Διακυβέρνηση τοποθεσίας SharePoint

Η διακυβέρνηση έχει γίνει κάπως κακή ραπ, εν μέρει λόγω της συσχέτισής της με τα τραπεζικά σκάνδαλα των περασμένων ετών. Ο κόσμος ακούει τη λέξη και αγχώνεται, ειδικά όταν κάποιος προτείνει διακυβέρνηση που τους επηρεάζει. Ωστόσο, ένα καλοφτιαγμένο σχέδιο διακυβέρνησης ιστότοπου του SharePoint δεν αφορά τον περιορισμό των ατόμων. Στην πραγματικότητα, περιέχει αρκετή λεπτομέρεια για να εξασφαλίσει ένα ορισμένο επίπεδο συνέπειας και εποπτείας. Η διακυβέρνηση ιστότοπου αφορά τα άτομα, τις πολιτικές και τις διαδικασίες που δημιουργούν τον ιστότοπό σας. Η διακυβέρνησή σας σάς βοηθά να καταλάβετε πώς να εφαρμόσετε όλες τις καλύτερες νέες δυνατότητες του SharePoint.

Η αποτυχία δεν είναι επιλογή (ούτε το βλέμμα αλλού και το σφύριγμα)

Ένα από τα βασικά προγράμματα οδήγησης προϊόντων του SharePoint της Microsoft ήταν ο στόχος να δοθεί περισσότερος έλεγχος και διαμόρφωση στα χέρια των χρηστών. Το SharePoint σχεδιάστηκε για να είναι η πλατφόρμα των ανθρώπων.

Και οι άνθρωποι, όπως πιθανότατα έχετε παρατηρήσει, τείνουν να είναι απρόβλεπτοι. Άρα SharePoint + Ανθρώπινη Φύση = Χάος. Αργά ή γρήγορα, ένας ανεξέλεγκτος πολλαπλασιασμός τοποθεσιών και δευτερευουσών τοποθεσιών, τρόπων εκτέλεσης πραγμάτων, τρόπων προσθήκης ετικετών και εφαρμογής μεταδεδομένων και τρόπων διαχείρισης εγγράφων θα δημιουργήσουν πράγματι μια πολύ δυσκίνητη εγκατάσταση του SharePoint. Η προσπάθεια εντοπισμού και εφαρμογής διακυβέρνησης σε εκείνο το σημείο μπορεί να είναι μια άσκηση απογοήτευσης.

Αυτό είναι πολύ μακριά για να πούμε ότι θα πρέπει να αντιμετωπίσετε τη διακυβέρνηση αργά ή γρήγορα. Ακολουθήστε αυτήν τη συμβουλή: Κάντε τη διακυβέρνηση του SharePoint υψηλή προτεραιότητα και ξεκινήστε τώρα.

Λήψη εκτελεστικού buy-in και υποστήριξη

Τα επιτυχημένα σχέδια διακυβέρνησης έχουν συνήθως έναν συνήγορο υψηλής προβολής για να τα υποστηρίζει και να τα κοινοποιεί. Βρείτε λοιπόν ένα στέλεχος για να αγοράσετε μέσα. έχουν ήδη επενδύσει σε μια ισχυρή πλατφόρμα του SharePoint και πιθανώς υποστηρίζει λειτουργίες που είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία του οργανισμού σας. Παρατάξτε την εκτελεστική υποστήριξη και επιστρατεύστε αυτή την υποστήριξη για να οδηγήσετε τον σχηματισμό και τη συμμετοχή σε δραστηριότητες της επιτροπής διακυβέρνησης.

Δημιουργία αποτελεσματικής ομάδας διακυβέρνησης

Η ομάδα πληροφορικής κυριαρχεί συνήθως στις επιτροπές διακυβέρνησης. πρέπει να διαχειρίζονται το χώρο του διακομιστή, να αντιμετωπίζουν ομάδες ασφαλείας και να εφαρμόζουν νέες λειτουργίες. Αυτά είναι άφθονα κίνητρα για να επισημοποιήσουν πολλά από αυτά που κάνουν με το SharePoint. Αλλά μια επιτροπή διακυβέρνησης που αποτελείται εξ ολοκλήρου ή και σε μεγάλο βαθμό από πόρους πληροφορικής δεν θα σας οδηγήσει εκεί που πρέπει να είστε.

