Η κύρια διαφορά μεταξύ των εφαρμογών Web του Office και του λογισμικού Microsoft Office είναι ότι εκτελείτε μια εφαρμογή Web του Office μέσω ενός παραθύρου προγράμματος περιήγησης Ιστού. Δείτε πώς λειτουργεί: Χρησιμοποιώντας το πρόγραμμα περιήγησής σας, μεταβαίνετε σε μια τοποθεσία Web, εκκινείτε την εφαρμογή Ιστού, ανοίγετε ένα αρχείο και ξεκινάτε τη δουλειά. Τα αρχεία στα οποία εργάζεστε αποθηκεύονται, όπως η ίδια η εφαρμογή Web, στο Διαδίκτυο και όχι στον υπολογιστή σας. Όλες οι εργασίες εκτελούνται μέσω ενός προγράμματος περιήγησης στο Web.
Η αποθήκευση των αρχείων σας στο Διαδίκτυο σημαίνει ότι μπορείτε να εργαστείτε σε αρχεία οπουδήποτε μπορείτε να συνδεθείτε στο Διαδίκτυο. Δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στο γραφείο ή στο σπίτι σας ή να έχετε μαζί σας το φορητό υπολογιστή σας. Εάν μπορείτε να συνδεθείτε στο διαδίκτυο, μπορείτε να πάτε στη δουλειά. Η αποθήκευση αρχείων στο Διαδίκτυο προσφέρει ένα άλλο μεγάλο πλεονέκτημα: Μπορείτε να μοιραστείτε και να συνεργαστείτε σε αρχεία με άλλους.