Εισαγάγετε ένα υπολογιστικό φύλλο ως λίστα στο SharePoint 2010

Έχετε ήδη δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο που θέλετε να είναι μια λίστα του SharePoint 2010; Είσαι στα μισά του δρόμου! Πριν ξεκινήσετε, φροντίστε να κάνετε τα εξής:

• Καθαρίστε τη λίστα. Βεβαιωθείτε ότι η λίστα σας μοιάζει με πίνακα, χωρίς κενές στήλες ή γραμμές.

• Βεβαιωθείτε ότι η λίστα σας έχει κεφαλίδες. Όλες οι στήλες πρέπει να έχουν τίτλο στήλης.

• Βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα της στήλης σας είναι συνεπή. Για παράδειγμα, εάν μια στήλη έχει ένα σχόλιο σε αυτό που διαφορετικά θα ήταν στήλη Ημερομηνία, καταργήστε το κείμενο.

• Βεβαιωθείτε ότι η πρώτη σας σειρά είναι αντιπροσωπευτική των υπόλοιπων δεδομένων. Το SharePoint διαβάζει αυτήν την πρώτη σειρά και κάνει υποθέσεις σχετικά με τις πληροφορίες σε αυτήν τη στήλη. Ακολουθεί ένα παράδειγμα καθαρού υπολογιστικού φύλλου έτοιμου για εισαγωγή.

  

Το SharePoint αναζητά αυτό που πιστεύει ότι είναι η πρώτη στήλη κειμένου και το χρησιμοποιεί ως πεδίο ψευδοτίτλου (το κύριο πεδίο στη λίστα που έχει συνδεδεμένο το μενού Επεξεργασία).

Επομένως, προσπαθήστε να τοποθετήσετε ένα πεδίο κειμένου με μοναδικά δεδομένα στη θέση της πρώτης στήλης. Δυστυχώς, εάν το μοναδικό σας πεδίο είναι αριθμός, όπως σειριακός αριθμός, αυτό μπορεί να προκαλέσει προβλήματα. Για να επιλύσετε το πρόβλημα, δημιουργήστε τη λίστα και αντιγράψτε και επικολλήστε τα δεδομένα από το υπολογιστικό φύλλο.

Ένα καλό παράδειγμα πρώτης στήλης είναι ένα μοναδικό όνομα ενός ατόμου ή ενός στοιχείου, όπως το Όνομα συμβάντος.

Ένα κακό παράδειγμα πρώτης στήλης είναι η κατηγορία ενός αντικειμένου ή ενός τμήματος ενός υπαλλήλου.

Για να εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο σας σε μια προσαρμοσμένη λίστα:

Επιλέξτε Ενέργειες ιστότοπου → Προβολή όλου του περιεχομένου του ιστότοπου.

Άλλες επιλογές περιλαμβάνουν την Προβολή όλου του συνδέσμου περιεχομένου τοποθεσίας στη γραμμή εργαλείων γρήγορης εκκίνησης ή το σύνδεσμο Δημιουργία επιλογής στο μενού Ενέργειες ιστότοπου.

Επιλέξτε την εντολή Δημιουργία και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Εισαγωγή υπολογιστικού φύλλου από την κατηγορία Λίστα και κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία.

Στο πλαίσιο κειμένου Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη λίστα σας.

Ακολουθήστε τις συμβάσεις ονομασίας για τα ονόματα των λιστών: διατηρήστε τα σύντομα και εξαλείψτε τα κενά.

(Προαιρετικό) Στο πλαίσιο κειμένου Περιγραφή, εισαγάγετε μια περιγραφή της λίστας.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση, περιηγηθείτε στο υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που ρωτά πώς ορίζεται η περιοχή σας. Η προεπιλογή είναι Εύρος πίνακα, αλλά άλλες επιλογές είναι Ονομασμένη περιοχή ή Εύρος κελιών. Εάν δεν έχετε ονομάσει το εύρος σας στο Excel ή δεν έχετε ορίσει ως πίνακα, ορίστε την επιλογή Εύρος κελιών.

Εάν διαλέξατε την επιλογή Εύρος κελιών, κάντε κλικ στο πεδίο Επιλογή εύρους στο παράθυρο διαλόγου και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο υπολογιστικό φύλλο σας και επισημάνετε το επιθυμητό εύρος.

Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή στο παράθυρο διαλόγου.

Αφού εισαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο σας, επαληθεύστε τους τύπους στηλών που επέλεξε το SharePoint για εσάς. Γενικά το SharePoint προϋποθέτει κείμενο, αριθμό και ημερομηνίες. Μπορεί να θέλετε να αλλάξετε ορισμένα πεδία κειμένου σε Επιλογή, Ναι/Όχι και ούτω καθεξής.

Δεν έχετε την υπομονή να δημιουργήσετε όλες τις προσαρμοσμένες στήλες σας μία προς μία — αλλά δεν έχετε ούτε μια τρέχουσα λίστα σε άλλη μορφή; Δημιουργήστε ένα υπολογιστικό φύλλο με τις κεφαλίδες των στηλών σας και τουλάχιστον μία σειρά δεδομένων και, στη συνέχεια, εισαγάγετε αυτό το υπολογιστικό φύλλο και τροποποιήστε τις ιδιότητες της στήλης όπως απαιτείται.