Διασφάλιση της βάσης δεδομένων της Access 2003 ως αρχείου MDE

Εάν δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων της Access 2003 για άλλα άτομα - ειδικά άτομα που μπορεί να μην έχουν ιδέα σχετικά με την Access - μπορεί να θέλετε να κλειδώσετε τη βάση δεδομένων σας για να αποτρέψετε άλλους χρήστες από την πραγματοποίηση αλλαγών που μπορεί να την παραβιάσουν. Μπορείτε να προσθέσετε ασφάλεια με τη μορφή ονομάτων χρήστη και κωδικών πρόσβασης, αλλά μια απλούστερη επιλογή είναι να μετατρέψετε τη βάση δεδομένων σας από αρχείο MDB σε αρχείο MDE.

Ένα αρχείο MDE είναι το ίδιο με ένα κανονικό αρχείο βάσης δεδομένων MDB της Access, με τις ακόλουθες αλλαγές:

• Όλες οι διαδικασίες VBA έχουν μεταγλωττιστεί — μετατρέπονται από κώδικα αναγνώσιμο από τον άνθρωπο (περισσότερο ή λιγότερο αναγνώσιμος, ούτως ή άλλως) σε μια μορφή που μόνο ο υπολογιστής καταλαβαίνει. Αυτή η αλλαγή εμποδίζει έναν χρήστη της βάσης δεδομένων να διαβάσει ή να αλλάξει τον κώδικα VBA σας.

• Κανείς δεν μπορεί να δημιουργήσει φόρμες ή αναφορές ή να τροποποιήσει τις υπάρχουσες (δεν μπορείτε καν να τις ανοίξετε σε προβολή σχεδίασης). Ούτε μπορείτε να εισάγετε κανένα.

Φροντίστε να κρατήσετε ένα αντίγραφο του αρχικού σας αρχείου MDB! Εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές στον κώδικα, τις φόρμες ή τις αναφορές σας VBA (ή να δημιουργήσετε νέες), πρέπει να χρησιμοποιήσετε το αρχείο MDB και όχι το αρχείο MDE. Τα αρχεία MDE χρησιμοποιούνται πιο συχνά για τη βάση δεδομένων του μπροστινού τμήματος, όταν διαχωρίζετε μια εφαρμογή σε δύο βάσεις δεδομένων (μπροστινό και πίσω άκρο).

Δημιουργία αρχείου MDE

Η αποθήκευση του αρχείου MDB ως αρχείο MDE είναι εύκολη. Ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Βεβαιωθείτε ότι η βάση δεδομένων σας είναι σε μορφή αρχείου Access 2002/2003 ανοίγοντας τη βάση δεδομένων.

Ρίξτε μια ματιά στη γραμμή τίτλου του παραθύρου της βάσης δεδομένων. (Πατήστε F11 εάν δεν είναι ορατό.) Εάν η γραμμή τίτλου λέει "(Access 2000 file format)", τότε πρέπει να το μετατρέψετε στην πιο πρόσφατη μορφή αρχείου.

2. Επιλέξτε Εργαλεία –> Βοηθητικά προγράμματα βάσης δεδομένων –> Δημιουργία αρχείου MDE.

Η Access κλείνει τη βάση δεδομένων για να πραγματοποιήσει τη μετατροπή. Στη συνέχεια, βλέπετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση MDE ως.

3. Καθορίστε το φάκελο και το όνομα αρχείου για το αρχείο και κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση.

Η Access δημιουργεί το νέο αρχείο MDE ενώ αφήνει ανέγγιχτο το αρχικό αρχείο MDB. Στη συνέχεια ανοίγει το νέο αρχείο MDE.

Εάν η Access αντιμετωπίσει πρόβλημα κατά τη δημιουργία του αρχείου MDE, εμφανίζεται ένα μήνυμα με ένα κουμπί Εμφάνιση βοήθειας. Κάντε κλικ στο κουμπί για να μάθετε τι συμβαίνει.

Πραγματοποίηση ενημερώσεων αργότερα

Αργά ή γρήγορα, θα θέλετε να κάνετε μια νέα αναφορά ή να διορθώσετε ένα ενοχλητικό τυπογραφικό λάθος σε μια φόρμα. Πρέπει να επιστρέψετε στο αρχείο MDB για να κάνετε αυτού του είδους τις αλλαγές, επειδή δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε ένα αρχείο MDE.

Εάν το αρχείο MDE είναι αρχείο διεπαφής, χωρίς δεδομένα αποθηκευμένα σε αυτό, μπορείτε απλώς να κάνετε τις αλλαγές σας στο αρχικό αρχείο MDB και να το αποθηκεύσετε ξανά ως αρχείο MDE. Επειδή όλα τα δεδομένα σας ζουν στη βάση δεδομένων του back-end, είστε έτοιμοι.

