Εισαγάγετε μια νέα προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο SharePoint Online Term Store

Ως σύστημα διαχείρισης περιεχομένου, το SharePoint Online παρέχει εξαιρετικές δυνατότητες διαχείρισης μεταδεδομένων μέσω του Term Store. Εάν ο οργανισμός σας χρησιμοποιεί ταξινόμηση για να οργανώσει δεδομένα, τότε μπορείτε απλά να χρησιμοποιήσετε αυτό που έχετε εισάγοντας την προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Term Store.

Εάν είστε μικρή επιχείρηση, η χρήση ταξινόμησης για την προσθήκη ετικετών στο περιεχόμενο θα μπορούσε να σημαίνει καλύτερη διακυβέρνηση του τρόπου με τον οποίο περιγράφονται τα πράγματα στην εταιρεία σας, καθώς και να βοηθήσει στη δημιουργία του κοινωνικού ιστού ή του οργανισμού σας.

Για παράδειγμα, πείτε ότι απαιτείται από τους χρήστες του SharePoint να εισάγουν ορισμένες πληροφορίες σχετικά με τα αρχεία που ανεβάζουν στη βιβλιοθήκη εγγράφων. Πρέπει να εισάγουν τον τίτλο, τον συγγραφέα, την επιχειρηματική μονάδα, το κοινό και το θέμα για κάθε αρχείο. Μπορείτε να αξιοποιήσετε την ταξινόμηση έτσι ώστε όταν ένας χρήστης εισάγει μεταδεδομένα στο πεδίο Κοινό, να μπορεί να επιλέξει από λέξεις-κλειδιά που βρίσκονται ήδη στο Term Store, όπως Εσωτερική ή Εξωτερική.

Εάν ο χρήστης επιλέξει Εσωτερικό, εμφανίζονται πρόσθετες επιλογές για να διαλέξει, ανάλογα με το αν το εσωτερικό κοινό αφορά στελέχη ή διευθυντές. Στην ενότητα Θέμα, οι χρήστες μπορούν να επιλέξουν από λέξεις-κλειδιά, όπως HR, Legal ή IT. Μπορείτε επίσης να επιτρέψετε στους χρήστες να εισάγουν τις δικές τους λέξεις-κλειδιά για να περιγράψουν το θέμα.

Καθώς βλέπετε ένα μοτίβο λέξεων-κλειδιών που χρησιμοποιούνται συχνά, μπορεί να σας δώσει σήμα, ως Διαχειριστή του SharePoint Online, να μετακινήσετε αυτές τις λέξεις-κλειδιά στο κύριο σύνολο όρων. Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορεί να ωθήσει τον οργανισμό σας να αρχίσει να σκέφτεται να δημιουργήσει ένα νέο όνομα για ένα προϊόν σύμφωνα με ποιες λέξεις το περιγράφουν καλύτερα στους ανθρώπους σας και τι σημαίνουν αυτές οι λέξεις για αυτούς.

Για να εισαγάγετε μια προσαρμοσμένη ταξινόμηση στο Term Store, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην Αποθήκευση όρου από το αριστερό πλαίσιο πλοήγησης στο SharePoint Online Administration Center.

Βεβαιωθείτε ότι το όνομά σας αναφέρεται στην ενότητα Διαχειριστές καταστήματος όρου.

Στην περιοχή Εισαγωγή δείγματος στο δεξιό παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή Προβολή αρχείου εισαγωγής δείγματος.

Πραγματοποιήστε λήψη του αρχείου τιμών διαχωρισμένων με κόμματα (.csv) και κάντε αλλαγές σε αυτό στο Excel για να ταιριάζει στην ταξινομία σας.

Στο Excel, τακτοποιήστε τους όρους σε ιεραρχίες σε βάθος έως και επτά επιπέδων.

Αποθηκεύστε το αρχείο στην αρχική του μορφή .csv.

Επιστρέψτε στο Term Store από το SharePoint Online Administration Center, τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την ομάδα όπου θέλετε να φορτώσετε το σύνολο όρων και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο βέλος που εμφανίζεται στα δεξιά για να εμφανιστούν πρόσθετες εντολές.

Επιλέξτε Εισαγωγή νέου συνόλου όρων.

Από το παράθυρο εισαγωγής συνόλου όρων, κάντε κλικ στην Αναζήτηση.

Μεταβείτε στο αρχείο .csv που αποθηκεύσατε στο Βήμα 5, επιλέξτε το αρχείο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Άνοιγμα.

Επιστρέφετε στο παράθυρο εισαγωγής συνόλου όρων.

Κάντε κλικ στο OK.

Θα μεταφερθείτε πίσω στην πύλη του SharePoint Online Administration Center, όπου θα δείτε το σύνολο όρων που μόλις εισαγάγατε να αναφέρεται στην ομάδα που επιλέξατε στο Βήμα 6.