Δημιουργία ευρετηρίου ενός εγγράφου του Word 2007

Εάν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο για το έγγραφο του Word 2007, η πρώτη εργασία είναι να επισημάνετε τις λέξεις ή τις φράσεις που θέλετε να συμπεριλάβετε στο ευρετήριο. Ο πιο συνηθισμένος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να εισάγετε έναν δείκτη ευρετηρίου στο έγγραφο σε κάθε εμφάνιση κάθε στοιχείου που θέλετε να εμφανίζεται στο ευρετήριο.

Σήμανση εγγραφών ευρετηρίου

Για να επισημάνετε τις καταχωρίσεις ευρετηρίου με μη αυτόματο τρόπο, ακολουθήστε αυτά τα βήματα για όσο διάστημα μπορείτε να παραμείνετε ξύπνιοι:

1. Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να δημιουργήσετε ευρετήριο.

2. Επιλέξτε τη λέξη ή τη φράση που θέλετε στο ευρετήριο χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή το πληκτρολόγιο.

3. Πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Alt+Shift+X.

Το Alt+Shift+X είναι μια από τις πιο αξέχαστες συντομεύσεις πληκτρολογίου του Word, σίγουρα. Ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου.

4. Ελέγξτε ξανά το περιεχόμενο στο πεδίο Κύρια καταχώριση. Εάν είναι σωστό, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση. Εάν όχι, διορθώστε το και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Επισήμανση.

Το κείμενο δεν χρειάζεται να εμφανίζεται στο ευρετήριο ακριβώς όπως εμφανίζεται στο έγγραφο. Μπορείτε να επισημάνετε μια συντομογραφία που θα συμπεριλάβετε στο ευρετήριο, για παράδειγμα, αλλά στη συνέχεια να επεξεργαστείτε το πεδίο Κύρια καταχώριση έτσι ώστε η πλήρης ορθογραφία της λέξης και όχι η συντομογραφία να εμφανίζεται στο ευρετήριο.

5. Για να δημιουργήσετε ευρετήριο μιας καταχώρισης κάτω από μια διαφορετική λέξη, πληκτρολογήστε την εναλλακτική καταχώρηση στο πεδίο Κύρια καταχώριση και κάντε ξανά κλικ στο κουμπί Επισήμανση.

Για παράδειγμα, μπορεί να θέλετε να δημιουργήσετε μια καταχώρηση για το "mutt, mangy" εκτός από το "mangy mutt".

6. Επισημάνετε τυχόν πρόσθετες καταχωρήσεις ευρετηρίου επισημαίνοντάς τις στο έγγραφο και κάνοντας κλικ στο κουμπί Επισήμανση.

Το πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου λειτουργεί κάπως όπως το πλαίσιο διαλόγου Ορθογραφία με τον τρόπο που παραμένει στην οθόνη, ώστε να μπορείτε να επισημάνετε αποτελεσματικά πρόσθετες καταχωρήσεις ευρετηρίου. Έτσι, ενώ το παράθυρο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου παραμένει ορατό, μπορείτε να επιλέξετε το κείμενο για μια άλλη καταχώριση ευρετηρίου και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στην επιλογή Επισήμανση για να το επισημάνετε. Μπορείτε να συνεχίσετε την ευρετηρίαση για όσο διάστημα έχετε την ενέργεια.

7. Αφού επισημάνετε όλες τις καταχωρήσεις ευρετηρίου που θέλετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο.

Οι καταχωρήσεις ευρετηρίου επισημαίνονται με ειδικούς κωδικούς που έχουν μορφοποιηθεί ως κρυφό κείμενο, έτσι ώστε να μην μπορείτε να τις δείτε κανονικά και να μην εκτυπώνονται. Υπάρχουν, ωστόσο, και περιμένουν να μετρηθούν όταν δημιουργήσετε το ευρετήριο.

Ακολουθούν ορισμένες επίκαιρες συμβουλές για την προετοιμασία των καταχωρίσεων ευρετηρίου:

• Ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο είναι αφού γράψετε και επεξεργαστείτε το έγγραφό σας. Η δημιουργία καταχωρήσεων ευρετηρίου καθώς γράφετε το έγγραφό σας απλώς σας επιβραδύνει και σας αποσπά την προσοχή από την κύρια εργασία σας: τη γραφή.

