Εισαγωγή στο Microsoft Project 2019

Το Microsoft Project 2019, το οποίο είναι ένα εργαλείο διαχείρισης και προγραμματισμού έργων, σας βοηθά να οργανώσετε, να διαχειριστείτε και να ελέγξετε καθορισμένες μεταβλητές. Το Project μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε και τις ακαθόριστες μεταβλητές. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Project για να οργανώσετε και να διαχειριστείτε την εργασία σας, να δημιουργήσετε ρεαλιστικά χρονοδιαγράμματα και να βελτιστοποιήσετε τη χρήση των πόρων σας.

Αφιερώστε λίγο χρόνο για να δείτε μερικούς από τους υπέροχους τρόπους με τους οποίους το Project μπορεί να σας βοηθήσει να οργανώσετε, να διαχειριστείτε και να ελέγξετε το έργο σας. Τώρα που έχετε αγοράσει ή η εταιρεία σας έχει αγοράσει το Project και επενδύετε το χρόνο σας για να κατανοήσετε πώς να το χρησιμοποιήσετε, μπορείτε να απολαύσετε αυτά τα οφέλη:

• Χρησιμοποιήστε ενσωματωμένα πρότυπα για να ξεκινήσετε το έργο σας. Τα πρότυπα έργων είναι προκατασκευασμένα σχέδια για ένα τυπικό επιχειρηματικό έργο, όπως εμπορικές κατασκευές, μηχανολογικό έργο, διάθεση νέου προϊόντος, ανάπτυξη λογισμικού ή μετακόμιση γραφείου.
• Οργανώστε το έργο σας ανά φάση, παραδοτέο, γεωγραφικό ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο. Η μορφή περίγραμμα σάς επιτρέπει να επεξεργάζεστε σταδιακά τις πληροφορίες με μεγαλύτερη ευαισθησία ανάλογα με το πόσο λεπτομερές θέλετε να είναι το σχέδιό σας.
• Προσδιορίστε το κόστος με τη μέθοδο που έχετε επιλέξει. Παραδείγματα είναι η χρονική περίοδος, ο τύπος πόρου, το παραδοτέο ή ο τύπος κόστους.
• Οργάνωση πόρων ανά τύπο πόρων. Ισοπεδώστε τους πόρους σας για να αποφύγετε την υπερκατανομή ή προσδιορίστε τον αντίκτυπο στη διάρκεια μιας εργασίας με βάση μια αλλαγή στους πόρους.
• Υπολογίστε το κόστος και το χρονοδιάγραμμα με βάση τα στοιχεία σας. Μπορείτε να υπολογίσετε γρήγορα τα σενάρια τι θα συμβεί για να επιλύσετε διενέξεις πόρων, να διατηρήσετε το κόστος εντός του προϋπολογισμού σας ή να τηρήσετε μια προθεσμία παραδοτέου.
• Χρησιμοποιήστε προβολές και αναφορές με το πάτημα ενός κουμπιού. Ένας πλούτος πληροφοριών είναι πλέον διαθέσιμος σε εσάς — και σε αυτούς στους οποίους αναφέρεστε. Δεν χρειάζεται πλέον να δημιουργείτε με μη αυτόματο τρόπο μια αναφορά για το συνολικό κόστος μέχρι σήμερα για να ικανοποιήσετε ένα αίτημα της τελευταίας στιγμής από το αφεντικό σας.
• Διαχειριστείτε πολύπλοκους αλγόριθμους (που δεν μπορείτε καν να αρχίσετε να καταλαβαίνετε μόνοι σας) για να ολοκληρώσετε εργασίες όπως ισοπέδωση αναθέσεων πόρων για επίλυση διενέξεων πόρων, φιλτράρισμα εργασιών με διάφορα κριτήρια, μοντελοποίηση σεναρίων what-if και υπολογισμός της αξίας της εργασίας σε δολάρια πραγματοποιηθεί μέχρι σήμερα.

Ανεξάρτητα από το πόσο ωραίο είναι το εργαλείο, πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να εισαγάγετε σημαντικά δεδομένα. Το εξαιρετικό λογισμικό δεν εξασφαλίζει εξαιρετικά αποτελέσματα. Το μόνο που κάνει είναι πιο εύκολο να επιτευχθούν.

Προγράμματα Microsoft Project 2019

Το αρχείο που δημιουργείτε στο Project είναι ένα μοντέλο χρονοδιαγράμματος έργου . Είναι ένα μοντέλο γιατί διαμορφώνει αυτό που πιστεύετε ότι θα συμβεί, δεδομένων των όσων γνωρίζετε εκείνη τη στιγμή. Το χρονοδιάγραμμα έχει μια πληθώρα δεδομένων σχετικά με διάφορες πτυχές του έργου σας, καθώς και γραφικές αναπαραστάσεις αυτών των πληροφοριών.

Μερικοί άνθρωποι αναφέρονται στο χρονοδιάγραμμα του έργου ως σχέδιο έργου. Στην πραγματικότητα, το σχέδιο έργου περιέχει το χρονοδιάγραμμα του έργου — συν πληροφορίες όπως ο προϋπολογισμός, η δομή ανάλυσης της εργασίας, ο κύκλος ζωής του έργου, το σχέδιο διαχείρισης κινδύνου και πολλά άλλα συστατικά απαραίτητα για την αποτελεσματική διαχείριση ενός έργου.

