Δημιουργία ενιαίας λίστας επαφών επιχειρήσεων στο Outlook 2003

Μια βάση δεδομένων επαγγελματικών επαφών αλλάζει πάντα, αλλά το Outlook 2003 μπορεί να βοηθήσει στη διατήρηση της τάξης. Είτε πρόκειται για πελάτες είτε για προμηθευτές, οι άνθρωποι έρχονται και φεύγουν, οι αριθμοί τηλεφώνου αλλάζουν, οι άνθρωποι προωθούνται και ούτω καθεξής. Η διατήρηση της λίστας επαφών ενημερωμένη είναι μια πρόκληση που εντείνεται όταν λαμβάνετε υπόψη την τοποθεσία. Αρκετά συχνά, η λίστα χωρίζεται μεταξύ του συστήματος τιμολόγησης, του τμήματος αγορών και των διαφόρων αρχείων κάθε πωλητή (Rolodex, υπολογιστές Pocket PC, ακόμα και η επαγγελματική κάρτα ξεχασμένη στο επάνω συρτάρι). Χωρίς μια ενημερωμένη βάση δεδομένων, δεν μπορείτε να επικοινωνήσετε καλά με τους πελάτες σας.

Ακολουθούν μερικές πιθανές λύσεις σε αυτό το πρόβλημα:

• Χρησιμοποιήστε τη λίστα επαφών σας ως βάση δεδομένων πελατών και προμηθευτών. Ενημερώστε οποιεσδήποτε πληροφορίες καθώς τις λαμβάνετε, όταν εργάζεστε μόνοι σας.

• Χρησιμοποιήστε τη λίστα Επαφών ενός ατόμου ως λίστα εταιρείας. Κάντε αυτό τον κανόνα της εταιρείας: Όλες οι νέες ενημερώσεις που λαμβάνει οποιοσδήποτε (όπως μια επαγγελματική κάρτα, μια τηλεφωνική κλήση με νέες πληροφορίες ή ένα e-mail) πηγαίνουν σε ένα κεντρικό άτομο για ενημέρωση της βάσης δεδομένων.

• Δημιουργήστε μια δημόσια λίστα στον διακομιστή Exchange και επιλέξτε ένα άτομο που θα είναι ο κάτοχος της λίστας. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την έκδοση 2.0 του Business Contact Manager, η οποία είναι ένα δωρεάν πρόσθετο στο Outlook στις εκδόσεις Office Professional και Small Business. Μπορείτε να μοιραστείτε τις επαγγελματικές επαφές και τους λογαριασμούς ως μία λίστα με την υπόλοιπη εταιρεία σας.

Θα πρέπει να ενημερώσετε τις αλλαγές διεύθυνσης και να προσθέσετε νέα στοιχεία επικοινωνίας αμέσως. Η πρώτη επιλογή είναι καλή όταν εργάζεστε μόνοι σας. Η δεύτερη επιλογή λειτουργεί όταν δεν έχετε διαθέσιμο διακομιστή Exchange ή δεν χρησιμοποιείτε την έκδοση 2.0 του Business Contact Manager. Η καλύτερη επιλογή είναι η τρίτη, επειδή η λίστα Επαφών είναι διαθέσιμη σε όλη την ομάδα οποιαδήποτε στιγμή, οπουδήποτε με πρόσβαση στο Outlook Web. Απλώς πληκτρολογείτε τις νέες επαφές στη λίστα επαφών σας, τις αποθηκεύετε και στη συνέχεια τις στέλνετε ως vCard στον φύλακα της λίστας επαφών ως εξής:

1. Ανοίξτε την αποθηκευμένη επαφή.

2. Επιλέξτε Ενέργειες, Προώθηση ως vCard.

Ανοίγει ένα νέο e-mail με συνημμένη την vCard.

3. Στείλτε το στον κάτοχο της λίστας επαφών.

Ο κάτοχος της λίστας επαφών λαμβάνει το e-mail και μπορεί απλώς να σύρει και να αποθέσει την vCard από το e-mail στη λίστα Επαφών.

Η προσθήκη μιας επαφής με αυτόν τον τρόπο καταγράφει αυτόματα την ημερομηνία δημιουργίας της επαφής (χρησιμοποιώντας το όνομα πεδίου Δημιουργήθηκε) και διατηρεί μια ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης (χρησιμοποιώντας το πεδίο Τροποποίηση). Μπορείτε να προσαρμόσετε την προβολή των επαφών σας ώστε να περιλαμβάνει τα πεδία Δημιουργία και Τροποποίηση, εάν θέλετε να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες.

Είναι πιθανό να λάβετε στοιχεία επικοινωνίας από διάφορες πηγές, όπως το εσωτερικό σύστημα πωλήσεων, κάθε πωλητής ή η ομάδα διαχείρισης. Η συσχέτιση της επαφής με το άτομο που τη δημιούργησε διευκολύνει την παρακολούθηση.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε αυτές τις πληροφορίες:

1. Δημιουργήστε μια νέα κατηγορία για κάθε μέλος της ομάδας πωλήσεων.

2. Εισαγάγετε μια νέα επαφή στη λίστα.

3. Με ανοιχτή την επαφή, κάντε κλικ στο κουμπί Κατηγορίες.

Εμφανίζεται το πλαίσιο διαλόγου Κατηγορίες.

4. Επιλέξτε την κατηγορία Όνομα αποστολέα και αποθηκεύστε την επαφή.

Η επαφή σχετίζεται με την πηγή της.