Διατήρηση ενός Ευτυχισμένου και Υγιεινού Φακέλου Επαφών στο Outlook

Στην παθολογία, που είναι η μελέτη των ασθενειών και του τρόπου μετάδοσής τους, μια επαφή είναι ένα άτομο που μεταδίδει μια μεταδοτική ασθένεια, αλλά στο Outlook, μια επαφή είναι κάποιος για τον οποίο διατηρείτε πληροφορίες. Οι πληροφορίες σχετικά με τις επαφές διατηρούνται στο φάκελο Επαφές. Αυτός ο φάκελος είναι ένα βιβλίο διευθύνσεων με υπερισχύ. Διαθέτει θέσεις για την αποθήκευση των ονομάτων, των διευθύνσεων, των αριθμών τηλεφώνου, των διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, των ιστοσελίδων, των αριθμών τηλεειδοποίησης, των γενεθλίων, των επετείων, των ψευδώνυμων και άλλων στοιχείων. Όταν απευθύνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να λάβετε τη διεύθυνση απευθείας από το φάκελο Επαφές για να βεβαιωθείτε ότι η διεύθυνση έχει εισαχθεί σωστά.

Ένας φάκελος "Επαφές" είναι τόσο καλός και τόσο λεπτομερής όσο και οι πληροφορίες σχετικά με τις επαφές που τοποθετείτε σε αυτόν. Αυτές οι σελίδες εξηγούν πώς να εισαγάγετε πληροφορίες σχετικά με μια επαφή και να ενημερώσετε τις πληροφορίες εάν τύχει να αλλάξει.

Εισαγωγή νέας επαφής στο φάκελο Επαφές

Για να τοποθετήσετε κάποιον στη λίστα Επαφών, ανοίξτε το φάκελο Επαφές και ξεκινήστε κάνοντας ένα από τα εξής:

• Κάντε κλικ στο κουμπί Νέα επαφή.

• Πατήστε Ctrl+N (στο παράθυρο Φάκελος Επαφών) ή Ctrl+Shift+C.

• Επιλέξτε Αρχείο –> Νέο –> Επαφή.

Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Σε αυτή τη φόρμα υπάρχουν μέρη για να εισαγάγετε σχεδόν όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε για ένα άτομο, εκτός από την ερωτική του ζωή και τις μυστικές κακίες του. Εισαγάγετε όλες τις πληροφορίες που θέλετε να καταγράψετε, έχοντας κατά νου αυτούς τους οδικούς κανόνες καθώς προχωράτε:

• Πλήρη ονόματα, διευθύνσεις και ούτω καθεξής: Αν και μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να εισαγάγετε απλώς διευθύνσεις, αριθμούς τηλεφώνου, ονόματα και ούτω καθεξής στα πλαίσια κειμένου, μην το κάνετε! Κάντε κλικ στο κουμπί Πλήρες όνομα στην καρτέλα Γενικά, για παράδειγμα, για να εισαγάγετε ένα όνομα. Κάντε κλικ στο κουμπί Business ή Home για να εισαγάγετε μια διεύθυνση στο πλαίσιο διαλόγου Έλεγχος διεύθυνσης. Κάνοντας κλικ στα κουμπιά και εισάγοντας δεδομένα σε παράθυρα διαλόγου, επιτρέπετε στο Outlook να διαχωρίζει τα συστατικά μέρη ονομάτων, διευθύνσεων και αριθμών τηλεφώνου. Ως εκ τούτου, το Outlook μπορεί να ταξινομεί ονόματα και διευθύνσεις πιο εύκολα και μπορεί να χρησιμοποιεί ονόματα και διευθύνσεις ως πηγή για μαζικές αποστολές και μαζικές αποστολές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το Microsoft Word.

• Όταν εισάγετε πληροφορίες για μια εταιρεία και όχι για ένα άτομο, αφήστε το πεδίο Πλήρες όνομα κενό και εισαγάγετε το όνομα της εταιρείας στο πεδίο Εταιρεία.

• Πληροφορίες που έχουν σημασία για εσάς: Εάν η φόρμα δεν φαίνεται να έχει θέση για την εισαγωγή ενός συγκεκριμένου είδους πληροφοριών, δοκιμάστε να κάνετε κλικ σε ένα κουμπί τριγώνου και να επιλέξετε μια νέα κατηγορία πληροφοριών από το αναδυόμενο μενού. Κάντε κλικ στο κουμπί τριγώνου δίπλα στο κουμπί Business και επιλέξτε Home, για παράδειγμα, εάν θέλετε να εισαγάγετε μια διεύθυνση κατοικίας αντί για μια διεύθυνση επιχείρησης.

• Αρχείο ως: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Αρχείο ως και επιλέξτε μια επιλογή για την αρχειοθέτηση της επαφής στο φάκελο Επαφές. Οι επαφές αρχειοθετούνται αλφαβητικά κατά επώνυμο, όνομα, όνομα εταιρείας ή συνδυασμούς των τριών. Επιλέξτε την επιλογή που περιγράφει καλύτερα τον τρόπο με τον οποίο περιμένετε να βρείτε την επαφή στο φάκελο Επαφές.

• Διευθύνσεις αλληλογραφίας: Εάν διατηρείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις για μια επαφή, εμφανίστε τη διεύθυνση στην οποία θέλετε να στείλετε αλληλογραφία και επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου This Is the Mailing Address.