Ωστόσο, εάν το αρχείο MDE περιέχει πίνακες γεμάτους πολύτιμες πληροφορίες, δεν μπορείτε απλώς να το εγκαταλείψετε. Εάν χρησιμοποιείτε το αρχείο MDE για την εισαγωγή και την επεξεργασία δεδομένων, αυτό το αρχείο περιέχει τους ενημερωμένους πίνακες σας. Το αρχικό αρχείο MDB έχει επεξεργάσιμες φόρμες, αναφορές και κώδικα VBA, αλλά δεν έχει την πιο πρόσφατη έκδοση των δεδομένων αποθηκευμένη στους πίνακές σας. Δεν είναι πρόβλημα.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να ενημερώσετε το αρχείο MDE:

1. Μετονομάστε το αρχείο MDE ως αρχείο αντιγράφου ασφαλείας.

Για παράδειγμα, προσθέστε τη σημερινή ημερομηνία στο τέλος του ονόματος αρχείου (ακριβώς πριν από το τμήμα .mde). Πρόκειται να δημιουργήσετε ένα νέο αρχείο MDE, αλλά δεν θέλετε να χάσετε τα δεδομένα σε αυτό το αρχείο.

2. Ανοίξτε το αρχικό αρχείο MDB και κάντε τυχόν αλλαγές ώστε να περιέχει τις φόρμες, τις αναφορές και τον κώδικα VBA που θέλετε.

Εάν σκοπεύετε να κάνετε δραστικές αλλαγές, δημιουργήστε πρώτα ένα αντίγραφο ασφαλείας του MDB.

3. Επιλέξτε Εργαλεία –> Βοηθητικά προγράμματα βάσης δεδομένων –> Δημιουργία αρχείου MDE και αποθηκεύστε το ως αρχείο MDE με το όνομα που είχε αρχικά το αρχείο MDE.

Τώρα έχετε ένα ενημερωμένο αρχείο MDE με νέες, βελτιωμένες φόρμες, αναφορές και διαδικασίες VBA, αλλά με παλιά δεδομένα. Έχετε επίσης ένα ενημερωμένο αρχείο MDB με τις νέες, βελτιωμένες φόρμες, αναφορές και κώδικα VBA (αλλά ξεπερασμένους πίνακες).

4. Διαγράψτε όλους τους πίνακες από αυτό το νέο αρχείο MDE.

Στο παράθυρο Βάση δεδομένων, κάντε κλικ στο κουμπί Πίνακες στη λίστα Αντικείμενα, κάντε κλικ σε κάθε πίνακα στη λίστα που εμφανίζεται στο δεξιό παράθυρο και, στη συνέχεια, πατήστε το πλήκτρο Διαγραφή για κάθε πίνακα. Πρέπει να επιβεβαιώσετε κάθε διαγραφή κάνοντας κλικ στο κουμπί Ναι. Η διαγραφή πινάκων ακούγεται επικίνδυνη, αλλά να θυμάστε ότι έχετε αποθηκεύσει όλους αυτούς τους πίνακες με ασφάλεια στο παλιό σας αρχείο MDE.

5. Εισαγάγετε τους πίνακες από το παλιό αρχείο MDE στο νέο.

Επιλέξτε Αρχείο –> Λήψη εξωτερικών δεδομένων –> Εισαγωγή και επιλέξτε το όνομα που δώσατε στο παλιό σας αρχείο MDE στο Βήμα 1.

Βλέπετε το πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων, με καρτέλες για Πίνακες, Ερωτήματα, Φόρμες, Αναφορές και άλλα αντικείμενα.

6. Κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογή όλων με επιλεγμένη την καρτέλα Πίνακες και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Η Access εισάγει τους πίνακές σας από το αρχικό MDE στα νέα αρχεία MDE, αντικαθιστώντας τα παλαιότερα δεδομένα στους πίνακες.

7. Εισαγάγετε τυχόν ερωτήματα ή μακροεντολές στην παλιά βάση δεδομένων MDE που δημιουργήσατε ή αλλάξατε.

Επαναλάβετε τα βήματα 5 και 6, αλλά χρησιμοποιήστε τις καρτέλες Ερωτήματα και Μακροεντολές στο πλαίσιο διαλόγου Εισαγωγή αντικειμένων για να εισαγάγετε οτιδήποτε έχει αλλάξει.

Εάν πρόκειται να το κάνετε συχνά, σκεφτείτε να χωρίσετε το τραπέζι σας σε μπροστινό και πίσω άκρο. Με μια διαχωρισμένη βάση δεδομένων, δεν χρειάζεται να εισαγάγετε ξανά τους ενημερωμένους πίνακες σας: Μπορείτε απλώς να τους αφήσετε στην αμετάβλητη βάση δεδομένων του back-end.