Εισαγωγή μερικών συνόλων σε φύλλο εργασίας του Excel 2007

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη δυνατότητα Υποσύνολο του Excel 2007 για να αθροίσετε δεδομένα σε μια ταξινομημένη λίστα. Για να αθροίσετε μια λίστα, πρώτα ταξινομείτε τη λίστα στο πεδίο για το οποίο θέλετε τα υποσύνολα και, στη συνέχεια, ορίζετε το πεδίο που περιέχει τις τιμές που θέλετε να αθροιστούν — δεν χρειάζεται να είναι τα ίδια πεδία στη λίστα.

Το Excel δεν σας επιτρέπει να αθροίσετε μια λίστα που έχει μορφοποιηθεί ως πίνακας. Πρέπει πρώτα να μετατρέψετε τον πίνακα σας σε μια κανονική περιοχή κελιών. Κάντε κλικ σε ένα κελί του πίνακα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην καρτέλα Σχεδίαση εργαλείων πίνακα. Κάντε κλικ στο κουμπί Μετατροπή σε εύρος στην ομάδα Εργαλεία και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Ναι. Το Excel καταργεί τα κουμπιά φίλτρου από τις στήλες στην κορυφή της λίστας δεδομένων, ενώ εξακολουθεί να διατηρεί την αρχική μορφοποίηση του πίνακα.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να προσθέσετε υποσύνολα σε μια λίστα σε ένα φύλλο εργασίας:

Ταξινομήστε τη λίστα στο πεδίο για το οποίο θέλετε να εισαχθούν υποσύνολα.

Κάντε κλικ στο κουμπί Υποσύνολο στην ομάδα Περίγραμμα στην καρτέλα Δεδομένα.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Υποσύνολο.

Χρησιμοποιήστε το πλαίσιο διαλόγου Υποσύνολο για να καθορίσετε τις επιλογές για τα υποσύνολα.

Επιλέξτε το πεδίο για το οποίο πρόκειται να υπολογιστούν τα υποσύνολα στην αναπτυσσόμενη λίστα Σε κάθε αλλαγή.

Καθορίστε τον τύπο των συνόλων που θέλετε να εισαγάγετε στην αναπτυσσόμενη λίστα Χρήση συνάρτησης.

Όταν χρησιμοποιείτε τη δυνατότητα Υποσύνολο, δεν περιορίζεστε στο να προσθέτετε τις τιμές στο καθορισμένο πεδίο μαζί με τη συνάρτηση SUM. Αντίθετα, μπορείτε να ζητήσετε από το Excel να επιστρέψει τον αριθμό των καταχωρήσεων με τη συνάρτηση COUNT, τον μέσο όρο των εγγραφών με τη συνάρτηση AVERAGE, την υψηλότερη καταχώρηση με τη συνάρτηση MAX, τη χαμηλότερη καταχώρηση με τη συνάρτηση MIN ή ακόμα και το γινόμενο των καταχωρήσεων με τη συνάρτηση Λειτουργία ΠΡΟΪΟΝΤΟΣ.

Επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για τα πεδία που θέλετε να συμπληρώσετε στο πλαίσιο λίστας Προσθήκη υποσυνόλου σε.

Κάντε κλικ στο OK.

Το Excel προσθέτει τα υποσύνολα στο φύλλο εργασίας.

Το κάτω μέρος μιας λίστας που δείχνει τα υποσύνολα και ένα γενικό σύνολο.

Όταν χρησιμοποιείτε την εντολή Subtotals, το Excel περιγράφει τα δεδομένα την ίδια στιγμή που προσθέτει τις σειρές με τα σύνολα μισθών του τμήματος και το γενικό σύνολο. Αυτό σημαίνει ότι μπορείτε να συμπτύξετε τη λίστα δεδομένων μόνο στις σειρές υποσυνόλου των τμημάτων της ή ακόμα και στη γενική συνολική σειρά απλά συμπτύσσοντας το περίγραμμα στο δεύτερο ή το πρώτο επίπεδο.

Σε μια μεγάλη λίστα, μπορεί να θέλετε το Excel να εισάγει αλλαγές σελίδας κάθε φορά που αλλάζουν δεδομένα στο πεδίο στο οποίο αθροίζεται η λίστα (δηλαδή, το πεδίο που ορίζεται στο πλαίσιο αναπτυσσόμενης λίστας Σε κάθε αλλαγή). Για να το κάνετε αυτό, απλώς επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Διακοπή σελίδας μεταξύ ομάδων στο πλαίσιο διαλόγου Υποσύνολο προτού κάνετε κλικ στο OK για υποσύνολο της λίστας.