Εκτός από τον εκτελεστικό σας χορηγό, η ομάδα διακυβέρνησής σας θα πρέπει να αντιπροσωπεύει ένα διαφορετικό μείγμα:

• Συμπεριλάβετε εκπροσώπους από την επιχείρηση. Οι εργαζόμενοι στην πληροφόρηση που χρησιμοποιούν συνεχώς το SharePoint είναι στην καλύτερη θέση να δημιουργήσουν ρεαλιστικές πολιτικές διακυβέρνησης και να εντοπίσουν επίσης κενά διακυβέρνησης.
• Συμπεριλάβετε εκπροσώπους από τυχόν τομείς συμμόρφωσης. Μπορούν να υποστηρίξουν τη διακυβέρνηση που προωθεί τη συμμόρφωση με τους κανονισμούς που επηρεάζουν την επιχείρησή σας.
• Προσλάβετε άτομα από εταιρικές επικοινωνίες και εκπαίδευση. Αυτά τα άτομα είναι σε καλή θέση όχι μόνο για να αντιμετωπίσουν τη διακυβέρνηση σε τομείς όπως το branding, αλλά μπορούν επίσης να βοηθήσουν στη δημιουργία ενός σχεδίου για τη δημοσιοποίηση των αποφάσεων διακυβέρνησης και την παροχή διαχείρισης οργανωτικών αλλαγών για την υποστήριξη αυτών των αποφάσεων.

Βρίσκοντας το σωστό επίπεδο

Μην προσπαθείτε να εντοπίσετε και να αντιμετωπίσετε όλα όσα μπορεί να κάνει κάποιος με το SharePoint. παρέχετε προστατευτικά κιγκλιδώματα για να κατευθύνετε τους χρήστες σας στα κατάλληλα πράγματα που πρέπει να κάνουν ή να αποφεύγουν. Αυτά τα πράγματα διαφέρουν ανάλογα με τον οργανισμό. δεν υπάρχει μαγική λίστα με το τι πρέπει να απευθυνθεί. (Οι μεγαλύτεροι οργανισμοί τείνουν να χρειάζονται περισσότερη διακυβέρνηση από τους μικρότερους οργανισμούς.)

Με την πάροδο του χρόνου, η ομάδα διακυβέρνησής σας θα αποκαλύψει τομείς που χρειάζονται διακυβέρνηση, και αυτό θα βοηθηθεί εάν έχετε ήδη μια σαφή διαδικασία για να προτείνετε, να αξιολογήσετε και να εφαρμόσετε τη διακυβέρνηση όταν και όπου προκύψει ανάγκη.

Δικά σας, δικά μου, δικά μας: να αποφασίσουμε σε ποιον ανήκει τι

Ξεκινήστε μια προσπάθεια διακυβέρνησης σκεπτόμενοι ποιος: Ποιος μπορεί να κάνει τι; Ποιος κατέχει τι; Για παράδειγμα, μπορείτε να ξεκινήσετε με τον προσδιορισμό του ποιος μπορεί να παρέχει ιστότοπους ανώτατου επιπέδου και ποιος μπορεί να παρέχει δευτερεύοντες ιστότοπους. Ή ποιος θα πρέπει να καθορίσει πού ανήκουν ορισμένοι τύποι εγγράφων. Ή ποιος αποφασίζει τι αξίζει ένας νέος τύπος περιεχομένου (και σε ποιον ανήκει οι αλλαγές σε αυτόν).

Εάν έχετε παγκόσμια πλοήγηση, προσδιορίστε ποιος αποφασίζει τι πάει εκεί. Και ούτω καθεξής. Ποιος θα προτείνει το πώς, έτσι μπορείτε να το σκεφτείτε στη συνέχεια.

Μία από τις αγαπημένες μας ασκήσεις διακυβέρνησης είναι η προβολή της αρχικής σελίδας στην οθόνη για την ομάδα διακυβέρνησής σας. Στη συνέχεια, ρωτήστε ποιος έχει την εξουσία να ενημερώσει τη σελίδα. Επειδή η αρχική σελίδα συνήθως συνδέεται με τόσες άλλες σελίδες, οδηγεί φυσικά τη συζήτηση σε άλλες περιοχές της πύλης που χρειάζονται ιδιοκτησία.

