Δημιουργία μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Από πολλές απόψεις, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι καλύτερο από το κανονικό έντυπο ταχυδρομείο (επίσης γνωστό στους λάτρεις του email ως snail mail ). Το email παραδίδεται πολύ πιο γρήγορα από το έντυπο — σχεδόν ακαριαία. (Η γρήγορη παράδοση είναι πολύ βολική για ευχές γενεθλίων της τελευταίας στιγμής, αν τείνετε να χάσετε μια σημαντική ημερομηνία κάθε τόσο.) Το email είναι επίσης απίστευτα φθηνό. στην πραγματικότητα, είναι δωρεάν τις περισσότερες φορές.

Ο γρήγορος και βρώμικος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα

Η δημιουργία ενός νέου μηνύματος είναι εξαιρετικά εύκολη. Πιθανότατα μπορείτε να το καταλάβετε χωρίς βοήθεια, αλλά εδώ είναι μια υπόδειξη: Ξεκινήστε το Outlook, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, πληκτρολογήστε μια διεύθυνση στο πλαίσιο Προς, ένα θέμα στο πλαίσιο Θέμα, ένα μήνυμα στο πλαίσιο μηνύματος και κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή. (Κάρφωσε αυτό, έτσι δεν ήταν; Ήταν τόσο εύκολο ή τι;)

Ο αργός, ολοκληρωμένος τρόπος για να δημιουργήσετε ένα μήνυμα

Ίσως προτιμήσετε μια πιο λεπτομερή προσέγγιση για τη δημιουργία ενός μηνύματος email. Εάν έχετε ένα γιεν για φανταχτερό email — ειδικά εάν θέλετε να επωφεληθείτε από κάθε καμπανάκι και σφύριγμα που μπορεί να προσθέσει το Outlook στο μήνυμά σας — ακολουθήστε τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Αλληλογραφία στο παράθυρο περιήγησης (ή πατήστε Ctrl+1).

Εμφανίζεται το Email Inbox.

2. Επιλέξτε Αρχείο—>Νέο—>Μήνυμα αλληλογραφίας (ή πατήστε Ctrl+N).

Εμφανίζεται η φόρμα Νέου μηνύματος.

3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Προς και πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του ατόμου στο οποίο στέλνετε το μήνυμά σας.

Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο ίδιο το κουμπί Προς, να βρείτε το όνομα του ατόμου στο οποίο στέλνετε το μήνυμα στο Βιβλίο διευθύνσεων και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο OK.

4. Κάντε κλικ στο πλαίσιο κειμένου Κοιν. και πληκτρολογήστε τις διευθύνσεις email των ατόμων στα οποία θέλετε να στείλετε ένα αντίγραφο του μηνύματός σας.

Εάν στέλνετε μηνύματα σε πολλά άτομα, διαχωρίστε τις διευθύνσεις τους. μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κόμματα ή ερωτηματικά.

5. Πληκτρολογήστε το θέμα του μηνύματος στο πλαίσιο Θέμα.

Το θέμα σας μπορεί να είναι αρκετά μεγάλο, αλλά κρατήστε το σύντομο. Μια ζωηρή, σχετική γραμμή θέματος κάνει κάποιον να θέλει να διαβάσει το μήνυμά σας. μια μακρά ή περίεργη γραμμή θέματος δεν το κάνει. (Λοιπόν, ποτέ δεν ξέρετε με μια περίεργη γραμμή θέματος - αλλά μην στέλνετε περίεργα email στο γραφείο, εκτός αν το κάνουν όλοι.)

6. Πληκτρολογήστε το κείμενο του μηνύματός σας στο πλαίσιο κειμένου.

Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word ως επεξεργαστή κειμένου, μπορείτε επίσης να ρυθμίσετε το Outlook ώστε να χρησιμοποιεί το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να συμπεριλάβετε μορφοποίηση, γραφικά, πίνακες και όλα τα κόλπα που είναι διαθέσιμα στο Word για να κάνετε το email σας πιο ελκυστικό.

Όταν χρησιμοποιείτε το Word ως πρόγραμμα επεξεργασίας μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δεν κάνετε τίποτα διαφορετικό — απλώς βλέπετε τις γραμμές εργαλείων του Word στη φόρμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook όταν δημιουργείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όλα τα εργαλεία που βλέπετε για να προσθέσετε μορφοποίηση στο email σας. Εάν είστε εντελώς στο σπίτι με το Microsoft Word, μπορείτε απλώς να δημιουργήσετε μηνύματα στο Word και να τα στείλετε απευθείας χωρίς καν να ανοίξετε το Outlook. Απλώς πληκτρολογήστε ένα μήνυμα στο Word επιλέγοντας Αρχείο—> Αποστολή σε—> Παραλήπτης αλληλογραφίας, πληκτρολογήστε μια διεύθυνση και θέμα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή.

Προσέξτε πώς διαμορφώνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα στέλνετε σε άτομα στο Διαδίκτυο. Δεν μπορούν όλα τα συστήματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να χειριστούν γραφικά ή μορφοποιημένο κείμενο, όπως έντονους χαρακτήρες ή πλάγιους χαρακτήρες, επομένως το αριστούργημα της τέχνης αλληλογραφίας που στέλνετε στον πελάτη σας στο Διαδίκτυο μπορεί να θεωρηθεί ως ασυναρτησίες. Εάν δεν ξέρετε τι έχει ο άλλος στον υπολογιστή του, βάλτε τα γραφικά. Όταν στέλνετε email στους συναδέλφους σας στο ίδιο γραφείο ή εάν είστε βέβαιοι ότι το άτομο στο οποίο στέλνετε έχει επίσης Outlook, η μορφοποίηση και τα γραφικά θα πρέπει να φαίνονται καλά.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή.

Η αλληλογραφία σας αποστέλλεται στα Εξερχόμενα. Εάν βρίσκεστε σε δίκτυο γραφείου, η αλληλογραφία σας μεταβαίνει αυτόματα από τα Εξερχόμενα στα Εισερχόμενα του ατόμου στο οποίο στέλνετε το μήνυμα. Εάν χρησιμοποιείτε μια ηλεκτρονική υπηρεσία, όπως το MSN ή το CompuServe, πατήστε F5 για να στείλετε το μήνυμα Email μαζί.