Όταν δημιουργείτε μια συλλογή τοποθεσιών στο SharePoint Online, μέρος της σουίτας προϊόντων του Office 365, λαμβάνετε αυτόματα πολλές ομάδες SharePoint. Προβάλετε αυτές τις ομάδες και τα σχετικά επίπεδα αδειών μεταβαίνοντας στις Ενέργειες ιστότοπου, στις Ρυθμίσεις ιστότοπου και στις άδειες ιστότοπου στην περιοχή Χρήστες και δικαιώματα.
Οι χρήστες στην ομάδα Εγκρίσεων μπορούν να δημοσιεύουν σελίδες, εικόνες και έγγραφα στον ιστότοπό σας στο intranet.
Οι χρήστες στην ομάδα μελών μπορούν να δημιουργούν και να επεξεργάζονται σελίδες καθώς και να ανεβάζουν εικόνες και έγγραφα. Ωστόσο, δεν μπορούν να δημοσιεύσουν τις σελίδες, τις εικόνες ή τα έγγραφα.
Το πρότυπο πύλης δημοσίευσης συνοδεύεται από τη ροή εργασιών ενεργοποιημένη στη βιβλιοθήκη σελίδων. Η έγκριση περιεχομένου είναι ενεργοποιημένη στις βιβλιοθήκες εγγράφων και εικόνων. Επομένως, το περιεχόμενο δεν είναι ορατό σε όλους τους χρήστες έως ότου εγκριθεί και η έγκριση δρομολογηθεί μέσω της ροής εργασιών.
Προτού δημιουργήσετε σελίδες ή ενημερώσετε την αρχική σελίδα του ενδοδικτύου σας, προσθέστε χρήστες στις κατάλληλες ομάδες για να βεβαιωθείτε ότι το περιεχόμενο προς έγκριση δρομολογείται και εγκρίνεται από τα σωστά άτομα. Αυτό το βήμα διασφαλίζει επίσης ότι το μη εγκεκριμένο και μη δημοσιευμένο περιεχόμενο παραμένει κρυφό από τον υπόλοιπο οργανισμό έως ότου το περιεχόμενο είναι έτοιμο για γενική κατανάλωση.
Για να προσθέσετε χρήστες σε οποιαδήποτε από τις ομάδες, μεταβείτε στις Ενέργειες τοποθεσίας → Ρυθμίσεις τοποθεσίας → Δικαιώματα τοποθεσίας. Επιλέξτε οποιαδήποτε από τις ομάδες, κάντε κλικ στο Νέο από το μενού, πληκτρολογήστε το όνομα του χρήστη και κάντε κλικ στο OK.