• Διευθύνσεις e-mail: Μπορείτε να εισαγάγετε έως τρεις διευθύνσεις e-mail για κάθε επαφή (κάντε κλικ στο κουμπί του τριγώνου και επιλέξτε E-mail 2 ή E-mail 3 για να εισαγάγετε μια δεύτερη ή τρίτη διεύθυνση). Στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως, το Outlook σάς δείχνει πώς θα μοιάζει η γραμμή προς τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν στέλνετε e-mail σε μια επαφή. Από προεπιλογή, η γραμμή Προς εμφανίζει το όνομα της επαφής ακολουθούμενο από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του/της σε παρένθεση. Ωστόσο, μπορείτε να εισαγάγετε ό,τι θέλετε στο πλαίσιο κειμένου Εμφάνιση ως και εάν η εισαγωγή κάτι διαφορετικό σας βοηθά να διακρίνετε τις διευθύνσεις e-mail, εισαγάγετε κάτι διαφορετικό. Για παράδειγμα, πληκτρολογήστε Lydia – Personal για να μπορείτε να καταλάβετε πότε στέλνετε e-mail στην προσωπική διεύθυνση της Lydia σε αντίθεση με τη διεύθυνση της επιχείρησής της.

• Φωτογραφίες: Για να τοποθετήσετε μια ψηφιακή φωτογραφία σε μια φόρμα επαφής, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη φωτογραφίας επαφής και, στο πλαίσιο διαλόγου Προσθήκη φωτογραφίας επαφής, επιλέξτε μια εικόνα και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Φροντίστε να γράψετε μερικές λέξεις στην καρτέλα Γενικά για να περιγράψετε πώς και πού συναντήσατε την επαφή. Όταν έρθει η ώρα να εξαλείψετε τις επαφές στη λίστα φακέλων Επαφές, η ανάγνωση των περιγραφών μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε ποιος θα εξαλειφθεί και ποιος όχι.

Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή πληροφοριών, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο. Εάν βιάζεστε να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας, κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Δημιουργία. Με αυτόν τον τρόπο ανοίγει μια κενή φόρμα, ώστε να μπορείτε να καταγράψετε πληροφορίες σχετικά με μια άλλη επαφή.

Ακολουθεί ένας γρήγορος τρόπος για να εισαγάγετε τα στοιχεία επικοινωνίας για κάποιον που σας έχει στείλει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Ανοίξτε το μήνυμα, κάντε δεξί κλικ στο όνομα του αποστολέα στη γραμμή Προς και επιλέξτε Προσθήκη στις Επαφές του Outlook στο μενού συντόμευσης. Βλέπετε τη φόρμα επικοινωνίας. Εισαγάγετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τον αποστολέα εάν μπορείτε και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο.

Εισαγωγή email και διευθύνσεων από άλλο πρόγραμμα

Ας υποθέσουμε ότι χρησιμοποιούσατε το Outlook Express, το Eudora ή το Lotus Organizer για να χειριστείτε τις διευθύνσεις e-mail και τις επαφές σας, αλλά τώρα έχετε μετατραπεί στο Outlook. Τι κάνετε με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ονόματα και τις διευθύνσεις στο άλλο πρόγραμμα; Δεν μπορείς να τους αφήσεις να κάτσουν εκεί. Μπορείτε να τα εισαγάγετε στο Outlook και να συνεχίσετε από εκεί που σταματήσατε.

Για να εισαγάγετε διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και επαφών από άλλο πρόγραμμα, ξεκινήστε επιλέγοντας Αρχείο –> Εισαγωγή και εξαγωγή. Βλέπετε τον Οδηγό εισαγωγής και εξαγωγής. Τι θα κάνετε στη συνέχεια εξαρτάται από το πού εκτελείτε τώρα την αποστολή e-mail και την παρακολούθηση διεύθυνσης:

• Outlook Express: Επιλέξτε Εισαγωγή αλληλογραφίας και διευθύνσεων Internet και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Εργαλείο εισαγωγής του Outlook, επιλέξτε το Outlook Express, επιλέξτε τα πλαίσια ελέγχου για να αποφασίσετε τι θα εξαγάγετε (Αλληλογραφία, Διευθύνσεις και/ή Κανόνες) και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο επόμενο παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε επιλογές για να αποφασίσετε τι να κάνετε με τις διπλότυπες καταχωρήσεις. στη συνέχεια κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος.

• Eudora: Επιλέξτε Εισαγωγή αλληλογραφίας και διευθύνσεων Διαδικτύου και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Εργαλείο εισαγωγής του Outlook, επιλέξτε Eudora, επιλέξτε επιλογές για να αποφασίσετε τι θα κάνετε με διπλότυπες καταχωρίσεις και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο. Στο παράθυρο διαλόγου Browser for Folder, επιλέξτε το αρχείο όπου διατηρούνται τα δεδομένα Eudora και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

• Lotus Organizer: Επιλέξτε Εισαγωγή από άλλο πρόγραμμα ή αρχείο, κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο, επιλέξτε μια έκδοση Lotus Organizer (4.x ή 5.x) και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επόμενο. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επόμενο καθώς προχωράτε, θα ερωτηθείτε πώς να χειριστείτε τα διπλά στοιχεία, να εντοπίσετε το αρχείο δεδομένων Lotus Organizer και να επιλέξετε έναν φάκελο του Outlook για να τοποθετήσετε τα δεδομένα.

Ορισμένα φίλτρα εισαγωγής και εξαγωγής δεν εγκαθίστανται αυτόματα από το Outlook. Το Outlook μπορεί να σας ζητήσει να εισαγάγετε το CD του Office για να μπορέσει να εγκαταστήσει ένα φίλτρο.