Διαχείριση δεδομένων λίστας σε προβολή φύλλου δεδομένων του SharePoint 2010

Οι προβολές φύλλου δεδομένων στο SharePoint 2010 είναι εξαιρετικές για την εκτέλεση μαζικών ενημερώσεων σε στοιχεία λίστας και ιδιότητες εγγράφων σε μια βιβλιοθήκη. Μια προβολή φύλλου δεδομένων εμφανίζει μια λίστα σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Οι προβολές φύλλου δεδομένων λειτουργούν μόνο σε προγράμματα περιήγησης του Internet Explorer.

Με τις προβολές φύλλου δεδομένων, μπορείτε

• Υποστηρίξτε τους περισσότερους τύπους στηλών, συμπεριλαμβανομένων των στηλών Κείμενο, Επιλογή, Ημερομηνία, Αριθμός και αναζήτηση. Οι προβολές φύλλου δεδομένων δεν λειτουργούν με στήλες εμπλουτισμένου HTML. Επιπλέον, δεν λειτουργούν όλες οι λειτουργίες στηλών όπως αναμένεται σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Εν ολίγοις, όταν οι προβολές φύλλου δεδομένων λειτουργούν, λειτουργούν εξαιρετικά. Απλώς πρέπει να δοκιμάσετε τους τύπους στηλών σας προτού γίνετε υπερβολικά φιλόδοξοι.

• Χρησιμοποιήστε τα πλήκτρα βέλους για να μετακινηθείτε στην προβολή σαν υπολογιστικό φύλλο.

• Αντιγράψτε και επικολλήστε τιμές, που είναι ένας άλλος πολύ καλός τρόπος για να κάνετε μαζικές ενημερώσεις σε μια λίστα.

• Κάντε δεξί κλικ σε μια επικεφαλίδα στήλης για να εμφανιστούν πρόσθετες επιλογές, όπως η απόκρυψη της στήλης ή ο ορισμός του πλάτους της στήλης.

• Δημιουργήστε μια προβολή φύλλου δεδομένων εν κινήσει από οποιαδήποτε Τυπική προβολή κάνοντας κλικ στο κουμπί Προβολή φύλλου δεδομένων στην καρτέλα Λίστα στην κορδέλα του SharePoint.

• Σύρετε και αποθέστε τις στήλες σε μια προβολή φύλλου δεδομένων για να τις αναδιατάξετε.

Η προβολή φύλλου δεδομένων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αλλάξετε γρήγορα τον τύπο περιεχομένου ενός στοιχείου λίστας ή ενός εγγράφου. Απλώς προσθέστε τη στήλη τύπου περιεχομένου στην προβολή φύλλου δεδομένων.

Δημιουργείτε μια προβολή φύλλου δεδομένων όπως ακριβώς δημιουργείτε μια τυπική προβολή, αν και έχετε λιγότερες επιλογές διαμόρφωσης. Μπορείτε να ταξινομήσετε, να φιλτράρετε, να εμφανίσετε σύνολα και να ορίσετε το όριο στοιχείων στις προβολές φύλλου δεδομένων.

Ακολουθεί μια λίστα επαφών σε μια προβολή φύλλου δεδομένων. Εάν δεν είναι δυνατή η επεξεργασία μιας στήλης λόγω του τύπου δεδομένων της στήλης, το μήνυμα Μόνο για ανάγνωση εμφανίζεται στην κάτω δεξιά γωνία του φύλλου δεδομένων. Το μήνυμα Εκκρεμείς αλλαγές εμφανίζεται στην κάτω αριστερή γωνία όταν γίνονται ενημερώσεις στη βάση δεδομένων.

Ανάλογα με τις εφαρμογές του Office που έχετε εγκαταστήσει, ενδέχεται να έχετε πρόσβαση σε πρόσθετες επιλογές για τη διαχείριση δεδομένων λίστας σε προβολή φύλλου δεδομένων. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις επιλογές κάνοντας κλικ στο παράθυρο εργασιών στη δεξιά πλευρά της προβολής φύλλου δεδομένων. Αυτό το παράθυρο εμφανίζει επιλογές για εργασία με τη λίστα στη Microsoft Access και στο Excel.