• Εάν συναντήσετε μια λέξη ή φράση κατά τη σήμανση καταχωρίσεων ευρετηρίου που γνωρίζετε ότι εμφανίζονται σε άλλα σημεία του εγγράφου σας, κάντε κλικ στο κουμπί Επισήμανση όλων στο πλαίσιο διαλόγου Επισήμανση καταχώρισης ευρετηρίου. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Επισήμανση όλων, δημιουργείτε μια καταχώρηση ευρετηρίου όχι μόνο για το επιλεγμένο κείμενο, αλλά και για οποιαδήποτε άλλη εμφάνιση του επιλεγμένου κειμένου μέσα στο έγγραφο.

• Κάθε φορά που επισημαίνετε μια καταχώριση ευρετηρίου, το Word ενεργοποιεί την επιλογή Εμφάνιση όλων των σημαδιών μορφοποίησης, η οποία αποκαλύπτει όχι μόνο το κρυφό κείμενο που χρησιμοποιείται για την επισήμανση των καταχωρήσεων ευρετηρίου, αλλά και άλλους χαρακτήρες που συνήθως κρύβονται από την προβολή, όπως κωδικούς πεδίων, χαρακτήρες καρτελών, προαιρετικές παύλες, και ούτω καθεξής. Αυτή η συμπεριφορά είναι φυσιολογική, οπότε μην εκπλαγείτε όταν συμβεί

• Οι καταχωρήσεις ευρετηρίου μοιάζουν κάπως έτσι: { XE “mangy mutt” }, μορφοποιημένα ως κρυφό κείμενο. Μπορείτε να επεξεργαστείτε το κείμενο καταχώρισης ευρετηρίου (το τμήμα ανάμεσα σε εισαγωγικά) εάν θέλετε να αλλάξετε μια καταχώριση ευρετηρίου αφού τη δημιουργήσετε.

Δημιουργία ευρετηρίου

Αφού επισημάνετε τις καταχωρήσεις ευρετηρίου, η διαδικασία δημιουργίας του ευρετηρίου είναι σχετικά εύκολη:

1. Μετακινήστε το σημείο εισαγωγής στο σημείο όπου θέλετε να εμφανίζεται το ευρετήριο.

Το ευρετήριο ξεκινά γενικά σε μια νέα σελίδα κοντά στο τέλος του εγγράφου.

2. Ανοίξτε την καρτέλα Αναφορές στην Κορδέλα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή ευρετηρίου που βρίσκεται στην ομάδα Ευρετήριο.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Ευρετήριο.

3. Επιλέξτε το στυλ ευρετηρίου που θέλετε από την αναπτυσσόμενη λίστα Μορφές.

4. Παίξτε με τα άλλα στοιχεία ελέγχου στην καρτέλα Ευρετήριο για να ρυθμίσετε με ακρίβεια το ευρετήριο.

• Τύπος: Σας επιτρέπει να τοποθετείτε υποκαταχωρήσεις ευρετηρίου σε ξεχωριστές γραμμές με εσοχή (Εσοχή) ή να εκτελούνται μαζί (Εκτέλεση).

• Στήλες: Ορίζει τον αριθμό των στηλών που θέλετε στο ευρετήριο. Δύο είναι ο κανόνας.

• Γλώσσα: Εάν έχετε εγκατεστημένες πολλές επιλογές γλώσσας στο Word, μπορείτε να επιλέξετε τη γλώσσα που θα χρησιμοποιήσετε εδώ.

• Δεξιά στοίχιση αριθμών σελίδων: Επιλέξτε αυτό το πλαίσιο ελέγχου εάν θέλετε οι αριθμοί σελίδων να τοποθετούνται στη δεξιά άκρη του ευρετηρίου.

• Επικεφαλής καρτέλας: Αλλάζει ή αφαιρεί τη διακεκομμένη γραμμή που συνδέει κάθε καταχώρηση ευρετηρίου με τον αριθμό σελίδας της. Μπορείτε να αφαιρέσετε τη διακεκομμένη γραμμή μόνο όταν επιλέξετε την επιλογή Right Align Page Numbers.

• Μορφές: Σας επιτρέπει να επιλέξετε μία από τις πολλές προκαθορισμένες μορφές για το ευρετήριο. Εναλλακτικά, μπορείτε να καθορίσετε από το πρότυπο για χρήση στυλ στο πρότυπο του εγγράφου για τον προσδιορισμό της μορφοποίησης για το ευρετήριο.

5. Κάντε κλικ στο OK.

Το ευρετήριο εισάγεται στο έγγραφο.