(Επανα)Επίσκεψη στις πολιτικές κοινωνικής δικτύωσης

Εάν έχετε ένα σχέδιο διακυβέρνησης μέσων κοινωνικής δικτύωσης, μπορεί να έχει αναπτυχθεί για να διέπει εξωτερικά εργαλεία κοινωνικής δικτύωσης. Εάν συμβαίνει αυτό, πρέπει να το επισκεφθείτε ξανά στο πλαίσιο του SharePoint.

Όταν τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, όπως η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων, άρχισαν να γίνονται διάχυτα, πολλές εταιρείες απάντησαν κλειδώνοντας την πρόσβαση στο Διαδίκτυο σε αυτές τις εφαρμογές από φόβο για το τι θα πουν οι εργαζόμενοι και πόσο χρόνο θα σπαταλούσαν χρησιμοποιώντας τις. Ομοίως, οι πίνακες συζητήσεων στο Διαδίκτυο και τα wiki αντιμετωπίζονταν με καχυποψία και κάθε είδους εταιρικοί κανόνες και κανονισμοί αναπτύχθηκαν γύρω τους, κάνοντας πολλά εταιρικά ενδοδίκτυα περισσότερο σαν φυλακές. Με την πάροδο του χρόνου, ορισμένες εταιρείες εξέλιξαν τη διακυβέρνηση γύρω από το πότε και τον τρόπο που οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούσαν την εξωτερική κοινωνική δικτύωση στο χρόνο της εταιρείας ή χρησιμοποιώντας το όνομα της εταιρείας. Ο στόχος ήταν να παραμείνουν όλοι εστιασμένοι σε έγγραφα και δεδομένα και να ελαχιστοποιηθούν οι διαπροσωπικές ανταλλαγές.

Τελικά, οργανισμοί με προνοητικότητα αναγνώρισαν ότι η ενεργός διευκόλυνση των άτυπων αλληλεπιδράσεων μεταξύ ατόμων θα μπορούσε να ωφελήσει τον οργανισμό κάνοντας την ανταλλαγή πληροφοριών πιο αποτελεσματική, αποκαλύπτοντας κρυφές δεξαμενές εμπειρογνωμοσύνης και (ω, παρεμπιπτόντως) αναγνωρίζοντας ότι οι άνθρωποι είναι κοινωνικά πλάσματα που χρειάζονται ορισμένο βαθμό ανθρώπινης επαφής για να νιώθεις ευτυχισμένος στην εργασία.

Το SharePoint ενσωματώνει στοιχεία των μέσων κοινωνικής δικτύωσης που χρησιμοποιούνται στον πραγματικό κόσμο στον χώρο εργασίας. Και η δυνατότητα των εργαζομένων όχι μόνο να συνδέονται με τους συναδέλφους τους αλλά και να χρησιμοποιούν ένα εργαλείο εταιρικής έγκρισης (SharePoint) για να παρακολουθούν τις δραστηριότητες των συναδέλφων τους (μέσω ζωντανών ροών και ενημερώσεων κατάστασης microblogging όπως το Twitter), να ανταλλάσσουν απόψεις με συναδέλφους (μέσω προσθήκης ετικετών κοινωνικής δικτύωσης και αξιολογήσεις) και οι πληροφορίες για την ομάδα (wikis) αντιπροσωπεύουν μια σημαντική αλλαγή από τα εξωτερικά μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Επομένως, εάν έχετε μια συγκεκριμένη πολιτική διακυβέρνησης σχετικά με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, επανεξετάστε την στο πλαίσιο των εσωτερικών επικοινωνιών. Πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι χρειάζεστε μια εντελώς νέα στρατηγική.

Σχεδιασμός και branding

Είτε το SharePoint σας είναι εσωτερική πύλη είτε δημόσιος ιστότοπος, η διεπαφή πρέπει να αντικατοπτρίζει την εταιρική σας εικόνα, να παρουσιάζει ένα συγκεκριμένο επίπεδο σχεδιαστικής ακεραιότητας και να παρέχει στους χρήστες ένα συνεπές σχήμα πλοήγησης που τους βοηθά να βρουν το δρόμο τους.

Το σχέδιο διακυβέρνησής σας θα πρέπει να αφορά την εμφάνιση και την αίσθηση και τον τρόπο με τον οποίο επιμένουν πράγματα όπως η παγκόσμια πλοήγηση στον ιστότοπό σας.

Διαχείριση περιεχομένου

Τα μεταδεδομένα, οι τύποι περιεχομένου και οι ταξινομίες (ω μου!) μπορούν να βοηθήσουν στη μείωση της μάστιγας των περιττών-αλλά-ελαφρώς-διαφορετικών πληροφοριών.