Όταν ανοίγετε για πρώτη φορά το Project 2019, βλέπετε πολλές επιλογές για την έναρξη ενός νέου έργου, όπως φαίνεται.

Τι βλέπετε όταν ανοίγετε το Project 2019.

Μπορείτε να ανοίξετε ένα κενό έργο, να δημιουργήσετε ένα νέο έργο από ένα υπάρχον έργο ή να δημιουργήσετε ένα νέο έργο εισάγοντας πληροφορίες από το Microsoft Excel ή το SharePoint. Μπορείτε επίσης να επωφεληθείτε από προκατασκευασμένα πρότυπα για κοινούς τύπους έργων, όπως αυτά τα παραδείγματα:

• Οικιστική κατασκευή
• Ανάπτυξη λογισμικού
• Παρουσίαση νέου προϊόντος
• Αξιολόγηση συγχώνευσης ή εξαγοράς

Εάν δεν βλέπετε το πρότυπο που χρειάζεστε, μπορείτε να αναζητήσετε πρότυπα στο διαδίκτυο εισάγοντας λέξεις-κλειδιά στο πλαίσιο αναζήτησης στο επάνω μέρος της σελίδας.

Κύρια χαρακτηριστικά του Microsoft Project 2019

Όταν ανοίγετε ένα νέο έργο, βλέπετε τη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, μερικές καρτέλες Κορδέλα, την Κορδέλα, τη Γραμμή χρόνου, ένα παράθυρο με ένα φύλλο και ένα γράφημα και τη γραμμή κατάστασης, όπως φαίνεται.

Ένα κενό έργο.

Σε αυτό το σχήμα, βλέπετε την προβολή γραφήματος Gantt. Ακολουθεί μια επισκόπηση των κύριων στοιχείων στο Project:

• Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης: Η γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, πάνω και στα αριστερά της Κορδέλας, βρίσκεται στην οθόνη ανά πάσα στιγμή και σε όλες τις προβολές.
• Καρτέλα Κορδέλα: Οι καρτέλες Κορδέλα οργανώνουν εντολές με βάση έναν συγκεκριμένο τύπο δραστηριότητας. Για παράδειγμα, εάν εργάζεστε με πόρους, πιθανότατα θα βρείτε την εντολή ή τη ρύθμιση που θέλετε στην καρτέλα Πόροι.
• Κορδέλα: Η Κορδέλα παρέχει εύκολη πρόσβαση στα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα εργαλεία και εντολές. Όταν αλλάζετε καρτέλες, αλλάζουν τα διαθέσιμα εργαλεία στην Κορδέλα.
• Ομάδα: Μια ομάδα είναι ένα σύνολο σχετικών εντολών ή επιλογών στην Κορδέλα. Για παράδειγμα, για να μορφοποιήσετε κείμενο σε ένα κελί στο φύλλο, βρείτε πρώτα τις πληροφορίες μορφοποίησης που χρειάζεστε στην ομάδα Γραμματοσειρά στην καρτέλα Εργασία της Κορδέλας.
• Timeline: Το Timeline παρέχει μια επισκόπηση ολόκληρου του έργου — μια γραφική προβολή του έργου από την αρχή μέχρι το τέλος. Έχετε την επιλογή να εμφανίσετε τη Γραμμή χρόνου ή να την αποκρύψετε.
• Φύλλο: Παρόμοιο με ένα υπολογιστικό φύλλο, το φύλλο εμφανίζει τα δεδομένα στο έργο. Τα προεπιλεγμένα πεδία αλλάζουν ανάλογα με την καρτέλα Κορδέλα στην οποία εργάζεστε. Μπορείτε να προσαρμόσετε τις στήλες και τα πεδία στο φύλλο για να ανταποκρίνονται στις ανάγκες σας.
• Διάγραμμα: Το γράφημα είναι μια γραφική απεικόνιση των πληροφοριών στο φύλλο. Ανάλογα με την προβολή ή την καρτέλα Κορδέλα που βλέπετε, μπορεί επίσης να δείτε ένα γράφημα ράβδων που απεικονίζει τη διάρκεια μιας εργασίας ή ένα ιστόγραμμα πόρων που δείχνει τη χρήση πόρων.
• Γραμμή κατάστασης: Η γραμμή κατάστασης, στο κάτω μέρος του παραθύρου του Έργου, έχει πληροφορίες για τις προβολές και το επίπεδο ζουμ στα δεξιά και πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο προγραμματισμού των νέων εργασιών στα αριστερά.

Πες μου τι θέλεις να κάνεις

Σε προηγούμενες εκδόσεις του Microsoft Office, υπήρχε μια λειτουργία Βοήθειας. Αυτό έχει αντικατασταθεί από τη λειτουργία "Πες μου τι θέλεις να κάνεις". Εάν θέλετε να μάθετε πώς να κάνετε κάτι στο Project 2019, απλώς κάντε κλικ στη λάμπα δίπλα στην καρτέλα Μορφή. Εισαγάγετε μια λέξη-κλειδί και έχετε πολλές επιλογές για να διαλέξετε. Αναζητήστε "κρίσιμη διαδρομή" και εμφανίζονται οι πληροφορίες σε αυτό το σχήμα.

Αναζήτηση για «κρίσιμο μονοπάτι».