Δημοσίευση με δημόσιους φακέλους στο Outlook 2002

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook 2002 σε δίκτυο Microsoft Exchange, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε δημόσιους φακέλους. Οι δημόσιοι φάκελοι είναι μέρη στα οποία μια ολόκληρη ομάδα ατόμων μπορεί να δει και να προσθέσει αντικείμενα. Μπορείτε να έχετε έναν δημόσιο φάκελο για εργασίες ή επαφές. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε έναν δημόσιο φάκελο που περιέχει μηνύματα, όπως τα Εισερχόμενά σας, με τη διαφορά ότι όλοι μπορούν να προσθέτουν μηνύματα και να διαβάζουν το ίδιο σύνολο μηνυμάτων. Αυτό το είδος ρύθμισης ονομάζεται συχνά πίνακας ανακοινώσεων. δημοσιεύετε ένα μήνυμα, κάποιος απαντά σε αυτό, ένα τρίτο μέρος απαντά και στους δύο σας και ούτω καθεξής. Είναι μια μέθοδος διεξαγωγής μιας ομαδικής συνομιλίας χωρίς να έχετε ταυτόχρονα διαθέσιμα όλα τα μέρη της συνομιλίας.

Στο Outlook, οι δημόσιοι φάκελοι μοιάζουν με οποιονδήποτε άλλο φάκελο. Ένας δημόσιος φάκελος μπορεί να περιέχει μια λίστα επαφών που μοιράζεται ολόκληρη η εταιρεία ή μια λίστα εργασιών που χρησιμοποιεί ένα ολόκληρο τμήμα. Μπορείτε να δημιουργήσετε έναν φάκελο δημόσιας συζήτησης για μια συνεχιζόμενη ομαδική διάσκεψη σχετικά με θέματα που ενδιαφέρουν όλους όσους μοιράζονται το φάκελο, όπως τα τρέχοντα νέα της εταιρείας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε έναν φάκελο δημόσιας συζήτησης για να συλλέξετε απόψεις σχετικά με αποφάσεις που πρέπει να ληφθούν ή ως σύστημα αγγελιών εντός της εταιρείας. Μπορείτε να οργανώσετε ως φάκελο κάθε είδους πληροφορία που θέλετε να ανταλλάξετε μεταξύ ομάδων ατόμων στο δίκτυό σας.

Όταν κάνετε κλικ σε έναν δημόσιο φάκελο, βλέπετε μια λίστα στοιχείων που μοιάζει με λίστα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εκτός από το ότι όλα τα μηνύματα απευθύνονται στον φάκελο και όχι σε ένα άτομο. Σε έναν δημόσιο φάκελο, μπορείτε να αλλάξετε την προβολή των στοιχείων, να προσθέσετε στοιχεία ή να απαντήσετε σε στοιχεία που εισήγαγε κάποιος άλλος.

Προβολή δημόσιου φακέλου

Η εταιρεία σας μπορεί να διατηρεί έναν δημόσιο φάκελο για μια συνεχή διαδικτυακή συζήτηση σχετικά με σημαντικά ζητήματα της επιχείρησής σας ή ως πίνακα ανακοινώσεων εταιρείας για ανακοινώσεις σχετικά με δραστηριότητες, οφέλη και άλλα νέα.

Για να προβάλετε έναν δημόσιο φάκελο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή–>Λίστα φακέλων ή κάντε κλικ στο κουμπί Λίστα φακέλων στη γραμμή εργαλείων.

Εμφανίζεται η λίστα φακέλων (βλ. Εικόνα 1).

Εικόνα 1: Η λίστα φακέλων με δημόσιους φακέλους.

2. Κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου που θέλετε να δείτε.

Εμφανίζεται η λίστα των στοιχείων στο φάκελο.

Μπορείτε να κάνετε διπλό κλικ στον τίτλο οποιουδήποτε στοιχείου που βλέπετε για να προβάλετε τα περιεχόμενα αυτού του στοιχείου.

Προσθήκη νέων στοιχείων

Πολλοί δημόσιοι φάκελοι οργανώνονται ως ανοιχτές συζητήσεις στις οποίες ο καθένας μπορεί να βάλει τα δύο σεντς του/της. Όλα τα μηνύματα μπορούν να διαβαστούν από οποιονδήποτε, επομένως όλοι διαβάζουν και απαντούν σε όλους τους άλλους. Εάν προβάλετε έναν φάκελο και βρείτε ότι είναι γεμάτος με μηνύματα από διαφορετικά άτομα που απαντούν ο ένας στον άλλο, κοιτάζετε έναν φάκελο συζήτησης.

Για να προσθέσετε νέα στοιχεία σε έναν δημόσιο φάκελο, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Επιλέξτε Προβολή–>Λίστα φακέλων ή κάντε κλικ στο κουμπί Λίστα φακέλων στη γραμμή εργαλείων.

Εμφανίζεται η λίστα φακέλων.

2. Κάντε κλικ στο όνομα του φακέλου.

Εμφανίζεται η λίστα των μηνυμάτων στο φάκελο.

3. Επιλέξτε Αρχείο–>Νέο–>Δημοσίευση σε αυτόν τον φάκελο.

Εμφανίζεται η φόρμα New Item (βλ. Εικόνα 2).

Εικόνα 2: Η φόρμα Νέου είδους.

4. Πληκτρολογήστε ένα θέμα και το μήνυμά σας.

5. Κάντε κλικ στην επιλογή Δημοσίευση.

Τώρα το μήνυμά σας είναι μέρος της λίστας των στοιχείων του φακέλου.

