Έλεγχος ολοκληρωμένων εργασιών στο Outlook 2007

Εάν μπορείτε να δείτε την εργασία που θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένη είτε στη γραμμή εργασιών είτε στη λίστα εργασιών σας στο Outlook 2007, απλώς κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο και επιλέξτε Επισήμανση ολοκληρωμένης. Τίποτα δεν θα μπορούσε να είναι πιο απλό.

Διαφορετικά, για να επισημάνετε μια εργασία ως ολοκληρωμένη, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εργασίες στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+4).

Ανοίγει η ενότητα Tasks.

2. Κάντε κλικ στις λέξεις Απλή λίστα στην ενότητα Τρέχουσα προβολή του παραθύρου πλοήγησης.

Στην πραγματικότητα, μπορείτε να επιλέξετε όποια προβολή θέλετε, αρκεί η εργασία που αναζητάτε να εμφανίζεται εκεί. Εάν η εργασία που θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένη δεν βρίσκεται στην προβολή που έχετε επιλέξει, δοκιμάστε την Απλή λίστα, η οποία περιέχει κάθε εργασία που έχετε εισαγάγει.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο δίπλα στο όνομα της εργασίας που θέλετε να επισημάνετε ως ολοκληρωμένη.

Επιλέξτε το πλαίσιο στη δεύτερη στήλη από τα αριστερά. Όταν επιλέγετε το πλαίσιο, το όνομα της εργασίας αλλάζει χρώμα και εμφανίζεται μια γραμμή μέσα από αυτό. Τελειώσατε!

Μπορείτε να προβάλετε μια λίστα με τις εργασίες που έχετε επισημάνει ως ολοκληρωμένες κάνοντας κλικ στις λέξεις Ολοκληρωμένες εργασίες στο μενού Τρέχουσα προβολή στην αριστερή πλευρά της οθόνης. Όλες οι δουλειές που έχετε γυαλίσει εμφανίζονται εκεί σε μια ωραία, τακτοποιημένη λίστα.

Το Outlook διαθέτει περισσότερες από μία θέσεις για την επισήμανση των εργασιών ως ολοκληρωμένων. Μπορείτε να δείτε τη Λίστα εργασιών, καθώς και ορισμένες προβολές του ημερολογίου σας και τη λίστα εργασιών στο Outlook Today.

Επισήμανση πολλών εργασιών ολοκληρωμένων

Ίσως να μην τρέχετε με τον υπολογιστή σας κάθε φορά που ολοκληρώνετε μια εργασία. Η επισήμανση των ολοκληρωμένων εργασιών σας σε ομάδες είναι πιο γρήγορη από το να τις επισημάνετε μία προς μία. Το Outlook σάς επιτρέπει να ελέγχετε όσες εργασίες θέλετε κάνοντας μια πολλαπλή επιλογή.

Για να επισημάνετε πολλές εργασίες ολοκληρωμένες, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Εργασίες στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+4).

Ανοίγει η ενότητα Tasks.

2. Κάντε κλικ στις λέξεις Απλή λίστα στην ενότητα Τρέχουσα προβολή του παραθύρου πλοήγησης.

Και πάλι, μπορείτε να επιλέξετε οποιαδήποτε προβολή που σας δίνει τη δυνατότητα να δείτε τις εργασίες που θέλετε να επισημάνετε.

3. Κάντε κλικ στην πρώτη εργασία που θέλετε να επισημάνετε.

4. Κρατήστε πατημένο το πλήκτρο Ctrl και κάντε κλικ σε καθεμία από τις άλλες εργασίες που θέλετε να επισημάνετε.

Όλες οι εργασίες στις οποίες κάνετε κλικ επισημαίνονται, δείχνοντας ότι τις έχετε επιλέξει.

5. Κάντε δεξί κλικ σε μία από τις εργασίες που επισημάνατε.

Εμφανίζεται ένα μενού.

6. Επιλέξτε Mark Complete.

Οι εργασίες που επιλέξατε επισημαίνονται ως ολοκληρωμένες.

Έχετε δύο καλούς λόγους για να καταγράψετε τις εργασίες σας και να τις επισημάνετε ως ολοκληρωμένες: να θυμάστε όλα όσα πρέπει να κάνετε. και να πείτε στους άλλους όλα όσα έχετε κάνει (σκεφτείτε το αφεντικό σας την ώρα της αύξησης). Χρειάζεται να χτυπήσετε το δικό σας κόρνα και η διατήρηση μιας ολοκληρωμένης λίστας εργασιών σάς βοηθά να θυμάστε σε τι να χτυπήσετε το κόρνα σας.

Επιλογή χρώματος για ολοκληρωμένες ή καθυστερημένες εργασίες

Όταν ολοκληρώνετε μια εργασία ή όταν καθίσταται εκπρόθεσμη, το Outlook αλλάζει το χρώμα του κειμένου. Οι ολοκληρωμένες εργασίες γίνονται γκρι και οι καθυστερημένες εργασίες γίνονται κόκκινες, γεγονός που σας διευκολύνει να καταλάβετε με μια ματιά ποιες εργασίες έχουν γίνει και ποιες εργασίες πρέπει να γίνουν, pronto. Εάν δεν σας αρέσουν οι χρωματικές επιλογές του Outlook, μπορείτε να επιλέξετε διαφορετικά χρώματα.

Δείτε πώς μπορείτε να αλλάξετε το χρώμα των ολοκληρωμένων και καθυστερημένων εργασιών:

1. Επιλέξτε Εργαλεία –> Επιλογές.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Επιλογές.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές εργασιών.

Εμφανίζεται η σελίδα Επιλογές εργασιών.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο με την ένδειξη Χρώμα καθυστερημένης εργασίας.

Εμφανίζεται μια λίστα χρωμάτων.

4. Επιλέξτε ένα χρώμα για καθυστερημένες εργασίες.

5. Κάντε κλικ στο πλαίσιο με την ένδειξη Χρώμα Ολοκληρωμένης εργασίας.

Εμφανίζεται μια λίστα χρωμάτων.

6. Επιλέξτε ένα χρώμα για ολοκληρωμένες εργασίες.

7. Κάντε κλικ στο OK.

Οι ολοκληρωμένες και καθυστερημένες εργασίες σας εμφανίζονται στη λίστα σας με τα χρώματα που επιλέξατε.