Διαδικτυακό περιεχόμενο και τύποι περιεχομένου του SharePoint

Μία από τις πολλές συναρπαστικές δυνατότητες που προσφέρει το SharePoint Online είναι η δυνατότητα στους χρήστες όχι μόνο να ανεβάζουν έγγραφα αλλά και να δημιουργούν ένα νέο έγγραφο του Word απευθείας από τη βιβλιοθήκη εγγράφων κάνοντας κλικ στην επιλογή Έγγραφα από τα Εργαλεία βιβλιοθήκης στην Κορδέλα και στη συνέχεια κάνοντας κλικ στην επιλογή Νέο. Αυτή η ενέργεια ανοίγει ένα νέο κενό έγγραφο στο Microsoft Word που θα αποθηκευτεί στο διαδίκτυο αφού του δώσετε ένα όνομα αρχείου.

Αυτό που δεν γνωρίζουν οι περισσότεροι νέοι χρήστες του SharePoint είναι ότι μπορείτε πραγματικά να "ανεβάσετε" έναν σύνδεσμο σε ένα έγγραφο σε άλλη βιβλιοθήκη ή να δημιουργήσετε νέα έγγραφα του Microsoft Office εκτός του Word. Στην περίπτωση του πρώτου, αυτό εξαλείφει τα διπλά έγγραφα που θα μπορούσαν να γίνουν εφιάλτης για συγχρονισμό. Για το τελευταίο, απλοποιεί τη δημιουργία εγγράφων που βασίζονται σε φόρμες.

Η μεταφόρτωση ενός συνδέσμου αντί ενός αρχείου καθίσταται δυνατή από τις δυνατότητες περιεχομένου και τύπων περιεχομένου του SharePoint. Σκεφτείτε το περιεχόμενο ως το έγγραφο του Word που ανεβάσατε ή το νέο αρχείο που δημιουργήσατε από τη βιβλιοθήκη εγγράφων. Ο τρόπος με τον οποίο καθορίσατε τις ρυθμίσεις για τα έγγραφά σας είναι ο τύπος περιεχομένου.

Διατηρήστε μια έκδοση ενός εγγράφου σε πολλούς ιστότοπους του SharePoint Online

Διαχειρίζεστε δύο ξεχωριστές τοποθεσίες του SharePoint και έχετε ένα έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε μεταξύ των δύο τοποθεσιών. Εάν δημιουργήσετε δύο έγγραφα για να ανεβάσετε ένα για κάθε ιστότοπο, πρέπει να ενημερώσετε δύο έγγραφα όταν αλλάξει κάτι. Για να αποφύγετε την επιπλέον εργασία, μπορείτε να ανεβάσετε ένα έγγραφο σε έναν ιστότοπο και να "ανεβάσετε" έναν σύνδεσμο προς το έγγραφο στον άλλο ιστότοπο. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στη βιβλιοθήκη εγγράφων στην οποία θέλετε να προσθέσετε τον σύνδεσμο, κάντε κλικ στην καρτέλα Βιβλιοθήκη από το μενού Εργαλεία βιβλιοθήκης στην Κορδέλα.

Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις βιβλιοθήκης στην Κορδέλα.

Στην περιοχή Γενικές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις για προχωρημένους.

Στην περιοχή Να επιτρέπεται η διαχείριση τύπων περιεχομένου, επιλέξτε Ναι. Κάντε κύλιση προς τα κάτω και κάντε κλικ στο OK.

Στην περιοχή Τύποι περιεχομένου, βλέπετε ότι το Έγγραφο αναφέρεται ήδη ως ο προεπιλεγμένος τύπος περιεχομένου.

Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Προσθήκη από υπάρχοντες τύπους περιεχομένου ιστότοπου κάτω από τον τύπο περιεχομένου εγγράφου.

Στη σελίδα Προσθήκη τύπων περιεχομένου, επιλέξτε Σύνδεση με ένα έγγραφο κάτω από το πλαίσιο Διαθέσιμοι τύποι περιεχομένου ιστότοπου:.

Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη στη μέση για να προσθέσετε τον επιλεγμένο τύπο περιεχομένου στο πλαίσιο Τύποι περιεχομένου προς προσθήκη: στα δεξιά.

Κάντε κλικ στο OK.

Επιστρέφετε στη σελίδα Ρυθμίσεις της Βιβλιοθήκης Εγγράφων.

Τώρα που έχετε προσθέσει συνδέσμους ως τύπο περιεχομένου, ας το δούμε στην πράξη. Βγείτε από την προβολή ρυθμίσεων βιβλιοθήκης και επιστρέψτε στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας. Για να το κάνετε αυτό, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Κάντε κλικ στην καρτέλα Έγγραφο από το μενού Εργαλεία βιβλιοθήκης στην Κορδέλα.

Κάντε κλικ στο εικονίδιο Νέο έγγραφο για να εμφανίσετε τους διαθέσιμους τύπους περιεχομένου. Επιλέξτε Σύνδεσμος σε ένα έγγραφο.

Στο παράθυρο Νέος σύνδεσμος προς ένα έγγραφο που εμφανίζεται, εισαγάγετε το όνομα του εγγράφου και τη διεύθυνση URL.

Κάντε κλικ στο OK.

Μεταφέρεστε πίσω στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας.

Βιόλα! Τώρα μπορείτε να δείτε τον σύνδεσμο στη λίστα σαν να ήταν πραγματικό έγγραφο στη βιβλιοθήκη. Όταν ενημερώνετε το αρχικό αρχείο, ο σύνδεσμος θα ανοίγει πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση του αρχείου με το οποίο είναι συνδεδεμένος.

Προσθέστε ένα πρότυπο Excel στον τύπο περιεχομένου του SharePoint Online

Θέλετε να μπορείτε να δημιουργείτε όχι μόνο έγγραφα Word από τη βιβλιοθήκη σας αλλά και αρχεία Excel. Το αρχείο Excel που θέλετε να χρησιμοποιήσετε όταν δημιουργείτε νέα αρχεία Excel είναι ένα πρότυπο φόρμας για ένα Τιμολόγιο που δημιουργήσατε. Για να το πετύχετε αυτό, πρέπει πρώτα να προσθέσετε το πρότυπο τιμολογίου σας ως νέο τύπο περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών.

Το δεύτερο βήμα είναι να προσθέσετε στη συνέχεια αυτόν τον νέο τύπο περιεχομένου στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας ακολουθώντας τα βήματα 1 έως 9 στην προηγούμενη ενότητα, αλλά αντικαθιστώντας τη σύνδεση σε ένα έγγραφο με το νέο πρότυπο φόρμας του Excel.

Για να προσθέσετε το πρότυπο τιμολογίου σας ως νέο τύπο περιεχομένου στη συλλογή τοποθεσιών, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Στη μητρική τοποθεσία, μεταβείτε στις Ενέργειες ιστότοπου→ Ρυθμίσεις τοποθεσίας.

Στην περιοχή Galleries, κάντε κλικ στην επιλογή Τύποι περιεχομένου ιστότοπου και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία.

Δώστε του ένα όνομα (Πρότυπο τιμολογίου), εισαγάγετε μια περιγραφή εάν χρειάζεται και επιλέξτε Τύπος περιεχομένου εγγράφου στην περιοχή Επιλογή γονικού τύπου περιεχομένου από.

Επιλέξτε Έγγραφο στην περιοχή Γονικός τύπος περιεχομένου και επιλέξτε από μία από τις υπάρχουσες ομάδες ή δημιουργήστε μια νέα ομάδα για τον νέο τύπο περιεχομένου σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στην περιοχή Ρυθμίσεις, επιλέξτε Μεταφόρτωση νέου προτύπου εγγράφου, αναζητήστε το πρότυπό σας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK.

Το νέο σας πρότυπο εμφανίζεται πλέον ως επιλογή όταν δημιουργείτε νέα έγγραφα στη βιβλιοθήκη εγγράφων σας.