Απάντηση σε στοιχεία σε έναν υπάρχοντα φάκελο δημόσιας συζήτησης

Οι καλοί τρόποι και η καλή λογική λένε ότι αν θέλετε να συμμετάσχετε σε μια συζήτηση, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να απαντήσετε σε αυτά που λένε τα άλλα μέλη της συζήτησης. Αλλά να είσαι καλός - μην φλέγεσαι. Η δημοσίευση δυσάρεστων απαντήσεων σε άτομα σε μια διαδικτυακή ομάδα συζήτησης ονομάζεται φλεγόμενη . Η φλόγα δεν θεωρείται καλά, αλλά δεν είναι επίσης ασυνήθιστη. Το Flaming δημιουργεί διαδικτυακές συνομιλίες στις οποίες οι περισσότεροι άνθρωποι δεν θέλουν να συμμετέχουν. Τι ωφελεί μια συζήτηση όταν κανείς δεν μιλάει; Επιπλέον, η φλόγα στο χώρο εργασίας μπορεί να σας απολύσει. Δροσιστείτε λοιπόν.

Όταν συμμετέχετε σε συζητήσεις για δημόσιους φακέλους στη δουλειά, υποθέστε ότι όλοι στην εταιρεία — από τα κορυφαία στελέχη μέχρι τα πιο πρόσφατα στελέχη — θα διαβάσουν αυτά που έχετε γράψει. Ελέγξτε την ορθογραφία σας, ΜΗΝ ΓΡΑΦΕΤΕ ΜΕ ΚΕΦΑΛΑΙΑ ΓΡΑΜΜΑΤΑ (ΦΑΙΝΕΤΑΙ ΣΑΝ ΦΩΝΑΖΕΤΕ) και χρησιμοποιήστε διακριτικότητα στο τι λέτε και στο πώς το λέτε. Οι ίδιοι κανόνες ισχύουν για το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μεταξύ γραφείου. δεν ξέρεις ποιος διαβάζει αυτά που στέλνεις.

Για να απαντήσετε σε στοιχεία σε έναν φάκελο δημόσιας συζήτησης:

1. Κάντε διπλό κλικ στο στοιχείο στο οποίο θέλετε να απαντήσετε.

Το στοιχείο ανοίγει για να μπορείτε να το διαβάσετε.

2. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημοσίευση απάντησης στη γραμμή εργαλείων.

Εμφανίζεται η φόρμα Απάντηση συζήτησης. Το κείμενο του μηνύματος στο οποίο απαντάτε είναι ήδη αναρτημένο στη φόρμα (βλ. Εικόνα 3).

Εικόνα 3: Χρησιμοποιήστε τη φόρμα Απάντηση συζήτησης για να προσθέσετε τα σχόλιά σας σε μια δημόσια συζήτηση.

3. Πληκτρολογήστε το θέμα σας και απαντήστε.

Η απάντησή σας εμφανίζεται με διαφορετικό χρώμα από το αρχικό κείμενο.

4. Κάντε κλικ στην Ανάρτηση.

Το στοιχείο σας εντάσσεται στη λίστα των στοιχείων συζήτησης.

Μετακίνηση στοιχείων σε δημόσιο φάκελο

Δεν είναι όλοι οι δημόσιοι φάκελοι φάκελοι συζήτησης. Οι δημόσιοι φάκελοι μπορούν να σχεδιαστούν για να χωρούν οποιονδήποτε τύπο αντικειμένου. Μπορείτε να μοιραστείτε λίστες εργασιών, ημερολογίων ή αρχείων άλλου τύπου. Δεν χρειάζεται να δημιουργήσετε ένα αντικείμενο δημόσιου φακέλου στο φάκελο όπου θέλετε να καταλήξει το στοιχείο. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια εργασία στη δική σας λίστα εργασιών, για παράδειγμα, και στη συνέχεια να τη μετακινήσετε σε έναν δημόσιο φάκελο εργασιών.

Για να μετακινήσετε στοιχεία σε δημόσιο φάκελο:

1. Κάντε δεξί κλικ στο στοιχείο που θέλετε να μετακινήσετε.

Εμφανίζεται ένα μενού, όπως φαίνεται στην Εικόνα 4.

Εικόνα 4: Προετοιμασία για τη μεταφορά ενός στοιχείου σε έναν φάκελο.

2. Κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση σε φάκελο.

Εμφανίζεται ένα παράθυρο διαλόγου που περιλαμβάνει τη λίστα φακέλων.

3. Κάντε κλικ στο φάκελο στον οποίο θέλετε να στείλετε το αντικείμενο.

Το όνομα του φακέλου στον οποίο κάνατε κλικ επισημαίνεται.

4. Κάντε κλικ στο OK.

Το στοιχείο σας μετακινείται στον νέο του φάκελο.

Για το δημόσιο αρχείο

Μπορεί να χρησιμοποιείτε δημόσιους φακέλους χωρίς καν να το γνωρίζετε. Στο Outlook, όλοι οι φάκελοι φαίνονται ίδιοι, είτε τους δημιουργείτε μόνοι σας στον υπολογιστή σας είτε βρίσκονται σε εταιρικό δίκτυο ή στο Διαδίκτυο. Το μόνο που χρειάζεται πραγματικά να γνωρίζετε για τους δημόσιους φακέλους είναι ότι είναι δημόσιοι, ώστε οποιοσδήποτε έχει πρόσβαση στον δημόσιο φάκελο να μπορεί να δει οτιδήποτε δημοσιεύετε σε αυτόν τον δημόσιο φάκελο. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε τους δικούς σας δημόσιους φακέλους. επικοινωνήστε με τον διαχειριστή του συστήματός σας για να δείτε εάν έχετε τα δικαιώματα να δημιουργήσετε δημόσιους φακέλους και ένα μέρος για να τους τοποθετήσετε.