Δημιουργία υπογραφών για τα μηνύματά σας

Σε πολλούς ανθρώπους αρέσει να προσθέτουν μια υπογραφή στο τέλος κάθε μηνύματος που στέλνουν. Η υπογραφή είναι συνήθως ένα μικρό τμήμα κειμένου που σας προσδιορίζει σε όλους όσους διαβάζουν το μήνυμά σας και λένε κάτι που θέλετε να ξέρουν όλοι. Πολλοί άνθρωποι περιλαμβάνουν το όνομά τους, το όνομα της επιχείρησής τους, τη διεύθυνση ιστού της επιχείρησής τους, το σύνθημά τους, ένα μικρό σλόγκαν πωλήσεων ή κάποιες προσωπικές πληροφορίες.

Μπορείτε να πείτε στο Outlook να προσθέσει αυτόματα μια υπογραφή σε όλα τα εξερχόμενα μηνύματά σας, αλλά πρέπει πρώτα να δημιουργήσετε ένα αρχείο υπογραφής.

Για να δημιουργήσετε το αρχείο υπογραφής σας, ακολουθήστε τα εξής βήματα:

Επιλέξτε την καρτέλα Αρχείο στην Κορδέλα και κάντε κλικ στο κουμπί Επιλογές.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο πλοήγησης στα αριστερά.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Ρυθμίσεις αλληλογραφίας.

Στην ενότητα Σύνταξη μηνυμάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφές.

Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Υπογραφές και χαρτικά.

Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο.

Ανοίγει το παράθυρο διαλόγου Νέα υπογραφή.

Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα σας υπογραφή.

Το όνομα που πληκτρολογείτε εμφανίζεται στο πλαίσιο Νέα υπογραφή. Μπορείτε να ονομάσετε μια υπογραφή ό,τι θέλετε.

Κάντε κλικ στο OK.

Το παράθυρο διαλόγου Νέα υπογραφή κλείνει.

Πληκτρολογήστε το κείμενο της υπογραφής που θέλετε στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής και προσθέστε όποια μορφοποίηση θέλετε.

Για να αλλάξετε τη γραμματοσειρά, το μέγεθος, το χρώμα ή άλλα χαρακτηριστικά κειμένου, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά ακριβώς πάνω από το πλαίσιο κειμένου. Εάν αισθάνεστε πιο άνετα να δημιουργείτε κείμενο υψηλής μορφοποίησης στο Microsoft Word, μπορείτε να δημιουργήσετε την υπογραφή σας στο Word και, στη συνέχεια, να την αντιγράψετε και να την επικολλήσετε στο πλαίσιο Επεξεργασία υπογραφής.

Ωστόσο, πολλοί άνθρωποι λαμβάνουν email σε κινητά τηλέφωνα και άλλα είδη συσκευών που δεν ξέρουν τι να κάνουν με την περίπλοκη μορφοποίηση, επομένως μπορεί να είστε καλύτεροι με μια αρκετά απλή υπογραφή. Επίσης, προσπαθήστε να είστε σύντομοι. Δεν θέλετε η υπογραφή σας να είναι μεγαλύτερη από το μήνυμα στο οποίο επισυνάπτεται.

Εάν εργάζεστε σε μια εταιρεία στην οποία όλοι χρησιμοποιούν παρόμοιες υπογραφές εγκεκριμένες από την εταιρεία, μπορείτε να αντιγράψετε μια υπογραφή από ένα email που λαμβάνετε από κάποιον άλλο και να αλλάξετε τις συγκεκριμένες πληροφορίες σχετικά με τον αριθμό τηλεφώνου, τη διεύθυνση και ούτω καθεξής, από τα στοιχεία τους στα δικά σας. Απλώς ανοίξτε ένα εισερχόμενο μήνυμα από έναν συνάδελφο, περάστε το ποντίκι σας πάνω από την υπογραφή για να το επιλέξετε, πατήστε Ctrl+C για να το αντιγράψετε και μετά κάντε κλικ στο πλαίσιο Νέα υπογραφή και πατήστε Ctrl+V για να το επικολλήσετε. Σε αυτό το σημείο, μπορείτε επεξεργαστείτε την υπογραφή όπως θέλετε.

Κάντε κλικ στο OK.

Η νέα σας υπογραφή έχει πλέον αποθηκευτεί και το πλαίσιο διαλόγου Υπογραφές και χαρτικά κλείνει.

Κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook.

Το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Outlook κλείνει.

Η νέα σας υπογραφή θα εμφανίζεται πλέον σε κάθε νέο μήνυμα που στέλνετε. Εάν δημιουργήσετε περισσότερες από μία υπογραφές, μπορείτε να μεταβείτε σε μια διαφορετική προεπιλεγμένη υπογραφή ακολουθώντας τα βήματα 1 έως 3 και, στη συνέχεια, επιλέγοντας την υπογραφή που θέλετε από το μενού Νέα μηνύματα στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής. Εάν θέλετε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή στις απαντήσεις και τις προωθήσεις σας, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε από το μενού Απαντήσεις/Προώθηση στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής.

Εάν χρησιμοποιείτε περισσότερες από μία διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να επιλέξετε τις υπογραφές σας με δύο τρόπους:

• Ρυθμίστε το Outlook ώστε να χρησιμοποιεί διαφορετικές υπογραφές σε διαφορετικές διευθύνσεις email: Για παράδειγμα, υποθέστε ότι μια διεύθυνση είναι για επαγγελματικούς λόγους και μια άλλη για προσωπικά μηνύματα. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια επιχειρηματική υπογραφή για την πρώτη και μια πιο απλή υπογραφή για τη δεύτερη. Για να καθορίσετε ποια υπογραφή αντιστοιχεί σε ποια διεύθυνση, επιλέξτε τη διεύθυνση από το αναπτυσσόμενο μενού Λογαριασμός email στην ενότητα Επιλογή προεπιλεγμένης υπογραφής και, στη συνέχεια, επιλέξτε την υπογραφή που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για αυτήν τη διεύθυνση email. Επαναλάβετε αυτό για κάθε πρόσθετη διεύθυνση email για την οποία θέλετε να συμπεριλάβετε μια υπογραφή.

• Επιλέξτε υπογραφές μία κάθε φορά: Όταν ολοκληρώσετε τη σύνταξη του σώματος ενός μηνύματος email, κάντε κλικ στην καρτέλα Εισαγωγή στην Κορδέλα της φόρμας Νέου μηνύματος και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Υπογραφή για να δείτε τη λίστα με τις υπογραφές που έχετε δημιουργήσει. Κάνοντας κλικ στο όνομα της υπογραφής που θέλετε να χρησιμοποιήσετε, αυτή η υπογραφή εμφανίζεται στο μήνυμά σας.