Δημιουργία προσαρμοσμένων ομάδων στο Microsoft Project

Το Microsoft Project 2007 σάς επιτρέπει να ομαδοποιήσετε παρόμοια στοιχεία για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε όλα τα δεδομένα που εισάγετε. Η δυνατότητα Ομάδας ουσιαστικά σάς δίνει τη δυνατότητα να οργανώνετε πληροφορίες με συγκεκριμένα κριτήρια — για παράδειγμα, κατά ωριαία χρέωση, διάρκεια ή κόστος.

Η οργάνωση εργασιών ή πόρων με αυτόν τον τρόπο μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε ένα πιθανό πρόβλημα στο έργο σας. Για παράδειγμα, πείτε ότι διαπιστώνετε ότι η πλειονότητα των πόρων σας κατά την εκκίνηση του έργου είναι ανειδίκευτοι και ότι οι περισσότερες από τις εργασίες στο τέλος του έργου σας βρίσκονται στην κρίσιμη διαδρομή. Σε αυτή την περίπτωση, πιθανότατα θα πρέπει να αφιερώσετε περισσότερο χρόνο και χρήμα για την προπόνηση, να χτίσετε περισσότερο χαλαρό και να αφαιρέσετε την τελική προθεσμία.

Όπως τα φίλτρα, οι ομάδες έρχονται προκαθορισμένες και μπορείτε να δημιουργήσετε προσαρμοσμένες ομάδες. Οι προσαρμοσμένες ομάδες περιλαμβάνουν τρία στοιχεία για τα οποία μπορείτε να κάνετε ρυθμίσεις: ένα όνομα πεδίου, έναν τύπο πεδίου και μια παραγγελία. Για παράδειγμα, μπορείτε να δημιουργήσετε μια ομάδα που εμφανίζει το όνομα του πεδίου (όπως Εργασία γραμμής βάσης) και έναν τύπο πεδίου (όπως Εργασίες, Πόροι ή Εργασίες) με συγκεκριμένη σειρά (Φθίνουσα ή Αύξουσα). Μια ομάδα που εμφανίζει το Baseline Work for Tasks σε φθίνουσα σειρά θα απαριθμούσε τις εργασίες με σειρά από τις περισσότερες απαιτούμενες ώρες εργασίας έως τις ελάχιστες.

Άλλες ρυθμίσεις που μπορείτε να κάνετε για τις ομάδες ελέγχουν τη μορφή της εμφάνισης της ομάδας, όπως η γραμματοσειρά που χρησιμοποιείται ή ένα χρώμα γραμματοσειράς που θα εφαρμοστεί.

Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να δημιουργήσετε μια προσαρμοσμένη ομάδα:

1. Επιλέξτε Έργο –> Ομάδα κατά –> Περισσότερες ομάδες.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Περισσότερες ομάδες.

2. Επιλέξτε Εργασία ή Πόρων για να καθορίσετε σε ποια λίστα ομάδων θέλετε να συμπεριληφθεί η νέα ομάδα.

3. Κάντε κλικ στο Νέο.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ορισμός ομάδας.

4. Στο πεδίο Όνομα, πληκτρολογήστε ένα όνομα για την ομάδα.

5. Κάντε κλικ στην πρώτη γραμμή της στήλης Όνομα πεδίου, κάντε κλικ στο κάτω βέλος που εμφανίζεται για να εμφανιστεί η λίστα με τις επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ σε ένα όνομα πεδίου για να το επιλέξετε.

6. Επαναλάβετε το βήμα 5 για τις στήλες Field Type and Order.

Σημειώστε ότι εάν θέλετε την επιλογή Τύπος πεδίου για ομαδοποίηση ανά ανάθεση και όχι κατά πόρο ή εργασία, πρέπει πρώτα να επιλέξετε το πλαίσιο ελέγχου Ομαδικές Εργασίες, Όχι Εργασίες για να καταστήσετε αυτό το πεδίο διαθέσιμο σε εσάς. Διαφορετικά, ο Τύπος πεδίου της εργασίας ή του πόρου εμφανίζεται από προεπιλογή.

7. Εάν θέλετε να προσθέσετε άλλα κριτήρια ταξινόμησης, κάντε κλικ σε μια σειρά με τίτλο Στη συνέχεια από και κάντε επιλογές για τις στήλες Όνομα πεδίου, Τύπος πεδίου και Παραγγελία.

8. Εάν θέλετε η νέα ομάδα να εμφανίζεται στη λίστα όταν κάνετε κλικ στο πλαίσιο Ομάδα στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση, επιλέξτε το πλαίσιο ελέγχου Εμφάνιση στο μενού.

9. Ανάλογα με το όνομα του πεδίου που έχετε επιλέξει, μπορείτε να κάνετε ρυθμίσεις για τη γραμματοσειρά, το φόντο του κελιού και το μοτίβο για να μορφοποιήσετε την ομάδα σας.

10. Εάν θέλετε να ορίσετε διαστήματα για τις ομάδες που θα οργανωθούν, κάντε κλικ στο κουμπί Ορισμός διαστημάτων ομάδας.

Εμφανίζει το παράθυρο διαλόγου Ορισμός διαστημάτων ομάδας. χρησιμοποιήστε τις ρυθμίσεις εδώ για να ορίσετε μια ώρα έναρξης και ένα διάστημα.

11. Κάντε κλικ στο OK για να αποθηκεύσετε τη νέα ομάδα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εφαρμογή για να εφαρμόσετε την ομάδα στο σχέδιό σας.