Δημιουργία και διαχείριση εργασιών στο Outlook

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το παράθυρο Εργασίες στο Outlook για να δείτε τι πρέπει να κάνετε, πότε πρέπει να το κάνετε και αν έπρεπε να το είχατε κάνει πριν από λίγο. Στη λίστα του παραθύρου Tasks, οι ημερομηνίες λήξης δείχνουν ξεκάθαρα πόσο έξυπνα σπάει το μαστίγιο και πόσο κοντά βρίσκεστε σε προθεσμίες που τηρείτε ή χάνετε. Εμφανίζεται μια γκρίζα γραμμή στις εργασίες που ολοκληρώνετε. Οι εργασίες που έχουν καθυστερήσει εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα.

Εισαγωγή εργασίας στο παράθυρο Εργασίες

Το Outlook προσφέρει δύο τρόπους για να εισαγάγετε μια εργασία στο παράθυρο Εργασίες:

Ο γρήγορος τρόπος: Ακολουθήστε αυτά τα βήματα για να εισαγάγετε γρήγορα μια εργασία:

1. Κάντε κλικ στο επάνω μέρος του παραθύρου όπου λέει "Κάντε κλικ εδώ για να προσθέσετε μια νέα Εργασία".

2. Πληκτρολογήστε μερικές λέξεις για να περιγράψετε την εργασία.

3. Εισαγάγετε την ημερομηνία λήξης στο πλαίσιο Ημερομηνία λήξης.

Για να εισαγάγετε την ημερομηνία, πληκτρολογήστε την μόνοι σας ή ανοίξτε το αναπτυσσόμενο ημερολόγιο και επιλέξτε μια ημερομηνία εκεί.

Ο πιο αργός αλλά διεξοδικός τρόπος: Εάν θέλετε να ρυθμίσετε σωστά την εργασία σας, ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, πατήστε Ctrl+N ή επιλέξτε Ενέργεια –> Νέα εργασία.

Βλέπετε τη φόρμα Εργασίας. Αυτή η φόρμα έχει μέρη όπου μπορείτε να εισαγάγετε κάθε είδους πληροφορίες σχετικά με την εργασία σας.

2. Στη φόρμα Task, περιγράψτε την εργασία.

3. Εισαγάγετε ημερομηνίες έναρξης και λήξης.

4. Περιγράψτε την κατάσταση της εργασίας.

5. Δώστε προτεραιότητα στην εργασία.

6. Σημειώστε σημειώσεις σχετικά με την εργασία.

7. Κάντε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση και Κλείσιμο όταν ολοκληρώσετε την περιγραφή της εργασίας.

Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επανάληψη στη φόρμα Εργασίας, μπορείτε να εισαγάγετε μια εργασία που επαναλαμβάνεται ξανά και ξανά. Στο παράθυρο διαλόγου Επανάληψη εργασιών, περιγράψτε πόσο συχνά επαναλαμβάνεται η εργασία. Το Outlook επισημαίνει επαναλαμβανόμενες εργασίες στο παράθυρο Εργασίας με ένα ασυνήθιστο εικονίδιο. Μοιάζει με πρόχειρο με ένα κομμάτι χαρτί υγείας κολλημένο πάνω του.

Χρησιμοποιήστε την καρτέλα Λεπτομέρειες της φόρμας Εργασίας για να παρακολουθείτε τις ώρες που εργάζεστε σε ένα έργο, τις εταιρείες στις οποίες εργάζεστε και πόσα μίλια έχετε καταγράψει προχωρώντας στην εργασία σας.

Χειρισμός και διαχείριση εργασιών

Όταν έρθει η ώρα να διαχειριστείτε τις εργασίες στο παράθυρο Tasks, θα πρέπει να είστε αυστηρός υπεύθυνος εργασιών. Ακολουθούν ορισμένες συμβουλές για το χειρισμό και τη διαχείριση εργασιών:

• Επισήμανση μιας εργασίας ως ολοκληρωμένης: Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στο όνομα της εργασίας στο παράθυρο Εργασία. Το Outlook χαράζει μια γραμμή μέσα από ολοκληρωμένες εργασίες.

• Διαγραφή εργασίας: Επιλέξτε την εργασία και κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή ή πατήστε Ctrl+D.

• Επεξεργασία εργασίας: Κάντε διπλό κλικ σε μια εργασία στο παράθυρο Εργασία για να ανοίξετε τη φόρμα Εργασίας και να αλλάξετε τα στοιχεία εκεί.

Το Outlook προσφέρει μια σειρά από τεχνικές για τον εντοπισμό εργασιών σε ένα γεμάτο παράθυρο εργασιών:

• Αλλαγή προβολών στο παράθυρο Εργασίας: Ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού Τρέχουσα προβολή και επιλέξτε την προβολή που πιθανότατα μπορεί να εμφανίσει την εργασία που αναζητάτε.

• Κατηγοριοποίηση εργασιών: Αντιστοιχίστε εργασίες σε κατηγορίες και επιλέξτε Κατά κατηγορία στο αναπτυσσόμενο μενού Τρέχουσα προβολή για να τακτοποιήσετε εργασίες ανά κατηγορία.

• Χρησιμοποιήστε την εντολή Εύρεση: Εάν χειροτερέψει χειρότερα, μπορείτε πάντα να καταφύγετε στην εντολή Εύρεση για να βρείτε μια αδέσποτη εργασία.