνυμα είναι πραγματικά το άτομο που ισχυρίζεται ότι είναι.

• Ότι αυτός που έστειλε το μήνυμα το έστειλε επίτηδες. Είναι σαν να βάζεις την υπογραφή σου σε μια επιταγή. δείχνει ότι θέλετε πραγματικά να στείλετε ένα συγκεκριμένο μήνυμα.

Εάν θέλετε να επωφεληθείτε από τις δυνατότητες ασφαλείας του Outlook, πρέπει πρώτα να αποκτήσετε ένα ψηφιακό αναγνωριστικό.

Εάν εργάζεστε σε έναν μεγάλο οργανισμό, ο εργοδότης σας μπορεί να έχει λάβει ένα ψηφιακό αναγνωριστικό για εσάς — και οι γκουρού του τοπικού υπολογιστή σας μπορεί να έχουν εγκαταστήσει όλο το λογισμικό — οπότε μπορείτε να παραλείψετε αυτά τα βήματα.

Εάν θέλετε να αποκτήσετε ένα ψηφιακό αναγνωριστικό για δική σας χρήση, μπορείτε να αποκτήσετε ένα από μία από τις πολλές εταιρείες που εκδίδουν και διατηρούν υπηρεσίες Ψηφιακής Ταυτότητας. Απλώς ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία –> Κέντρο αξιοπιστίας.

Εμφανίζεται η οθόνη Trust Center.

2. Κάντε κλικ στις λέξεις E-mail Security.

Εμφανίζεται η σελίδα Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί με την ένδειξη Get a Digital ID.

Ανοίγει μια τοποθεσία Web, η οποία προσφέρει μια σειρά επιλογών για την απόκτηση Ψηφιακής Ταυτότητας.

Αρκετές εταιρείες προσφέρουν ψηφιακές ταυτότητες — άλλες δωρεάν, άλλες με χρέωση. Αφού επιλέξετε έναν πάροχο για την ψηφιακή σας ταυτότητα, συμπληρώνετε μια σειρά από φόρμες και επιλέγετε έναν κωδικό πρόσβασης για το αναγνωριστικό. Πρέπει επίσης να ανταλλάξετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον πάροχο ψηφιακής ταυτότητας. έτσι αποδεικνύεις ότι η διεύθυνση e-mail σου είναι πραγματικά δική σου.

Αποστολή μηνυμάτων με ψηφιακή υπογραφή

Αφού αποκτήσετε ένα ψηφιακό αναγνωριστικό, είναι απλό να στείλετε σε κάποιον ένα μήνυμα που περιέχει την ψηφιακή σας υπογραφή. Ένα μήνυμα με ψηφιακή υπογραφή κάνει περισσότερα από το να διαβεβαιώνει τον παραλήπτη σας ότι είστε πραγματικά ο εαυτός σας. Ας υποθέσουμε ότι θέλετε να στείλετε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα που μόνο ο παραλήπτης σας μπορεί να διαβάσει. Για να το κάνετε αυτό, πρέπει πρώτα να στείλετε τουλάχιστον ένα μήνυμα με ψηφιακή υπογραφή, ώστε το Outlook να καταγράψει λεπτομέρειες σχετικά με το ψηφιακό σας αναγνωριστικό.

Στείλτε ένα μήνυμα με ψηφιακή υπογραφή ακολουθώντας αυτά τα βήματα:

1. Κατά τη δημιουργία ενός μηνύματος, κάντε κλικ στην καρτέλα Επιλογές στο επάνω μέρος της οθόνης μηνυμάτων.

Εμφανίζεται η Κορδέλα Επιλογών.

2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο στα δεξιά της ενότητας Περισσότερες επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές μηνύματος.

3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ρυθμίσεις ασφαλείας.

Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Ιδιότητες ασφαλείας.

4. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής σε αυτό το μήνυμα.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Υπογραφή δεδομένων με το ιδιωτικό σας κλειδί ανταλλαγής.

5. Κάντε κλικ στο OK.

Το μήνυμά σας έχει σταλεί.

Η προσθήκη ψηφιακής υπογραφής επιβραδύνει κάπως τη διαδικασία αποστολής ενός μηνύματος, επειδή ο υπολογιστής σας πρέπει να επικοινωνήσει με τον υπολογιστή που εξέδωσε την ψηφιακή σας ταυτότητα για να επαληθεύσει την υπογραφή σας. Αλλά επειδή το Outlook ελέγχει το ψηφιακό σας αναγνωριστικό, ο παραλήπτης σας μπορεί να είναι σίγουρος ότι το μήνυμά σας προήλθε πραγματικά από εσάς — και αυτό είναι το νόημα των ψηφιακών υπογραφών.

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Microsoft Outlook να επισυνάπτει μια ψηφιακή υπογραφή σε κάθε μήνυμα που στέλνετε, αν θέλετε. Απλώς επιλέξτε Εργαλεία –> Κέντρο εμπιστοσύνης, επιλέξτε την καρτέλα Ασφάλεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής στα εξερχόμενα μηνύματα.