Για να αξιοποιήσετε τη διαχείριση περιεχομένου της εγκατάστασης του SharePoint, ενθαρρύνετε τη συνέπεια σχετικά με τα μεταδεδομένα και τον τρόπο με τον οποίο επισημαίνονται τα πράγματα. Οι τύποι περιεχομένου είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι ένα βασικό σύνολο ετικετών εφαρμόζεται με συνέπεια σε παρόμοιο περιεχόμενο, καθιστώντας το περιεχόμενο πιο εύκολο να βρεθεί, να επαναχρησιμοποιηθεί και να φιλτραριστεί ευκολότερα. Προσδιορίστε λοιπόν βασικά μεταδεδομένα που πρέπει να επισημοποιηθούν μέσω τύπων περιεχομένου και να εφαρμοστούν σε ιστότοπους του SharePoint και, στη συνέχεια, αναπτύξτε τη διακυβέρνηση γύρω από αυτά.

Επαναχρησιμοποίηση τμημάτων ιστού

Ένα εξαιρετικό χαρακτηριστικό του SharePoint είναι το γεγονός ότι κάποιος μπορεί να δημιουργήσει ένα πραγματικά χρήσιμο τμήμα Web και στη συνέχεια να το εξάγει και να το εισάγει για χρήση κάπου αλλού. Πολλά τμήματα Web τρίτων είναι διαθέσιμα για λήψη στον Ιστό. Δυστυχώς, ορισμένα τμήματα Ιστού περιέχουν κακόβουλο κώδικα που μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα ασφάλειας ή απλώς να μην λειτουργεί όπως διαφημίζεται. Ομοίως, ακόμη και ορισμένα εσωτερικά ανεπτυγμένα τμήματα Web μπορούν να παρουσιάσουν προβλήματα εάν επιτρέπουν στους χρήστες να τα διαμορφώσουν. Όταν είστε έτοιμοι να χρησιμοποιήσετε ένα τμήμα Web τρίτου κατασκευαστή, βεβαιωθείτε ότι αναζητάτε μια αξιόπιστη εταιρεία με άφθονη εξειδίκευση στο SharePoint.

Τα τμήματα Web πρέπει να υπόκεινται σε ελέγχους προτού προστεθούν στους ιστότοπούς σας στο SharePoint. Αναπτύξτε τη διακυβέρνηση σχετικά με το πώς δοκιμάζονται και εγκρίνονται, πώς φαίνεται η διαδικασία ελέγχου αλλαγών και πώς κυκλοφορούν και διατίθενται.

Διατήρηση των πραγμάτων ενημερωμένα: διαχείριση λειτουργιών ιστού

Η Διαχείριση Λειτουργιών Ιστού είναι η φροντίδα και η τροφοδοσία των τοποθεσιών σας στο SharePoint. Μπορεί να διαπιστώσετε ότι είναι εύκολο να σκεφτείτε τις τοποθεσίες του SharePoint ως έργα με καθορισμένη αρχή, μέση και τέλος. Αλλά στην πραγματικότητα, είναι πιο βιολογικά από αυτό. Οι ιστότοποι είναι σαν ζωντανές οντότητες, που αναπτύσσονται και αλλάζουν με την πάροδο του χρόνου. Όπως και οι διακοσμητικοί φράκτες, απαιτούν κλάδεμα και συντήρηση ή ξεφεύγουν από τον έλεγχο αρκετά γρήγορα.

Όσο περισσότερη επισκεψιμότητα βλέπει ο ιστότοπός σας, τόσο πιο σημαντικό είναι να παραμένετε στην κορυφή αυτής της συντήρησης. Οι Υπεύθυνοι Λειτουργιών Ιστού χρησιμοποιούν τα ψαλίδια κλαδέματος που διαμορφώνουν το SharePoint για να αντικατοπτρίζουν το στρατηγικό όραμα και τους τεχνικούς στόχους της εταιρείας, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα ότι θα γίνουν πράγματα όπως η επαλήθευση ότι οι σύνδεσμοι εξακολουθούν να λειτουργούν ή ο εντοπισμός και η διαγραφή άσχετου ή ξεπερασμένου περιεχομένου. Πρέπει να ορίσετε κάποιον με πράσινο αντίχειρα για να κλαδέψει και να ποτίσει τον ιστότοπό σας στο SharePoint.