Δημιουργία υπολογισμένου πεδίου με την Access 2007

Ένα υπολογισμένο πεδίο λαμβάνει πληροφορίες από άλλο πεδίο στη βάση δεδομένων της Microsoft Access 2007 και εκτελεί κάποια αριθμητική για να βρει νέες πληροφορίες. Στην πραγματικότητα, ένα υπολογισμένο πεδίο μπορεί να λάβει δεδομένα από περισσότερα από ένα πεδία και να συνδυάσει πληροφορίες για να δημιουργήσει ένα εντελώς νέο πεδίο, αν αυτό είναι που θέλετε. Μπορείτε να εκτελέσετε απλή αριθμητική, όπως πρόσθεση και πολλαπλασιασμό, ή να χρησιμοποιήσετε τις ενσωματωμένες συναρτήσεις της Access, όπως Άθροισμα και Μέσος όρος (μέσος όρος), για πιο δύσκολους υπολογισμούς.

Το πρώτο βήμα κατά τη δημιουργία ενός υπολογισμένου πεδίου (γνωστό και ως έκφραση από την Access) σε ένα ερώτημα είναι να συμπεριλάβετε τους πίνακες που περιέχουν τα πεδία που χρειάζεστε για τον υπολογισμό σας. Η Access δεν μπορεί να αποσπάσει τους αριθμούς για τον υπολογισμό, επομένως πρέπει να βεβαιωθείτε ότι τα πεδία που περιέχουν τους αριθμούς υπάρχουν στο ερώτημά σας.

Η Access χρησιμοποιεί μια ειδική σύνταξη για τη δημιουργία υπολογισμένων πεδίων. Δείτε πώς μπορείτε να δημιουργήσετε ένα υπολογισμένο πεδίο:

1. Κάντε κλικ σε μια κενή στήλη στη γραμμή Πεδίο του πλέγματος ερωτημάτων.

Ο παλιός καλός κέρσορας θα αναβοσβήνει στη σειρά. Η Access τοποθετεί τα αποτελέσματα του υπολογισμού στην ίδια θέση πλέγματος με τον ίδιο τον υπολογισμό, επομένως εάν ο υπολογισμός βρίσκεται στην τρίτη στήλη του πλέγματος ερωτήματός σας, τα αποτελέσματα του υπολογισμού θα βρίσκονται και στην τρίτη στήλη.

2. Εισαγάγετε ένα όνομα για τον υπολογισμό σας ακολουθούμενο από άνω και κάτω τελεία (:).

Η Access θα αναφέρεται σε αυτόν τον υπολογισμό από εδώ και στο εξής με ό,τι εισάγετε πριν από την άνω και κάτω τελεία. Διατηρήστε το σύντομο και γλυκό, όπως Ποσό ή Φόρος, ώστε να είναι πιο εύκολο να το αναφέρετε αργότερα. Εάν δεν ονομάσετε τον υπολογισμό σας, η Access θα βάλει το γενικό Expr (ακολουθούμενο από έναν αριθμό) ως όνομα. Πρέπει να ονομάζεται κάπως, οπότε γιατί όχι Expr1 ή Expr2, σωστά;

3. Εισαγάγετε τον υπολογισμό σας, αντικαθιστώντας τα ονόματα των πεδίων για τους πραγματικούς αριθμούς όπου χρειάζεται.

Δεν χρειάζεται να χρησιμοποιείτε αποκλειστικά ονόματα πεδίων στους υπολογισμούς σας. Μπορείτε επίσης να εισάγετε τύπους με αριθμούς, όπως αυτός:

Φόρος: Ποσότητα * Μονάδα Τιμή * .06

Εάν ένα όνομα πεδίου περιέχει περισσότερες από μία λέξεις, βάλτε αγκύλες γύρω του. Η Access αντιμετωπίζει οτιδήποτε άλλο βρει στον υπολογισμό ως σταθερά (που είναι μαθηματική γλώσσα γιατί είναι αυτό που είναι και δεν αλλάζει ποτέ ). Εάν το όνομα του πεδίου δεν περιέχει κενά, η Access θα τοποθετήσει τις αγκύλες για εσάς αφού εισαγάγετε το όνομα του πεδίου. Γι' αυτό θα πρέπει να χρησιμοποιείτε πάντα μονολεκτικά ονόματα πεδίων — έτσι δεν χρειάζεται να πληκτρολογείτε αυτές τις καταραμένες αγκύλες.

Κατά τη δημιουργία τύπων, λάβετε υπόψη αυτές τις γενικές οδηγίες:

• Πρέπει να πληκτρολογήσετε μη αυτόματα τα ονόματα πεδίων και τις σταθερές στον τύπο σας. Δεν μπορείτε απλώς να σύρετε και να αποθέσετε πράγματα από τη λίστα τραπεζιών.

• Μην ανησυχείτε αν ο υπολογισμός σας ξεπεράσει την άκρη του πλαισίου πεδίου. Η Access εξακολουθεί να θυμάται τα πάντα, ακόμα κι αν δεν εμφανίζεται στην οθόνη.

• Για να κάνετε τη στήλη ερωτήματος ευρύτερη, στοχεύστε τον δείκτη του ποντικιού στη γραμμή στη δεξιά πλευρά της λεπτής ράβδου πάνω από την καταχώριση υπολογισμού. Όταν το φτάσετε ακριβώς πάνω από τη γραμμή, ο δείκτης αλλάζει σε μια γραμμή με ένα οριζόντιο βέλος μέσα από αυτόν. Όταν συμβεί αυτό, κάντε κλικ και σύρετε το ποντίκι προς τα δεξιά. Καθώς το κάνετε, η στήλη επεκτείνεται ανάλογα με τις κινήσεις σας. Για να προσαρμόσετε το πλάτος στο σωστό μέγεθος, τοποθετήστε το ποντίκι στο μέγεθος της στήλης όπως περιγράφεται παραπάνω και, στη συνέχεια, κάντε διπλό κλικ!

• Εάν ο υπολογισμός είναι πολύ, πραγματικά, πολύ μεγάλος, πατήστε Shift+F2 ενώ ο κέρσορας βρίσκεται κάπου στον υπολογισμό.

• Αυτό ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Zoom, ώστε να μπορείτε εύκολα να δείτε και να επεξεργαστείτε τα πάντα σε ένα αναδυόμενο παράθυρο.

Όταν εκτελείτε ένα ερώτημα που περιέχει έναν υπολογισμό, Access

• Παράγει ένα φύλλο δεδομένων που δείχνει τα πεδία που ορίσατε

• Προσθέτει μια νέα στήλη για κάθε υπολογισμένο πεδίο